8 étapes pour une mise en œuvre réussie d'un TMS

Commencez par identifier les points faibles et les objectifs de votre organisation, tels que la réduction des coûts de transport (par exemple, « réduire les coûts de fret de 10 % en 12 mois »), l'amélioration de la visibilité des expéditions ou l'automatisation des processus manuels. Assurez-vous que les capacités du TMS correspondent à vos objectifs stratégiques en matière de logistique et de chaîne d'approvisionnement.

Un TMS bien implémenté peut améliorer considérablement l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement, réduire les coûts opérationnels, augmenter l'efficacité du service client et offrir un meilleur contrôle et une plus grande transparence sur l'ensemble des opérations logistiques.

Les différences entre les fournisseurs de TMS ne se limitent pas au logiciel et au prix, mais concernent également la qualité des équipes d'assistance et la notoriété et la fiabilité de l'entreprise. Évaluez les fournisseurs en fonction des critères suivants :

• Évolutivité et capacité à soutenir la croissance future
• Capacités d'intégration avec vos systèmes existants
• Bon équilibre entre les flux de travail standard et les processus spécifiques
• Expérience utilisateur et conception de l'interface
• Assistance client et expertise en matière de mise en œuvre

Tenez compte des besoins spécifiques à votre secteur d'activité et de vos projets de croissance future. Examinez la réputation des fournisseurs et les témoignages de réussite de leurs clients afin de prendre une décision éclairée et pérenne.

Formez une équipe composée de représentants des services informatiques, logistiques, du service clientèle, des achats, des finances et d'autres services concernés. Attribuez des rôles et des responsabilités clairs, et établissez dès le début des protocoles de communication.

Obtenez le soutien de la direction pour favoriser l'harmonisation et l'allocation des ressources. Intégrez des champions du changement pour soutenir l'adoption et élaborer un plan de communication interne et de gestion du changement solide, un facteur de réussite essentiel mais souvent négligé. Nommez les utilisateurs clés et formez-les correctement, car ils seront les premiers à être sollicités pour optimiser ou apporter des changements.

Nettoyez, validez et uniformisez les ensembles de données clés tels que les tarifs des transporteurs, les profils des clients et l'historique des expéditions. Cartographiez les flux de données et identifiez les points d'intégration avec votre progiciel de gestion intégré (ERP), votre système de gestion d'entrepôt (WMS) et d'autres plateformes commerciales.

Planifiez la migration des données et effectuez des tests rigoureux pour garantir leur exactitude. N'oubliez pas que la qualité des données est une responsabilité permanente. Mettez en place des pratiques de gouvernance des données et des mécanismes de surveillance pour maintenir l'intégrité après la mise en œuvre.

Créez un plan structuré avec un calendrier, des étapes clés et des livrables afin de suivre les progrès et de maintenir l'engagement des parties prenantes. Réalisez une évaluation des risques et définissez des stratégies d'atténuation.

Intégrez des plans de gestion du changement et de formation afin de garantir l'adoption du système par les utilisateurs. L'équipe de mise en œuvre de votre fournisseur doit prendre le temps de bien comprendre vos processus et systèmes actuels, y compris les tâches manuelles, les e-mails et les appels téléphoniques, que le TMS va remplacer ou améliorer. Il est important de garder à l'esprit qu'un TMS ne doit pas se contenter de reproduire ce que vous faites actuellement. Il s'agit plutôt d'une occasion de repenser et d'optimiser vos flux de travail et vos stratégies.

Un partenaire de mise en œuvre solide vous guidera dans ces décisions et vous aidera à exploiter tout le potentiel du TMS.

Commencez par aligner vos attentes : le fournisseur du TMS présente ses flux de travail standard, tandis que vous fournissez un aperçu détaillé de vos processus internes. L'objectif est de co-créer une preuve de concept (PoC) basée sur le flux standard du fournisseur, en veillant à ce qu'elle corresponde à vos besoins opérationnels.

Une fois la conception de la solution approuvée, le fournisseur passe à la phase de configuration et de personnalisation, en répondant à toutes les exigences non standard. Ensuite, collaborez étroitement pour intégrer le TMS à vos systèmes existants, tels qu'un ERP.

Assurez-vous de tester de manière exhaustive toutes les intégrations dans un environnement sandbox afin de valider les flux de données, le comportement du système et les fonctionnalités de bout en bout avant de passer à la production.

Proposez des formations spécifiques à chaque rôle, accompagnées d'une documentation claire et accessible. Commencez par un déploiement pilote dans une région ou une unité commerciale sélectionnée afin de valider la solution dans un environnement réel.

Recueillez les commentaires des utilisateurs pilotes, résolvez les éventuels problèmes et affinez la configuration. Une fois la solution stabilisée, procédez à un déploiement progressif dans toute l'organisation afin de minimiser les perturbations et d'assurer son adoption.

Définissez et suivez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que la ponctualité des livraisons et le coût du fret par unité. Tirez parti des outils d'analyse et de reporting pour surveiller les performances en temps réel.

Établissez une cadence pour les examens réguliers afin d'identifier les possibilités d'amélioration. Utilisez les informations recueillies pour affiner les flux de travail, améliorer l'expérience utilisateur et garantir que le TMS continue à apporter de la valeur à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent.