Elektronische Rechnungsarchivierung
Wenn Sie sich manchmal von den sich ändernden Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) überfordert fühlen oder sich nicht sicher sind, was konforme E-Rechnungsarchivierung bedeutet, sind Sie nicht allein. Ein wichtiger Teil dieser Umstellung besteht darin, sicherzustellen, dass Rechnungen ordnungsgemäß gespeichert werden, sodass ihre Herkunft, Inhaltsintegrität und Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist geschützt sind.
Wenn Sie die Steuerbehörden oder eine Beratungsfirma nach den Vorschriften für die Archivierung von E-Rechnungen fragen, erhalten Sie wahrscheinlich eine Flut von Antworten und wissen immer noch nicht genau, was erforderlich ist.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, fragen Sie sich vielleicht: „Muss ich nur eingehende Rechnungen speichern oder auch die von mir versendeten? Kann ich elektronische Rechnungen ausdrucken und trotzdem die Vorschriften einhalten? Was ist, wenn ich nicht über das Pan European Public Procurement Online (Peppol) Universal Business Language (UBL)-Format – oder andere genehmigte Formate verfüge? Kann ich trotzdem sicher archivieren? Wie kann ich meine Rechnungen für Wirtschaftsprüfer oder Steuerbehörden lesbar machen?“
Dieser Artikel befasst sich mit den Was, Wie und Wo dieses Prozesses und bietet praktische Anleitungen, die Ihrem Team helfen, gesetzliche Verpflichtungen sicher zu erfüllen.
E-Rechnungsarchivierung verstehen
Die Definition von elektronischer Archivierung ist die strukturierte, sichere Aufbewahrung von Rechnungen in digitaler Form, um sicherzustellen, dass sie authentisch, unverändert, lesbar und zugänglich bleiben. Die Antworten auf die Fragen „Was?“, „Wie?“, „Wo?“ und „Wie lange?“ hängen von den nationalen Vorschriften, der internen Governance und der gewählten Rechnungsarchivierungssoftware ab.
Im Vergleich zu Papier reduziert die konforme Archivierung elektronischer Rechnungen den physischen Speicherplatzbedarf, macht die manuelle Ablage überflüssig und ermöglicht das schnelle Auffinden von Rechnungen. Die Integrität wird durch digitale Signaturen, Zeitstempel und manipulationssichere Speicherung erhöht. Rollenbasierter Zugriff, Prüfpfade und automatisierte Aufbewahrungskontrollen ersetzen manuelle, schrankbasierte Prozesse und unterstützen die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in großem Maßstab.
E-Rechnungsplattformen wie Descartes eArchiving™ erleichtern den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung, von der Erfassung und Validierung bis hin zur richtlinienbasierten Aufbewahrung und Audit-Antworten. Dieses elektronische Archivierungssystem schützt Daten während der Übertragung und Speicherung, gewährleistet überprüfbare Authentizität und entspricht den Vorschriften verschiedener Regierungen zur Rechnungsarchivierung.
Warum die Archivierung von E-Rechnungen wichtig ist
Bei der Archivierung geht es nicht nur darum, eine Compliance-Anforderung zu erfüllen, sondern auch darum, Ihr Unternehmen, Ihren Ruf und das Vertrauen Ihrer Kunden zu schützen.
Die meisten Steuerbehörden verlangen, dass mehrwertsteuerrelevante Dokumente sicher aufbewahrt werden und für einen bestimmten Zeitraum unverändert und zugänglich bleiben. Eine effektive Archivierung von E-Rechnungen unterstützt die Compliance, die Audit-Bereitschaft und reibungslose Finanzabläufe.
In der Praxis beschleunigt die konforme Archivierung von E-Rechnungen die Streitbeilegung, unterstützt die Monats- und Steuerberichterstattung und verbessert die Entscheidungsfindung durch zuverlässige Daten. Diese Funktionen verkürzen die Bearbeitungszeiten und reduzieren den Aufwand für die Datenabfrage.
Eine unzureichende Archivierung hingegen erhöht das Risiko von Strafen, fehlgeschlagenen Audits und Reputationsschäden. Mit dem richtigen elektronischen Archivierungssystem speichern Sie nicht nur Daten, sondern schützen auch die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens.
Fünf wichtige Punkte, die Sie bei der Archivierung von E-Rechnungen beachten sollten
Hier sind fünf wichtige Schritte, mit denen Sie Ihr E-Rechnungsarchiv konform halten, ohne dass Sie sich den Kopf zerbrechen müssen:
Informieren Sie sich über die Aufbewahrungsvorschriften in dem Land, in dem Sie tätig sind, weisen Sie die Verantwortung teamübergreifend zu und standardisieren Sie die Formate, wo immer dies möglich ist.
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Rechtsordnung. In Belgien beträgt die Aufbewahrungsfrist beispielsweise 10 Jahre, im Vereinigten Königreich 6 Jahre. Je nach Branche, z. B. Pharma, Finanzdienstleistungen und Logistik, gelten aufgrund von Qualitätsstandards, Vorschriften oder grenzüberschreitenden Handelsanforderungen oft längere oder komplexere Aufbewahrungsfristen.
Verlassen Sie sich nicht allein auf PDF-Dateien, wenn die Authentizität oder Integrität beeinträchtigt sein könnte. Authentizität bezieht sich auf die überprüfte Herkunft der Rechnung und kann durch anerkannte Kontrollen wie digitale Signaturen, Electronic Data Interchange (EDI) oder andere von den Mitgliedstaaten anerkannte Mechanismen nachgewiesen werden.
Integrität ist die Gewährleistung, dass der Inhalt der Rechnung nach der Ausstellung nicht verändert oder verfälscht wurde. Jede Änderung muss durch Hash-Prüfungen, Signaturen und umfassende Protokolle nachweisbar und überprüfbar sein.
Diese Art der Archivierung ist nur akzeptabel, wenn Authentizität, Integrität und Lesbarkeit bei der Speicherung und Aufbewahrung in der Cloud gewährleistet sind.
Wenn Ihre Handelspartner oder Regierungsportale Peppol verwenden, vereinfacht die Einführung des UBL-Formats von Anfang an den Austausch, die Archivierung und die Zukunftssicherheit. Die Unterstützung standardisierter Formate für die elektronische Rechnungsstellung wie Peppol UBL gewährleistet die Interoperabilität zwischen Plattformen und die Einhaltung europäischer Standards, während gleichzeitig die Flexibilität für Unternehmen erhalten bleibt, die andere zugelassene Formate verwenden.
Entscheiden Sie sich für Descartes für Ihre E-Rechnungsarchivierung
Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung für die Archivierung elektronischer Rechnungen darauf, dass diese Zertifizierungsstandards wie SOC 2 Typ I & II, ISAE 3000 und ISO 27001 erfüllt, die für Vertrauen und Datenschutz stehen.
Descartes eArchiving™ bietet eine konforme Archivierung elektronischer Rechnungen mit Kontrollen, die die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Die Software ermöglicht es Benutzern, elektronische Rechnungen innerhalb der Descartes-Infrastruktur oder in ihrer eigenen Umgebung zu archivieren, sogar über mehrere Archive hinweg.
Die Anwendung bietet eine intuitive Suche, einfachen Download und integrierte Audit-Funktionen, die Auditoren dabei helfen, Rechnungsinhalte und -details sowohl im Originalformat als auch in einem für Menschen lesbaren Format zu überprüfen.
Möchten Sie die Compliance vereinfachen und stressfrei sein, weil Sie wissen, dass Ihre Rechnungen revisionssicher sind? Wenden Sie sich an einen unserer Experten, der Ihnen dabei hilft, einen konformen, sicheren Archivierungsprozess aufzubauen, auf den Sie sich verlassen können.
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