Het uitstel voor de Britten tot 31 oktober geeft je de kans om je voor te bereiden op het inklaren van goederen bij een harde of 'no deal' Brexit. En met de diversiteit van systemen in de Britse havens is dat hard nodig.

In België en in Nederland gebruiken de zeehavens van de respectieve landen dezelfde communicatiemechanismen. Of je nu de haven van Antwerpen, Zeebrugge of Rotterdam aandoet: de procedures en systemen zullen min of meer dezelfde zijn. Zo zijn de douanesystemen niet verweven met de havensystemen. Voor bedrijven die verschillende markten willen bevoorraden via verschillende havens is dat natuurlijk uitstekend nieuws. Dat is ook handig voor als de haven waar je schepen gewoonlijk aanmeren om een andere reden niet beschikbaar is – door extreem weer of een staking of iets dergelijks – en je naar het dichtstbijzijnde alternatief wilt uitwijken.

In het Verenigd Koninkrijk is de situatie totaal anders. Daar werken havens met diverse zogenaamde port community systems. Sommige grote havens gebruiken hetzelfde systeem als de kleinere havens in hun buurt, maar dat is lang niet altijd het geval. En het betekent evenmin dat ze dat systeem delen met andere grote havens, elders in het land.

De belangrijkste Britse zeehavens die zo’n port community system gebruiken zijn Dover, Felixstowe, Southampton, Liverpool, Immingham, London Port en London Gateway. Als je goederen naar een van deze havens, of naar een kleinere haven in hun buurt, wilt verschepen, moet je er rekening mee houden dat je met drie verschillende port community systems te maken kunt krijgen. Gelukkig gebruiken sommige van die havens dan wel weer dezelfde systemen, wat de kans vergroot dat je op een systeem valt waar je al vertrouwd mee bent.

Soms kiezen kleinere havens er echter voor om geen enkele van die port community systems te gebruiken, en houden het in de plaats daarvan op een eigen systeem, of zelfs op een manuele procedure. Al moet gezegd dat de Britse douanediensten hard hun best doen om ook die kleinere havens zover te krijgen dat ze op een van de gecertificeerde port community systems overstappen.

Om de zaken nog wat ingewikkelder te maken, kiezen sommige havens ervoor om verschillende systemen te gebruiken voor verschillende terminals of kaaien – of op sommige wel een systeem, maar op andere geen. Bovendien worden voor vrachtvervoer via de lucht nóg andere systemen gebruikt.

In tegenstelling tot in onze contreien, is het in het VK verplicht om je invoeraangifte via een van deze port community systems aan de douane te bezorgen, zelfs al wordt er een softwarepakket gebruikt, ook al is dat het systeem van de haven waar de goederen het land binnenkomen.

Anders voor RoRo-verkeer

Voor het zogenaamde RoRo-verkeer zal dit geen bijkomende problemen opleveren, ook al passeert dit grotendeels via havens die niet met zo’n port community system verbonden zijn. Voor dit type vervoer heeft de Britse regering namelijk in een overgangsperiode voorzien waarin een vereenvoudigde procedure geldt, zelfs al komt het tot een no deal Brexit.

Een andere mogelijkheid om te ontsnappen aan de verplichting om je aangifte via een van de port community systems  in te dienen, is door de goederen door de haven te laten passeren via een transitregeling. Let wel: op een gegeven moment, moeten ze natuurlijk uit transit komen en alsnog worden aangegeven, zij het in een andere haven of ergens in een opslagplaats in het binnenland.

Zelfs als er op zo’n RoRo-locatie een vooraf ingediende aangifte vereist is, kan dat gedaan worden door om het even wie die bevoegd is binnen het havensysteem. Ook niet onbelangrijk om te weten: invoeraangiftes kunnen niet worden ingediend bij de aankomst in een RoRo-haven.

Voor andere vormen van transport geldt echter de verplichting om een vooraf ingevulde aangifte of een invoeraangifte in te dienen bij aankomst in het VK – en zoals we hierboven al aangaven, kan dat voor elke haven die je aandoet anders verlopen.

Wat valt eraan te doen?

Een expediteur of een douaneagent inschakelen kan de zaken uiteraard aanzienlijk eenvoudiger maken, maar als het echt tot een harde Brexit komt, is de kans aanzienlijk dat er daar wel eens capaciteitsproblemen ontstaan. Wie geregeld grote hoeveelheden goederen te verschepen heeft, zal waarschijnlijk nog wel worden geholpen, maar anderen zouden wel eens achter het net kunnen vissen…

En dan is het eigenlijk nog niet afgelopen: een invoerder die er de voorkeur aan geeft om zelf de douaneaangifte voor zijn rekening te nemen moet nog altijd weten waar en wanneer de goederen zullen binnenkomen, en beslissen hoe ze de aangifte gaan doen. Daarnaast moeten ze ook weten wat er precies moet worden aangegeven, welke codes ze voor de goederen moeten ingeven, hoeveel de goederen waard zijn, enzovoort. Tot slot moet je ook rekening houden met de beperkingen die van toepassing zijn op bepaalde goederen, zoals planten en dieren en aanverwante zendingen. Ook hiervoor moeten het nodige papierwerk in orde worden gebracht, ofwel vóór de verzending ervan of nadat ze het land zijn binnengekomen.

Wat kunnen Europese bedrijven nog meer doen om de complexiteit van de Britse port entry systems te vermijden? Het eenvoudigst is natuurlijk: beperk je tot één Britse haven en maak je vertrouwd met hun declaratiesysteem. Dat houdt natuurlijk heel wat risico’s in, niet in het minst de mogelijke reusachtige opstoppingen die in sommige havens kunnen ontstaan na de Brexit.

Daarom is het beter, en eigenlijk ronduit noodzakelijk, dat je grondig overlegt met elke partij die betrokken is bij het transport van je goederen naar het VK. Dus niet alleen de transportfirma, maar ook eventuele expediteurs, invoerders, tot zelfs de eindklant toe. Met elk van hen moet je goede afspraken maken, vooral wat hun rol in het proces betreft. Goede partnerships met lokale ondernemingen en leveranciers, die volop vertrouwd zijn met de wirwar aan Britse havensystemen, zullen van goudwaarde blijken als je het transport van je goederen naar het VK tot een goed einde wilt brengen.

Tekst: Martin Meacock is Director Product Management bij Descartes. Deze blog is ook gepubliceerd op MT.be