FAQ sur la gestion des transports

Le système de gestion des transports (« Transportation Management System », TMS) est une plateforme logicielle qui permet aux entreprises de planifier, d’exécuter et d’optimiser les mouvements physiques de marchandises, à la fois entrants et sortants. Le système de gestion des transports permet également de contrôler la conformité des envois et de la documentation nécessaire.

Le TMS est parfois désigné sous le nom de solution de gestion des transports ou de système de gestion des transports. Certaines personnes parlent également de tour de contrôle. Le TMS assure la gestion quotidienne des processus de transports, la consolidation, la facturation, la documentation. Il veille en outre à ce que le fret et les marchandises soient livrés conformément aux délais et aux budgets impartis. Le TMS aide les organisations à optimiser l’efficacité de leur chaîne logistique, à réduire les coûts de transport et à accroître la visibilité et le contrôle de leurs opérations logistiques, quel que soit le mode de transport : routier, ferroviaire, aérien ou maritime.

Les TMS se déclinent en différentes catégories, mais les deux principales sont :

1. Les TMS Chargeurs :

Les TMS Chargeurs sont destinés aux entreprises qui agissent en tant que chargeurs ou propriétaires de marchandises. Ils facilitent l’optimisation des processus logistiques, améliorent l’efficacité et réduisent les coûts. Les solutions TMS Chargeurs offrent diverses fonctionnalités telles que la gestion des commandes, la sélection des transporteurs, l’optimisation des chargements, la planification des itinéraires, le suivi du fret et le reporting. Ces solutions rationalisent les opérations de transport, assurent la visibilité et permettent aux chargeurs de contrôler les mouvements de marchandises.

2. Les TMS Transitaires :

Les TMS Transitaires sont spécifiquement conçus pour les transitaires ou les prestataires de services logistiques (PSL). Ces solutions répondent aux besoins des entreprises qui agissent en tant qu’intermédiaires entre les chargeurs et les transporteurs. Les TMS Transitaires permettent de gérer plusieurs expéditions de chargeurs différents et de les coordonner avec plusieurs transporteurs. Leurs principales fonctionnalités comprennent la consolidation des envois, la gestion de la documentation, le contrôle de la conformité douanière, la gestion des tarifs, le suivi du fret et la communication avec les chargeurs et les transporteurs. Les TMS Transitaires simplifient les opérations et les flux de travail propres au transport de marchandises et assurent une gestion efficace des expéditions avec plusieurs clients.

Bien qu’un TMS et une solution de routage soient liés et fonctionnent souvent de concert, ils se distinguent par certains aspects essentiels :

Un système de gestion des transports (TMS) est une plateforme logicielle complète qui permet de gérer les opérations de transport de bout en bout. Un TMS assure la gestion de l’ensemble du processus de transport, de la planification à l’exécution, en passant par la visibilité et l’analyse.

Une solution de routage est une composante d’un TMS ou un logiciel autonome qui traite spécifiquement de l’optimisation et de la planification des itinéraires pour un transport efficace des marchandises. La solution de routage prend principalement en charge l’aspect tactique de la planification du transport. Elle permet d’optimiser l’efficacité et de réaliser des économies dans le choix des itinéraires.

Un TMS est une plateforme de gestion des transports plus large qui recouvre diverses fonctions, dont le routage, tandis qu’une solution de routage est spécifiquement conçue pour optimiser les itinéraires dans le contexte global de la gestion des transports.

Un TMS couvre le champ plus large de la gestion des opérations de transport, y compris la gestion des commandes, la sélection des transporteurs, l’optimisation des itinéraires, l’audit et le paiement du fret, ainsi que le reporting. Il assure la gestion des déplacements de marchandises d’un emplacement à un autre et a souvent recours à plusieurs transporteurs, modes de transport et processus logistiques.

Un FMS (« Fleet Management Solution » ou système de gestion de la flotte), quant à lui, se concentre spécifiquement sur la gestion de la flotte de véhicules d’une entreprise. Il coordonne les activités de suivi des véhicules, de programmation de la maintenance, de gestion du carburant et des conducteurs et de contrôle de la conformité. Son objectif principal est d’assurer la gestion, la maintenance et l’utilisation efficaces de la flotte.

Le coût d’un système de gestion des transports (TMS) varie considérablement en fonction d’un certain nombre de paramètres tels que le nombre d’expéditions, les modes de transport concernés et le niveau des fonctionnalités nécessaires.

En général, les modèles de tarification des TMS se déclinent en plusieurs catégories :

a) Tarification par licence : dans ce modèle, l’entreprise acquiert une licence pour le logiciel TMS, ce qui implique généralement un paiement initial unique. Des frais supplémentaires peuvent être engagés lors de l’installation, la personnalisation, la formation ou la maintenance. Le coût de la licence varie, de quelques dizaines de milliers d’euros à plusieurs millions, en fonction de l’ampleur et de la complexité du TMS.

b) Tarification par abonnement : ce modèle repose sur un paiement récurrent sous forme d’abonnement pour accéder au TMS et l’utiliser. Les frais d’abonnement sont basés sur plusieurs facteurs tels que le nombre d’utilisateurs, le volume des transactions ou le niveau de fonctionnalités requis. Les coûts d’abonnement peuvent varier de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros par mois.

c) Tarification par transaction : les TMS Chargeurs utilisent souvent un modèle de tarification par transaction (nombre d’expéditions), associé à un coût de mise en œuvre. Ce modèle de tarification offre une certaine évolutivité, car le coût est directement lié à l’utilisation et au volume de travail du chargeur. Il permet aux entreprises de payer le TMS en fonction de leurs besoins réels en matière de transport et s’avère plus rentable pour les entreprises dont les volumes d’expédition sont soumis à de fortes fluctuations.

Il convient de noter que les structures de prix peuvent varier considérablement d’un fournisseur de TMS à l’autre, et que des coûts supplémentaires peuvent être appliqués pour la mise en œuvre, l’intégration avec les systèmes existants, l’assistance et les mises à jour. D’autres modèles de tarification plus anciens prennent également en compte le nombre d’utilisateurs.

Certaines variantes comme le modèle freemium sont destinés aux petits TMS dotés de fonctionnalités très limitées. Pour accéder aux fonctionnalités supplémentaires, il convient de payer des suppléments. Il est conseillé de contacter directement les fournisseurs de TMS pour obtenir des informations précises et actualisées sur les prix en fonction des exigences spécifiques de l’entreprise.

Le système de gestion des transports joue un rôle fondamental dans l’ensemble de la chaîne logistique. Cet outil puissant permet aux entreprises d’automatiser certaines activités, comme le choix des transporteurs ou l’audit des factures, de contrôler les coûts et d’avoir une meilleure visibilité sur leurs processus logistiques. Cela se traduit par une réduction des coûts et une plus grande satisfaction de la clientèle. Le TMS peut vous procurer un avantage concurrentiel en réduisant les coûts par commande/transport et répondre plus efficacement aux demandes des clients.

Pour votre entreprise, la valeur ajoutée d’un TMS dépend de plusieurs facteurs tels que sa taille, la complexité de votre chaîne logistique, le nombre d’expéditions que vous réalisez et vos besoins en matière de transport.

Si vos activités impliquent la gestion d’un volume important d’expéditions (au-delà de 1000 par an) sur plusieurs sites ou dans plusieurs pays, un TMS s’avère essentiel pour gérer vos opérations de transport plus efficacement, réduire vos coûts et améliorer la satisfaction clientèle.

Un TMS peut être particulièrement bénéfique pour les entreprises qui :

• ont des besoins complexes en matière de transport ;
• ont besoin d’une visibilité en temps réel sur leur approvisionnement ;
• souhaitent améliorer la satisfaction de leur clientèle.

Toutefois, si les besoins de transport de votre entreprise sont relativement simples ou si vous gérez un faible volume d’expéditions (moins de mille par an), un TMS n’est peut-être pas nécessaire.

Un système de gestion du transport (TMS) permet d’améliorer considérablement votre chaîne logistique en augmentant l’efficacité de la gestion du transport, un élément essentiel de la chaîne logistique. Un TMS vous aidera également à optimiser vos opérations de transport, à améliorer votre visibilité, à réduire vos coûts, à améliorer le service clientèle, à faciliter la collaboration et à accroître la précision de vos données. En améliorant votre gestion du transport, vous optimisez également l’efficacité de votre chaîne logistique.

La gestion des transports est un pilier important de votre stratégie de numérisation pour plusieurs raisons :

•             Réduction des coûts

Un TMS vous permet d’optimiser vos opérations de transport, de réduire les coûts de transport et d’éviter les dépenses inutiles. L’automatisation des tâches et l’amélioration de l’efficacité permettent de minimiser les erreurs manuelles, de gagner du temps et de réduire la nécessité d’expéditions expresses et coûteuses.

•             Amélioration de l’efficacité

La gestion numérique des transports automatise les processus manuels, réduit les formalités et améliore l’efficacité globale de votre entreprise. Elle permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de diminuer les coûts.

•             Visibilité accrue

Un TMS permet de suivre les expéditions en temps réel et de disposer d’une visibilité sur l’ensemble de la chaîne logistique. Vous pouvez ainsi identifier les potentiels goulets d’étranglement et améliorer le service à la clientèle.

•             Optimisation

Un TMS permet d’optimiser les itinéraires et de combiner différents modes de transport au sein d’une même organisation. Vous pouvez ainsi vous assurer que les envois sont livrés conformément aux délais et aux coûts impartis. Il permet de réduire les dépenses de transport et d’assurer une plus grande durabilité.

•             Intégration

Un TMS peut s’intégrer à d’autres systèmes tels que les systèmes de gestion d’entrepôt (« Warehouse Management Systems », WMS), les systèmes comptables, les solutions douanières, etc. Il assure ainsi une visibilité de bout en bout et un flux continu d’informations tout au long de la chaîne logistique de l’organisation.

•             Évolutivité

Un TMS numérique peut être étendu ou réduit en fonction de l’évolution de la demande. Il permet d’intégrer rapidement de nouveaux transporteurs, clients et fournisseurs.

Un système de gestion des transports (TMS) offre de nombreux avantages, notamment :

• une réduction de 5 à 10 % du budget de transport ;

• des processus de chaîne logistique plus efficaces entre les régions, les modes et les transporteurs ;
• une automatisation des opérations commerciales pour une facturation et une documentation plus rapides et plus précises ;
• une meilleure visibilité de vos processus de transport et de votre chaîne logistique en général ;
• une gestion du temps plus efficace — moins d’étapes manuelles entraînent moins de retards et des délais de livraison plus précis ;
• la possibilité de suivre le fret, localement et mondialement, sur une plateforme unique ;
• une meilleure conformité des importations et des exportations, minimisant les pénalités et les retards d’expédition ;
• un suivi précis des activités grâce à un meilleur reporting permet de réduire les délais d’attente et d’améliorer les processus ;
• une amélioration du service à la clientèle et de la satisfaction client, grâce à des mises à jour en temps réel, ainsi qu’une réduction des retards d’expédition.

 

Un TMS doit offrir une visibilité totale sur l’ensemble de vos expéditions. Il doit être correctement intégré avec vos autres systèmes (ERP) et les transporteurs. En s’intégrant avec les transitaires, les transporteurs et les autres sources de données, un TMS fournit des informations en temps réel sur l’état de vos expéditions, y compris les informations de suivi, les délais de livraison et les retards ou problèmes éventuels.

Un TMS doit également fournir une visibilité sur les performances globales de vos opérations de transport, ce qui vous permet d’analyser les tendances et d’identifier les aspects susceptibles d’être améliorés. Il vous aide également à prendre des décisions fondées sur des données concernant les transporteurs, les itinéraires et les modes de transport, et à optimiser vos processus de transport afin de réduire les coûts et améliorer l’efficacité.

Un TMS complet doit couvrir de manière native toutes les communications entre le transitaire et le transporteur (y compris les réservations, les événements de statut et la facturation) et fournir des informations détaillées sur les aspects suivants :

• Suivi en temps réel
• Mises à jour de statut
• Collaboration et communication
• Analyses et rapports
• Gestion des exceptions

Un système de gestion des transports (TMS) et un logiciel de visibilité peuvent être des solutions distinctes. Les plateformes TMS les plus complètes offrent des fonctions de visibilité intégrées, ce qui permet de disposer d’options plus souples et plus avancées pour l’utilisation des données par les utilisateurs du TMS ou par d’autres utilisateurs, internes ou externes. Un TMS complet permet également d’utiliser ces données pour communiquer automatiquement des mises à jour via des messages EDI/API aux expéditeurs/transporteurs, le cas échéant.

Notons que même s’il s’avère possible de disposer de solutions TMS et de visibilité séparées, leur intégration conjointe demeure essentielle. Au-delà de l’intégration technique des systèmes, il convient également de disposer d’un modèle de données unifié. Comment le TMS utilise-t-il les différents points de données qu’il reçoit d’un fournisseur de visibilité et quelle logique a déjà été appliquée par le fournisseur de visibilité lui-même ? Une interprétation incorrecte des données génère souvent de nombreux problèmes.

Le TMS Chargeurs constitue un outil idéal pour déterminer les émissions de carbone en collectant et en analysant les données issues de toutes les activités de transport d’une organisation et en appliquant la même logique aux différents transitaires/transporteurs. Bien entendu, il convient de tenir compte du mode, du poids et du type de transport — autant de données dont dispose le TMS. Voici les principaux paramètres pris en compte dans la mesure des émissions de carbone par un système de gestion des transports :

• Mode de transport

Le TMS permet d’optimiser les différents modes de transport (routier, ferroviaire, maritime, aérien) utilisés par une organisation. Bien évidemment, ces différents modes sont dotés d’empreintes carbone différentes. Ces informations sont essentielles pour l’estimation des émissions de carbone.

• Poids de chargement

Le TMS permet de calculer le poids du chargement pour chaque mode. Le poids de chargement aura un impact sur la quantité de carburant consommée et donc, une incidence sur les émissions de carbone.

• Distance parcourue

Le TMS permet de calculer la distance parcourue par mode. En connaissant la distance parcourue, le TMS estime la quantité de carburant consommée et les émissions de carbone qui en résultent.

• Consommation de carburant

Le TMS permet de déterminer la consommation de carburant de chaque mode. Ces données peuvent être utilisées pour estimer les émissions de carbone générées.

En collectant et en analysant les données en fonction de tous ces paramètres, le TMS peut fournir une estimation précise des émissions de carbone liées aux activités de transport d’une organisation. Ces informations peuvent être utilisées pour le reporting, qui deviendra obligatoire pour les moyennes/grandes entreprises dans l’UE à compter du 1^er janvier 2024, afin d’identifier les points à améliorer et mettre en œuvre des stratégies de réduction des émissions de carbone.

En exploitant les capacités d’un TMS, les entreprises peuvent optimiser les opérations de transport, réduire la consommation de carburant, minimiser les émissions et effectuer des choix plus durables dans leurs processus logistiques. Cela se traduit par des avantages environnementaux, des économies de coûts et une amélioration de la responsabilité sociale des entreprises dans le secteur des transports et de la chaîne logistique.

Consolidation des chargements et collaboration : le TMS permet de consolider les chargements, c’est-à-dire de regrouper plusieurs envois en un seul. En optimisant la capacité des camions, le TMS réduit le nombre de véhicules nécessaires au transport, ce qui se traduit par une diminution des émissions et de la consommation d’énergie.

Sélection des transporteurs et collaboration : le TMS permet aux entreprises de sélectionner les transporteurs sur la base de différents critères, notamment les performances du transporteur, les niveaux de service et les pratiques en matière de développement durable. En choisissant des transporteurs qui mettent en œuvre des pratiques plus écologiques, comme des flottes à faible consommation de carburant ou des sources d’énergie alternatives, les entreprises peuvent aligner leurs opérations de transport sur leurs objectifs de développement durable.

Optimisation des modes de transport et des transporteurs : en prenant en compte des facteurs tels que le temps de transit, le coût et l’impact environnemental, le TMS aidera les entreprises à prendre des décisions éclairées pour leur transition vers des modes de transport plus respectueux de l’environnement, le cas échéant.

Analyse des données et reporting : le TMS saisit et stocke les données relatives aux transports, ce qui permet d’obtenir des informations précieuses pour les initiatives de développement durable. En analysant les données relatives au transport, les entreprises peuvent identifier les inefficacités, suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés au développement durable et prendre des décisions fondées sur des données afin d’améliorer leurs performances environnementales.