Mit Descartes EZ Collaboration die globale Beschaffung, die Inbound-Sichtbarkeit und die E-Invoicing-Compliance vereinfachen     

Das Tempo des Wandels im weltweiten Gesundheitswesen von heute ist rasant und der Auftrag, bessere Ergebnisse für die Menschen zu erzielen, war noch nie so groß wie heute. Carestream Health, der weltweit tätige Anbieter von medizinischen Bildgebungs- und IT-Lösungen, vereinfacht mit Descartes EZ Collaboration seine komplexen Purchase-to-Pay- und Inbound-Logistik-Prozesse und automatisierte seine E-Invoicing-Compliance. Damit kann das Unternehmen eine flexible, globale Kooperationslösung bereitstellen, die die Betriebskosten und Vorlaufzeiten vermindert, die Transparenz im Inbound-Bereich erhöht und die Effizienz beim Wareneingang steigert.

Die Herausforderung: Die manuelle Beschaffung modernisieren und die Anforderungen an das E-Invoicing erfüllen

Die Verwaltung des Beschaffungslebenszyklus kann herausfordernd sein, insbesondere für ein Unternehmen mit Niederlassungen in 170 Ländern, mehr als 1.500 Vertriebspartnern auf der ganzen Welt und einem vielfältigen Kundenstamm, der von kleinen Kliniken und einzelnen Krankenhäusern bis hin zu großen Netzwerken und sogar ganzen Ländern reicht. Mit Carestreams manuellen Verfahren für die Erstellung von Bestellungen bis hin zur Bestätigung, Änderung, Entgegennahme, Rechnungsstellung und Zahlung waren der Arbeitsaufwand und das Fehlerpotenzial erheblich. Erschwerend kam hinzu, dass es keinen standardisierten Ansatz für Beschaffungsdisziplin über alle Standorte hinweg gab und kein unternehmensweiter Überblick über die Beschaffungsaktivitäten und -abläufe bestand. Carestream wollte darüber hinaus den Rechnungsstellungsprozesses vollständig automatisieren, dabei die geltenden Datenschutzgesetze einhalten und vollständige Transparenz der eingehenden Daten schaffen. Insbesondere in Europa wollte das Unternehmen auf diese Weise das Risiko der Nichteinhaltung globaler E-Invoicing-Vorschriften verringern.

Die Lösung: Einsatz von Descartes EZ Collaboration

Mit der Cloud-basierten Lösung Descartes EZ Collaboration automatisiert Carestream die Auftragsverwaltung während des gesamten Beschaffungsprozesses mit Zulieferern jeder Größe und auf jedem technischen Niveau. Die Descartes-Lösung zentralisiert Lieferkettendaten und ergänzt sofort das SAP Enterprise Resource Planning (ERP) von Carestream für Bestellungen, Bestätigungen, Lieferankündigungen und Rechnungen.

Die Descartes-Lösung bietet eine Kostenprüfung im Vergleich mit den Bestellscheinen, damit die Genauigkeit gewährleistet bleibt und Fehler reduziert werden, was Carestreams frühere Probleme beim Abgleich von Bestellungen und Rechnungen beseitigt. Durch die Automatisierung von etwa 38.000 Rechnungen pro Jahr hat das Unternehmen jährliche Einsparungen von ungefähr 400.000 US-Dollar erzielt. Durch die drastische Verringerung der Anzahl gesperrter Rechnungen konnte Carestream jährlich etwa 20.000 Stunden an produktiver Zeit zurückgewinnen, was zu jährlichen Gesamteinsparungen von über 600.000 US-Dollar führt. 

Die Lösung ermöglichte es dem Unternehmen auch, ein gemeinsames Etikettierungssystem für Lieferanten zu schaffen. Die Möglichkeit, dass Lieferanten Etiketten für eingehende Sendungen über eine zentrale Plattform erstellen können, beschleunigt den Wareneingangsprozess. Carestream erfasst Wareneingänge nun automatisch durch das Lesen von Strichcodes, die eine Chargennummer enthalten, was für Rohstoffeinkäufer wichtig ist. Lieferanten können auch Etiketten für Sendungen erstellen, die mehrere Bestellungen kombinieren. Darüber hinaus unterstützt Descartes EZ Collaboration Carestream bei Blankobestellscheinen dabei, Produkte nachzufüllen, wenn sie benötigt werden. Durch die Möglichkeit, Lagerbestände schnell abzurufen, konnte das Unternehmen überschüssige Bestände minimieren und den Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung mehrerer Bestellungen reduzieren.

Entweder über eine webbasierte Konnektivität oder EDI hat Carestream bisher beinahe 1.500 Vertriebspartner in aller Welt mit der Lösung verbunden, Herauszuheben ist die enge Integration mit europäischen und chinesischen Zulieferern. Zugunsten eines schnelleren, kosteneffizienteren und fehlerfreien Transaktionsmanagement hat Carestream durch verbesserte Zusammenarbeit in der Lieferkette, bessere Sichtbarkeit und Prozessautomatisierung seine Zulieferer- und Kundeninteraktionen von Aufgaben und Kommunikation mit geringem Mehrwert befreit. Die Lösung ermöglicht Carestream auch die Anpassung von geschäftlichen Regelungen. So kann beispielsweise der Wareneingang vor dem Rechnungseingang erfolgen. Das bedeutet, dass der Bestand schnell zur Erfüllung von Kundenbestellungen verfügbar ist, anstatt auf administrative Prozesse warten zu müssen 

Die Descartes-Lösung bot Carestream auch eine Plattform, die elektronische Rechnungen an Zulieferer übermittelt und dabei die Compliance-Verpflichtungen in der Europäischen Union erfüllt. Seit der Ablösung der manuellen, papierbasierten Rechnungsstellung hat die elektronische Rechnungsstellung viele weitere Vorteile für das Unternehmen mit sich gebracht, zum Beispiel erhebliche Kosteneinsparungen, einen beschleunigten Order-to-Cash-Zyklus, eine bessere Analyse der Einkaufspraktiken, eine höhere Effizienz und Genauigkeit der Kreditorenbuchhaltung und eine verbesserte Transparenz von der Erstellung einer elektronischen Rechnung bis zum Zahlungseingang.

Die Ergebnisse 

1.  Geringere Kosten: Durch die Verbesserung der Effizienz des Purchase-to-Pay-Zyklus mit der Descartes-Lösung und die Integration mit dem SAP Enterprise Resource Planning (ERP) des Unternehmens konnte Carestream etwa 38.000 Rechnungen pro Jahr automatisieren und so ungefähr 400.000 US-Dollar einsparen.

2. Verbesserte Lieferketten-Visualisierung: Die Descartes-Lösung beschleunigt den Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, wodurch die Außenstände reduziert und Betriebskapital für Reinvestitionen freigesetzt wird. Carestream verfügt jetzt über eine 100-prozentige Bestätigung von Bestellungen und Bestelländerungen und hat die Produktionsplanung mit Lieferankündigungen von Zulieferern verbessert.

3.  Beschleunigter Wareneingangsprozess: Die Descartes-Lösung bietet den Lieferanten die Möglichkeit, ein gemeinsames Strichcode-Etikett für alle eingehenden Sendungen zu generieren, was Carestream zu einem schnelleren und genaueren Eingangsprozess verholfen hat.

4. Vollständig automatisiertes E-Invoicing und Compliance: Mit dem integrierten On-Demand-Service TrustWeaver, der die sich ändernden E-Invoicing-Anforderungen in mehr als 60 Ländern überwacht, unterstützt die Descartes-Lösung Carestream bei der automatischen Unterzeichnung und Validierung von Rechnungsdokumenten seiner europäischen Kunden.