Bent u goed voorbereid op de overstap van Sagitta export naar AGS export (AGS3)?

Lucas Avink is Senior Sales Director bij Descartes

Dat de Nederlandse douane werkt aan het vervangen van het oude aangiftesysteem Sagitta voor het nieuwe AGS systeem, is bij de meeste bedrijven in Nederland wel bekend. Maar wat verandert er eigenlijk precies? Wat betekent dit voor u? Hoe en wanneer bereidt u zich het best voor op de wijzigingen die de invoering van AGS3 met zich meebrengt?

AGS2, het aangiftesysteem voor import, is al in produktie genomen door de douane. De omschakeling van Sagitta uitvoer naar AGS3, het aangiftesysteem voor export, staat gepland voor begin van 2016. In Nederland zijn er veel meer bedrijven die grotere volumes exporteren dan bedrijven die deze importeren. Hierdoor raakt de overstap van Sagitta export naar AGS export ook meer bedrijven dan de implementatie van AGS2.

Nu de transitie van Sagitta naar AGS3 dichterbij komt, bemerkt Descartes een bepaalde nervositeit bij bedrijven. Er zijn veel vragen over de huidige douanesoftware. Is deze wel geschikt voor het nieuwe systeem? Is mijn softwareleverancier wel op de hoogte van de wijzigingen? Er hangen immers grote risico’s aan het niet (tijdig) doorvoeren hiervan. Vrachtwagens kunnen stil blijven staan bij de eigen docks of aan de grens, of een zending mag niet op een vrachtschip geladen worden, wat natuurlijk erg kostbaar is. Boetes voor onjuiste of onvolledige documenten kunnen bovendien oplopen tot duizenden euro’s per zending.

Tijdig klaar voor AGS3? Acteer nu!

Initieel heeft de douane een ambitie uitgesproken om in september 2015 over te willen schakelen van Sagitta naar AGS3 (export). Meest recente berichtgevingen duiden echter op een effectieve omschakeling in het eerste of tweede kwartaal van 2016. Het lijkt erop dat er eind 2015 mogelijk wel een omgeving beschikbaar zal zijn waarin u zowel met het Sagitta systeem kunt werken als testen met het nieuwe AGS.
Dit lijkt allemaal misschien nog ver weg, maar als u terugrekent vanaf februari 2016 dan begint de tijd te dringen en zou u nu al bezig moeten zijn met het voorbereiden op deze wijziging.

Bovenstaande lijkt voor u misschien minder van toepassing als u de afhandeling van de douaneprocessen geheel uitbesteed heeft bij een logistiek dienstverlener of customs broker, maar u kunt zich hierin vergissen. Om uw logistiek dienstverlener of customs broker de juiste informatie aan te leveren na de omschakeling naar het nieuwe AGS, zult u waarschijnlijk aanpassingen moeten doen.

Kom vandaag nog in actie!

Of u nu zelf een softwaresysteem heeft gebouwd voor de afhandeling van douanedeclaraties, een softwareoplossing heeft aangeschaft bij een ICT-dienstverlener of het gehele douaneproces uitbesteedt aan een logistiek dienstverlener of customs broker: het is in uw belang dat u tijdig klaar bent voor AGS3.
Heeft u de aangifteprocessen ondergebracht bij een logistiek dienstverlener of customs broker? Bel die dan eens op. Zijn ze daar al klaar voor de wijziging? Wat wordt er van u verwacht? Welke middelen, mensen of informatie moet u beschikbaar stellen?

Gebruikt u een softwaresysteem van een ICT-dienstverlener en bent u nog niet geïnformeerd over de wijzigingen? Dan is het tijd om hierover vragen te gaan stellen. Zijn zij klaar voor de veranderingen? Hoe gaat uw ICT dienstverlener u hierbij helpen en wat hebben ze wanneer van u nodig? Voor bedrijven die een eigen softwareoplossing voor de douaneaangiftes hebben gebouwd, heeft de overstap van Sagitta naar AGS3 de meeste impact. Verschillende afdelingen zoals ICT, douane en logistiek moeten samenwerken om de wijzigingen in kaart te brengen en in goede banen te leiden. Door de economische recessie is er in veel gevallen bezuinigd op overheadkosten waardoor de capaciteit op de ICT-afdeling gereduceerd is. Daarbij heeft de ICT-afdeling veel kennis over IT, maar in de meeste gevallen geen expertise op het gebied van douane wet- en regelgeving en/of logistiek. Vraag uw IT afdeling of ze op de hoogte zijn van de aankomende wijzigingen, waar dit bij hen op de agenda staat, of er voldoende kennis en capaciteit aanwezig is om tijdig de benodigde aanpassingen door te voeren.

Acteer nu! Maak dit onderwerp bespreekbaar binnen uw organisatie en met uw partners waarmee u samenwerkt!

Kijk ook op de AGS-pagina van Descartes of neem contact met ons op indien u onze ondersteuning nodig heeft om over te schakelen naar AGS3.

Written by Danielle Cohrs