Douanedeclaraties verwerken kan een tijdrovende klus zijn. Maakt u hiervoor gebruik van een logistiek dienstverlener die het gehele douaneproces uit handen neemt? Of werkt u met een zelf gebouwde of met een bij een ICT-dienstverlener aangeschafte softwareoplossing? Alle opties hebben voor- en nadelen. De overstap van Sagitta naar het nieuwe douane aangiftesysteem AGS3 is een goed moment om eens naar uw huidige proces te kijken en de oplossing eens onder de loep te nemen.

Door Lucas Avink, Senior Sales Director bij Descartes

Op dit moment is de Nederlandse douane het aangiftesysteem Sagitta aan het wijzigen. De nieuwe systemen, AGS2 voor import en AGS3 voor export, zorgen voor grote veranderingen bij bedrijven. Een uitgelezen moment om eens stil te staan bij uw huidige methode. Bent u tevreden over het aangifteproces voor de douanedeclaraties van uw bedrijf? Laten we stilstaan bij de voor- én nadelen van het inhuren van een logistiek dienstverlener, het aanschaffen van software bij een ICT-dienstverlener en het bouwen van eigen software.

Douanedeclaraties zelf afhandelen

Bedrijven die declaraties zelf verwerken zijn grofweg in te delen in drie groepen;

  1. Organisaties die alle declaraties handmatig verwerken.
  2. Organisaties die een eigen systeem gebouwd hebben. 
  3. Organisaties die een douane systeem afnemen van een ICT-dienstverlener
Keuze dienstverlening

Vooral bedrijven die een gering aantal declaraties afhandelen kiezen voor een manueel proces. Als voordelen ervaren zij dat er geen investering nodig is in software of voor het inhuren van een logistiek dienstverlener. Een van de nadelen van het handmatig indienen van douanedeclaraties is dat het foutgevoelig is en veel tijd kost. Zowel voor het verwerken zelf maar zeker ook voor het monitoren van alle wijzigingen op douanegebied. Niet alleen de grote, zoals de wijziging van Sagitta naar AGS3, maar ook de regelmatige kleine veranderingen. De vraag is dan natuurlijk of de tijd en foutgevoeligheid opwegen tegen de kosten.
Organisaties die een eigen douanesysteem ontwikkeld hebben ervaren dat ze flexibel zijn in het bouwen van de software. De oplossing kan geheel op maat gemaakt worden en bij softwareaanpassingen kan zelf de prioriteit gesteld worden. De keerzijde is dat de een IT-afdeling vaak geen douanekennis heeft en ICT’ers veelal niet op de hoogte zijn van de regels en veranderingen. Als gevolg daarvan kunnen declaraties ineens niet meer goedgekeurd worden, waar u pas achter komt als uw vrachtwagen of lading niet meer verder mag. Dit zijn grote risico’s die flink in de papieren kunnen lopen.

Belangrijke overweging voor het zelf doen van douanedeclaraties is dan ook: hoe zorgt u ervoor dat u compliant blijft?

Software aanschaffen bij een ICT-leverancier

Of het nu gaat om on-premise- of SaaS software (software as a service), veel bedrijven ervaren de kosten van een softwareoplossing als een nadeel. Als minpunt wordt ook wel genoemd dat bij het aanschaffen van software er minder inspraak is in de planning en een wijzigingsverzoek niet altijd direct uitgevoerd wordt. . Maar zet de kosten eens af tegen een proces waarbij u alles zelf moet doen. In de praktijk zal het kostenverschil dan niet zo groot zijn.
In de praktijk blijkt dat een SaaS-oplossing juist erg kostenefficiënt. is. Een ICT-dienstverlener moet er namelijk voor zorgen dat de oplossing altijd compliant is. De software wordt uitvoerig getest en als er wijzigingen worden gedaan, worden die direct beschikbaar gesteld. U geniet van totale ontzorging omdat de software altijd up-to-date is. Als er daarnaast iets mis gaat, sta je sterk met andere klanten. Je hebt een collectief en geniet van totale ontzorging. De ICT-dienstverlener pakt alles op. Een on-premise oplossing biedt ook die ontzorging maar bij veranderingen komt er een consultant van het bedrijf om de werkzaamheden in te schatten. Vervolgens moet het doorvoeren van de wijzigingen dan ingepland worden in de prioriteitenlijst van de ICT-dienstverlener.

Gehele proces uitbesteden aan logistiek dienstverlener

Wilt u het gehele douaneproces uitbesteden? Dan is het inhuren van een logistiek dienstverlener een optie. Voordeel is dat dit bedrijf alles voor u regelt en u zo geniet van totale ontzorging. U betaalt hiervoor wel een premium prijs en u heeft minder inzicht in uw eigen processen. Daarbij bent u als bedrijf afhankelijk van de kundigheid van de logistieke partij. Bij elkaar kan dat ook risicovol zijn.

Welke oplossing voor u geschikt is hangt af van verschillende factoren. Ik help u graag alles op een rij te zetten. Kijk voor meer informatie op: ttps://www.descartes.com/AGS

Written by Danielle Cohrs