La présente politique de respect de la vie privée dans les relations commerciales (« Politique commerciale de respect de la vie privée ») décrit la collecte, l'utilisation, le partage et le traitement des informations personnelles par The Descartes Systems Group Inc., ses sociétés liées et filiales (ci-après « Descartes » ou « nous », « nos » ou « notre »), en relation avec les finalités décrites ci-dessous. Pour une liste complète de toutes les sociétés liées et filiales de Descartes, veuillez consulter la liste située sur la page Informations supplémentaires sur le respect de la vie privée, sur https://www.descartes.com/legal/privacy-center/supplemental-privacy-information.

La présente Politique commerciale de respect de la vie privée peut être modifiée de temps à autre par Descartes afin, entre autres, de tenir compte de l'évolution des exigences légales ou de répondre aux besoins changeants des entreprises. La version la plus récente de la Politique commerciale de respect de la vie privée sera toujours publiée sur : https://www.descartes.com/legal/privacy-center/general-privacy-policy. La dernière mise à jour de la présente Politique commerciale de respect de la vie privée date du 30 août 2020.

Champ d'application de la politique

La présente Politique commerciale de respect de la vie privée s'applique uniquement à la collecte, à l'utilisation, au partage et au traitement des informations personnelles des clients, des fournisseurs et des vendeurs de Descartes, ainsi qu'aux informations personnelles de tiers, mais uniquement lorsque les informations personnelles sont fournies à Descartes directement par le tiers et non par l'intermédiaire d'une entité non affiliée à Descartes.

La présente Politique commerciale de respect de la vie privée ne s'applique PAS aux informations personnelles qui sont ou ont été :

• collectées auprès de clients ou de fournisseurs potentiels lors de la négociation d'un contrat ou d'un accord commercial.
• collectées par l'intermédiaire des sites web de Descartes accessibles au public, des forums publics et d'autres sites Internet accessibles au public gérés par Descartes, à l'exclusion de tout site de commerce électronique de Descartes.
• collectées auprès de personnes qui se rendent dans des bureaux, aux conférences ou dans des stands d'exposition gérés par Descartes.
• collectées auprès d'abonnés aux listes de diffusion, aux listes de courrier électronique, aux bulletins d'information et aux canaux et flux de médias sociaux de Descartes.

Lorsque les informations personnelles sont liées à des tiers et ont été reçues par Descartes par l'intermédiaire d'un client (et non directement par le tiers lui-même), le traitement de ces informations personnelles sera régi par les conditions de l'annexe relative au traitement des données qui fait partie de l'accord commercial entre Descartes et ce client.

Comment utilisons-nous les informations personnelles ?

Afin de vous fournir nos produits ou services ou d'utiliser efficacement vos produits ou services, nous pouvons utiliser des informations personnelles pour les motifs suivants :

• Pour gérer toute question de facturation et de comptabilité, y compris à qui et où adresser ces questions ;
• Pour gérer l'accès au service ou au produit par l'intermédiaire de la gestion de l'accès des utilisateurs ;
Pour communiquer avec vous, lorsque vous fournissez ou recevez une assistance technique à votre demande ;
• Pour identifier, lorsque la loi ou la réglementation l'exige, la personne spécifique qui a interagi avec une entité gouvernementale relativement à nos produits ou services, par exemple en remplissant une déclaration en douane ;
• Pour vérifier qu'il n'existe pas de conflit d'intérêt, d'interdiction ou de réglementation gouvernementale qui nous empêche de faire des affaires avec vous ;
• Pour fournir aux clients des informations et des mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités, les anomalies de fonctionnement et les solutions de contournement pour des produits ou services spécifiques ; et
• Pour fournir aux clients des informations sur d'autres produits ou services de Descartes conçus pour compléter le produit ou service de Descartes existant que vous avez acheté ou auquel vous avez souscrit.

Quelles sont les informations personnelles collectées ?

Les informations personnelles sont des informations concernant un individu identifiable. Selon la législation locale, les informations accessibles au public - comme un répertoire public contenant votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ou autre - peuvent ne pas être considérées comme des informations personnelles.

Le tableau suivant fournit une liste des catégories d'informations personnelles de clients, fournisseurs et vendeurs de Descartes, que nous pouvons collecter et traiter, ainsi que les motifs pour lesquels nous les collectons :

Catégories d'informations Exemples Pourquoi nous avons besoin de cette information
Informations sur votre identité Nom légal, alias, date de naissance, numéro d'identification gouvernementale ou nationale Pour nous permettre d'identifier de manière unique chaque personne qui accède à nos produits ou services à des fins de gestion de l'accès.
Informations de contact Adresse email, numéro de téléphone ou adresse postale. Pour vous informer des modifications apportées à votre compte, pour vous notifier l'achèvement de tous rapports ou tâches programmés, pour vous fournir des informations sur la réinitialisation de votre compte, à votre requête, pour communiquer avec vous concernant des problèmes de support technique ou liés à votre compte.
Informations sur l'employeur Nom de l'employeur, votre rôle ou votre fonction auprès de votre employeur, et toute autorité qui vous est déléguée par votre employeur pour interagir avec nous. Pour être en mesure de recevoir correctement vos instructions, pour garantir que nous appliquions vos instructions au bon client, et pour garantir que nous puissions fournir la preuve de vos instructions à votre employeur/notre client

Durée du traitement

Descartes ne conserve les informations personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, à moins que la loi ne l'oblige à les conserver plus longtemps ou pour d'autres finalités. Lorsque Descartes détermine que les informations personnelles ne sont plus nécessaires, elle les détruit de manière sécurisée, dès qu'il est commercialement raisonnable de le faire.

Partage des informations

Comme Descartes est une organisation mondiale, les opérations de son réseau couvrent de multiples centres de données, partout dans le monde. Nos produits et services s'appuient sur ce réseau interconnecté de centres de données pour vous offrir des expériences efficaces et résilientes. En nous fournissant vos informations personnelles, vous consentez à ce que nous transférions vos informations personnelles vers les différents pays dans lesquels Descartes opère.

Dans certaines circonstances limitées, Descartes peut faire appel à un tiers pour le traitement des informations personnelles. Les catégories de traitement peuvent comprendre ce qui suit :

• pour organiser et gérer les informations relatives aux clients à l'aide d'applications conçues à cet effet ;
• pour communiquer plus efficacement avec de multiples clients, fournisseurs ou vendeurs ; et
• pour fournir une assistance technique aux clients.

Tous les tiers sont tenus d'utiliser les normes sectorielles de sécurité pour protéger les données auxquelles ils ont accès et ne peuvent traiter les informations que pour la finalité, la durée et de la manière spécifiées par Descartes. Une liste des sous-traitants auxquels Descartes recourt se trouve dans la section Informations supplémentaires sur le respect de la vie privée (https://www.descartes.com/legal/privacy-center/supplemental-privacy-information). Descartes est et demeure responsable du traitement des informations personnelles qu'elle fournit à ses sous-traitants.

En cas d'urgence ou d'ordonnance judiciaire valide, nous pouvons également partager des informations personnelles avec des organismes chargés de l'application de la loi ou des régulateurs gouvernementaux, si la loi nous le permet.

Vente d'informations personnelles

Descartes ne collecte aucune information personnelle avec la finalité de vendre celles-ci. Malgré cela, certaines juridictions nous demandent de faire les déclarations supplémentaires suivantes :

• Nous n'avons vendu aucune information personnelle au cours des douze derniers mois.
• Nous ne vendons pas d'informations personnelles à des tiers.

Obligations contractuelles additionnelles

Il se peut par ailleurs que les accords commerciaux que nous avons conclus avec vous contiennent des modalités et conditions qui viennent s'ajouter à notre engagement en matière de respect de la vie privée décrit dans le présent document. En cas de contradiction entre la présente politique et ces accords commerciaux, les obligations de ces derniers prévaudront.

Demande d'accès, de modification ou de limitation de vos propres informations

En vertu du droit applicable, vous pouvez nous demander de :

• vous fournir une copie de toute information personnelle que nous pourrions détenir à votre sujet ;
• mettre à jour ou corriger toute inexactitude des informations personnelles que nous pourrions détenir à votre sujet ;
• limiter l'utilisation de vos informations personnelles, y compris, nous enjoindre de ne pas utiliser vos informations personnelles pour une finalité spécifique ;
• effacer tout ou partie de vos informations personnelles que nous n'avons pas légalement le droit de conserver ; ou
• retirer tout consentement préalablement donné pour l'utilisation de vos informations personnelles.

Pour faire une des demandes susmentionnées d'accès, de modification ou de limitation du traitement de vos informations personnelles, veuillez nous contacter à dsg-privacy@descartes.com en détaillant votre demande. Afin de vérifier votre identité, nous pouvons vous demander de nous fournir suffisamment d'informations personnelles pour nous permettre de vous identifier, ce qui peut notamment inclure, votre nom légal complet, votre adresse de courrier électronique, votre numéro de téléphone et/ou votre adresse postale ou physique. Ces informations ne seront utilisées que pour vérifier votre identité.

En outre, bien que Descartes ne vende pas d'informations personnelles à des tiers, certaines juridictions exigent que nous vous fournissions un moyen de refuser la vente de vos informations personnelles à des tiers.

Contacter le Délégué à la protection des données

Descartes dispose d'un délégué mondial à la protection des données. Si vous jugez que vos données ont été utilisées d'une manière non conforme à la présente Politique de respect de la vie privée ou en violation des lois locales en matière de respect du caractère privé des données, ou si vous avez des questions, commentaires ou suggestions concernant le respect du caractère privé des données, veuillez contacter notre délégué mondial à la protection des données :

Michael Verhoeve, Data Privacy Officer
Adresse postale  : 120 Randall Drive, Waterloo, Ontario, Canada, N2V 1C6
Email: dsg-privacy@descartes.com
Téléphone: 1-800-419-8495
Fax: 1-519-747-0082

Informations personnelles de l'Union européenne, de l'Espace économique européen et de la Suisse

Les sociétés liées ou les filiales de Descartes énumérées ci-dessous (conjointement, « Descartes US ») se conforment aux cadres règlementaires des boucliers de protection des données UE-USA et Suisse-USA (ci-après, EU-U.S. Privacy Shield et Swiss-U.S. Privacy Shield), tels qu'ils sont définis par le ministère américain du commerce (ci-après, « Department of Commerce ») en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l'Union européenne et de la Suisse vers les États-Unis :

Descartes US a certifié au Department of Commerce qu'elle adhère aux principes du Privacy Shield. En cas de contradiction entre les modalités de la présente politique de respect de la vie privée et les principes du Privacy Shield, ces derniers prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme Privacy Shield et pour consulter notre certification, veuillez consulter le site https://www.privacyshield.gov/.

La Federal Trade Commission est compétente pour contrôler la conformité de Descartes US avec le Privacy Shield.

Tous les employés de Descartes US qui traitent des informations personnelles provenant de l'Union européenne ou de la Suisse sont tenus de respecter les principes du Privacy Shield énoncés dans la présente politique.

Litiges couverts par le Privacy Shield

Conformément aux principes du Privacy Shield, Descartes US s'engage à résoudre les plaintes concernant notre collecte ou utilisation de vos informations personnelles. Les citoyens de l'Union européenne et de la Suisse ayant des questions ou des plaintes concernant notre politique Privacy Shield sont tenus de contacter en premier lieu le Délégué à la protection des données en utilisant les coordonnées reprises dans la section intitulée « Contacter le Délégué à la protection des données ».

Descartes US s'est en outre engagée à transmettre les plaintes non résolues concernant le Privacy Shield à l'ICDR/AAA, un prestataire de services de règlement extrajudiciaire des litiges situé aux États-Unis. Si nous ne vous faisons pas parvenir un accusé de réception de votre plainte en temps utile, ou si nous n'avons pas résolu votre plainte, veuillez contacter ou consulter l'ICDR/AAA (http://go.adr.org/privacyshield.html) pour obtenir de plus amples informations ou pour déposer une plainte. Les services de l'ICDR/AAA sont fournis gratuitement.

Si vous n'êtes pas satisfait du règlement de l'ICDR/AAA, vous pouvez, sous certaines conditions, invoquer un arbitrage contraignant pour traiter les plaintes concernant le respect du Privacy Shield par Descartes US. Des instructions supplémentaires sur l'arbitrage contraignant sont disponibles à l'adresse suivante : https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-1-introduction.

Vérification du respect du Privacy Shield

Descartes US utilise l'approche d'auto-évaluation pour garantir son respect des obligations de Privacy Shield et vérifie régulièrement que cette politique est précise, complète, affichée de manière visible, entièrement mise en œuvre et conforme au EU-US Privacy Shield et au Swiss-US Privacy Shield. Descartes US procède à son autoévaluation sur une base annuelle de manière à garantir que toutes les pratiques pertinentes en matière de protection de la vie privée soient respectées.

[[Fin de la politique]