Wat is TMS?

Een TMS is een softwareapplicatie die de planning, uitvoering en opvolging van de fysieke bewegingen van goederen, het transport dus, beheert. Een TMS is een brede systeemoplossing die alles omvat, van orderplanning, transport en transportselectie tot de eigenlijke uitvoering van het transportwerk, namelijk de kostenberekening, de inboeking en de routeplanning. Tijdens de opvolgingsfase vinden automatische factuurcontroles en controles op afwijkingen plaats, worden gegevens verzameld en bedrijfskritische gegevens gepresenteerd.

Gezien de huidige situatie op de transportmarkt is een Transport Management System dan ook heel belangrijk om de dienstverlening naar de klant toe te waarborgen en een overzicht te krijgen van waar de goederen zich bevinden in de transportketen, informatie op te vragen over de verwachte leveringstermijnen en de kwaliteit van de levering op te volgen.

Toegang krijgen tot informatie en een overzicht hebben van diensten, prijzen en facturatie is een essentieel en fundamenteel voordeel van een TMS. API's creëren links naar vervoerders, zodat het systeem voortdurend bijgewerkte prijsinformatie kan opvragen. Daarnaast zijn elektronische facturatie en de afstemming met wat is ingeboekt belangrijke functies. De facturen die zijn afgestemd worden automatisch goedgekeurd en doorgestuurd naar het financiële systeem voor automatische betaling. Dit bespaart veel administratie en het personeel moet dan enkel die facturen verwerken die niet in het systeem zijn afgestemd. Een functie voor geschillenbeheer in een TMS kan onenigheden en geschillen beheren en fungeren als een collaboratieve tool tussen de eigenaar van de goederen en de vervoerders.

Pre-planning is een belangrijk domein waarvoor u een TMS kunt gebruiken om te bepalen of u voor een volledig geladen vrachtwagen moet kiezen of dat het beter is om toch te verschepen, hoeveel zendingen er in een container gaan, of u in een container moet verschepen of in een kleinere lading, hoe u gevaarlijke goederen moet hanteren, welke transportwijze en welke vervoerder het beste is wat kosten, levertijden en nog veel meer betreft. Pre-planning levert dus grote voordelen en aanzienlijke kostenbesparingen op.

Pre-facturatie of zelf-facturatie is een oplossing om de continue stroom aan vrachtfacturen, die zo goed als onmogelijk allemaal gecontroleerd kunnen worden, te stoppen. Door pre-facturatieverklaringen naar uw vervoerders te sturen valt de rompslomp van het controleren van de facturen weg. Vrachtkosten worden voor elke zending berekend op het moment van de inboeking. U maakt periodiek (bijv. per week, om de twee weken of per maand) voor elke vervoerder een pre-facturatieverklaring aan voor alle zendingen die aan de criteria voldoen, inclusief alle vrachtkosten en toeslagen. Het opstellen en verzenden van deze verklaringen naar de vervoerders kan ook volledig worden geautomatiseerd en garandeert dat de gefactureerde bedragen overeenstemmen met de overeengekomen vrachttarieven. De procure-to-pay-procedure kan in grote mate worden geautomatiseerd, wat u nog meer tijd bespaart, of het kan manueel worden gecontroleerd indien u dat verkiest.

Met een TMS waarin heel wat variabelen kunnen worden ingesteld, kunt u vrachtkosten en bijkomende kosten van elke omvang berekenen. Dit omvat alle modaliteiten zoals express- en pakketzendingen, vervoer over de weg, de lucht en de zee, inclusief bijkomende kosten zoals ADR en brandstoftoeslag. De prijsstelling kan voorkomen in verschillende dimensies. Bijkomende kosten zoals brandstoftoeslagen, extra laad- of losadres, wachttijden, enz. hebben een verschillende vaststellingsstructuur. Ze kunnen gebaseerd zijn op een hoeveelheid of een percentage, en beide kunnen worden verwerkt in de TMS. Per route kunnen extra kosten worden berekend of manueel worden toegevoegd. Deze informatie verschaft u een duidelijk inzicht in de kosten per zending, inclusief de bijkomende kosten. Deze informatie is ook heel belangrijk voor de factuurcontrole, pre-facturatie/zelf-facturatie, virtuele consolidatie of elke andere vorm van financiële analyse.

Een TMS slaat grote hoeveelheden informatie van eigenaars van goederen en vervoerders op en deze gegevens hebben een grote potentiële waarde. Het verzamelen, structureren, analyseren en presenteren van de gegevens is een belangrijk argument om te investeren in een TMS. Het geeft een gebruiker rapporten op maat waarin heel wat events worden gemeten en gepresenteerd als statistieken, bijvoorbeeld met betrekking tot facturen, bedragen, kostenuitsplitsingen voor specifieke geleverde producten enz. BI kan analyses geven die helpen bij de besluitvorming. Zo kan het onder andere hefbomen identificeren die de kosten van de diensten naar boven of naar beneden beïnvloeden, zodat de transportplannen kunnen worden aangepast. De AI kan bijvoorbeeld detecteren dat een bijkomende kost voornamelijk te wijten is aan een te klein volume dat wordt verzonden naar een bepaald gebied. Het bedrijf kan dan overwegen om daar te leveren via netwerken met cross-docking of pallet-messaging.