Qu’est-ce qu’un processus Order-to-Cash?

Le processus Order-to-Cash (O2C)

Le processus Order-to-Cash (O2C) - ou processus de commande à l'encaissement - est un processus commercial de bout en bout qui comprend toutes les activités depuis le moment où un client passe une commande jusqu'au moment où le paiement est reçu pour les biens ou services livrés. Le processus comprend différentes phases qui doivent s’emboîter harmonieusement pour garantir une manipulation efficace et efficiente. Vous trouverez ci-dessous les étapes les plus importantes du processus Order-to-Cash et les endroits où vous pouvez accélérer le flux avec l'EDI.

Ordre Reçu

Création de commande

Le processus commence lorsqu'un client passe une commande. Cela peut être fait via une boutique en ligne, via une commande téléphonique, par e-mail, via EDI (ORDER) ou via d'autres canaux de vente. Au cours de cette phase, toutes les données pertinentes concernant la commande sont enregistrées, telles que le type de produit ou de service, la quantité, le prix et les conditions de livraison.

Acceptation et traitement des commandes

Une fois la commande reçue, son exactitude et la disponibilité des stocks sont vérifiées. La commande est ensuite acceptée et traitée dans le système. EDI envoie un accusé de réception de bon de commande (type de message ORDRSP - Réponse à la commande). Cela comprend l'allocation des ressources nécessaires, la planification de la livraison et la génération de la documentation appropriée.

Préparation de la Commande

Les biens ou services sont collectés, emballés et préparés pour l'expédition selon les spécifications de la commande. Un avis d'expédition EDI (DESADV), ou avis d'expédition, est envoyé par un fournisseur à l'acheteur pour fournir des informations sur l'expédition prévue des marchandises.

Expédition

L'équipe logistique assure une livraison rapide et précise au client.

Facturation

Après la livraison des biens ou des services, une facture est établie. Cette facture contient tous les détails pertinents, y compris les coûts, les conditions de paiement et les informations sur la manière dont le paiement peut être effectué. Les factures (INVOIC) sont automatiquement envoyées du fournisseur au client via EDI.

Paiement

Après approbation de la facture, le paiement sera effectué au fournisseur dans le délai de paiement convenu.

Inscription

Une fois le paiement reçu, il est enregistré et les dossiers financiers sont mis à jour. Toutes les divergences ou ambiguïtés sont résolues et le processus se termine par un rapprochement financier précis.

Un processus Order-to-Cash efficace est vital pour les entreprises, car il optimise non seulement les flux de trésorerie, mais favorise également la satisfaction des clients. La rationalisation et l'automatisation de ces processus avec l'EDI garantissent des opérations commerciales efficaces et contribuent à une situation financière saine.