E-Rechnung in Europa: Ihr Leitfaden zu Vorschriften, Standards und Compliance
Die innovativen Lösungen von Descartes unterstützen Unternehmen dabei, nahtlos auf elektronische Rechnungsstellung umzustellen, und gewährleisten sichere und vorschriftsmäßige Transaktionen in ganz Europa.
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Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) wird in ganz Europa zunehmend zur Pflicht, angetrieben durch die digitale Agenda der EU und das wegweisende „VAT in the Digital Age“-Paket (ViDA), das am 11. März 2025 verabschiedet wurde. Für Unternehmen, die auf mehreren europäischen Märkten tätig sind, ist es nicht mehr nur eine Option, sich mit den länderspezifischen Vorschriften, technischen Formaten und Einreichungsportalen vertraut zu machen – es ist eine wettbewerbsrelevante und regulatorische Notwendigkeit.
Was ist e-invoicing?
Nach EU-Standards gilt eine PDF-Rechnung nicht als strukturierte elektronische Rechnung. Eine konforme elektronische Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und in einem Format wie dem folgenden austauschbar sein:
- UBL 2.1 (Universal Business Language)
- UN/CEFACT CII (branchübergreifende Rechnung)
- Peppol BIS Billing 3.0 (das führende paneuropäische Netzwerkformat)
- Länderspezifische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (Deutschland), Factur-X (Frankreich) oder FatturaPA (Italien) und andere.
Der gesamte Lebenszyklus – von der Erstellung über die Zahlung bis hin zur Archivierung – muss digital und nachvollziehbar sein, wobei jede Rechnung eindeutig identifizierbar und fälschungssicher sein muss.
E-Rechnung vs. digitale Rechnung: Der wesentliche Unterschied
Eine digitale Rechnung ist jede Rechnung in digitalem Format, einschließlich PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datendokument (in der Regel im XML-Format), das von Software ohne manuellen Eingriff automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Die meisten europäischen Vorschriften verlangen echte E-Rechnungen und nicht lediglich PDF-Dateien oder gescannte Bilder.
Wer ist davon betroffen?
Jedes Unternehmen, das europaweit Rechnungen an Kunden oder Lieferanten ausstellt oder von diesen erhält, ist davon betroffen. Dabei sind zwei zentrale Funktionen beteiligt:
- Aussteller (Lieferant): Erstellt und versendet die Rechnung.
- Empfänger (Kunde): Nimmt die Rechnung entgegen und bearbeitet sie zur Zahlung.
Zu den weiteren Beteiligten zählen Steuerbehörden (die Rechnungsdaten in Echtzeit erhalten können), akkreditierte E-Rechnungsplattformen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Der Rechtsrahmen der EU
Was ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU?
Das grundlegende EU-Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung, die Richtlinie 2014/55/EU, trat am 16. April 2019 in Kraft. Es schreibt vor, dass alle öffentlichen Verwaltungen in den EU-Mitgliedstaaten in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen (B2G) von ihren Lieferanten gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten.
Die Norm EN 16931
EN 16931 ist die Norm des Europäischen Komitees für Normung (CEN), die das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert. Sie bildet die Grundlage für alle länderspezifischen Umsetzungen und den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsverkehr.
Jeder Mitgliedstaat setzt diese Richtlinie nach seinem eigenen Zeitplan in nationales Recht um, weshalb die Umsetzungsfristen von Land zu Land erheblich variieren.
Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA)
Am 11. März 2025 verabschiedete der Rat der Europäischen Union das ViDA-Paket – die bedeutendste Neugestaltung der EU-Mehrwertsteuervorschriften seit Jahrzehnten. ViDA führt Folgendes ein:
- Ab 2028 gilt für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU die Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung.
- Anforderungen an die digitale Berichterstattung (DRR): Übermittlung von Transaktionsdaten an die Steuerbehörden nahezu in Echtzeit.
- Vereinheitlichung der Formate und Portale für die elektronische Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten zur Vereinfachung der grenzüberschreitenden Einhaltung der Vorschriften.
- Ein Ziel ist die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs durch eine bessere Transparenz der Transaktionsdaten.
ViDA setzt allen EU-Mitgliedstaaten faktisch eine feste Frist bis 2030, um eine vollständige Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzurichten, wobei die größeren Länder bereits deutlich früher damit beginnen werden.
Europäische Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung: Länderübersicht
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die bestätigten Fristen, die akzeptierten Formate und die Einreichungsportale in den verschiedenen europäischen Ländern. Diese Informationen wurden im April 2026 aktualisiert.
| Land | Datum des Mandats | Format / Portal | Status |
|---|---|---|---|
| Italien | 2019 (B2B) | FatturaPA / Sistema di Interscambio (SdI) | Obligatorisch |
| Ungarn | Jul 2021 (alle inländischen) | NAV Online Invoicing / XML | Obligatorisch |
| Albanien | Jul 2021 | CIS / UN/CEFACT, UBL 2.1 | Obligatorisch |
| Serbien | Jan 2023 | SEF / Peppol BIS 3.0 | Obligatorisch |
| Rumänien | Jan 2024 | e-Factura / Peppol UBL | Obligatorisch |
| Lettland | Jan 2028 | EIS / Peppol BIS 3.0 | Demnächst |
| Kroatien | Jan 2026 (Ausgabe) Jan 2027 (alle) | EN 16931 | Obligatorisch |
| Belgien | Jan 2026 | Hermes / Peppol BIS 3.0 | Obligatorisch |
| Griechenland | Mar 2026 (groß) Oct 2026 (alle) | EN 16931 / Peppol BIS 3.0 | Obligatorisch |
| Frankreich | Sep 2026 ((groß); Sep 2027 (SMEs) | Peppol / Factur-X / UBL / CII via PAs | Demnächst |
| Deutschland | Jan 2025 (empfangen) Jan 2027 (Ausgabe>€800K) Jan 2028 (alle) | XRechnung / ZUGFeRD / Peppol | Demnächst |
| Polen | Feb 2026 ((groß) April 2026 (alle) | KSeF / Peppol BIS 3.0 | Obligatorisch |
| Slowakei | Jan 2027 | EN 16931 / Peppol | Demnächst |
| Spanien | Oct 2027 ((groß) Oct 2028 (alle) | EN 16931 with UBL syntax | Demnächst |
| Estland | Jul 2025 (nach Wahl des Käufers) 2027 (obligatorisch) | Peppol / UBL 2.1, CII | Demnächst |
| Slowenien | Jan 2027 | EN 16931 / Peppol | Demnächst |
| Irland | Nov 2028 (ViDA-konform) | EN 16931 / Peppol | Demnächst |
| Österreich | B2B freiwillig | USP / e-Rechnung.gv.at / ebInterface, Peppol BIS 3.0 | B2B – auf freiwilliger Basis |
| Finnland | 2021 (B2G-Anbieter) | Peppol / Finvoice 3.0 / TEAPPSXML | B2B – auf freiwilliger Basis |
| Dänemark | Jan 2026 | NemHandel / Peppol BIS 3.0 / OIOUBL | Obligatorisch |
| Niederlande, Schweden, Luxemburg, Malta, Zypern, Tschechische Republik | B2B Mandat ~2030 (ViDA) | Peppol / nationale Portale | ViDA-Ziel für 2030 |
Obligatorisch = Aktives Mandat, Demnächst = offizielles oder geplantes Datum des Inkrafttretens, ViDA-Ziel 2030 = Ziel festgelegt, jedoch noch kein Datum des Inkrafttretens. Änderungen vorbehalten – bitte erkundigen Sie sich stets bei der zuständigen nationalen Steuerbehörde.
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Auch wenn die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften der Hauptgrund ist, bietet die elektronische Rechnungsstellung erhebliche betriebliche Vorteile:
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Einhaltung der europäischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung vor
Ermitteln Sie alle Länder, in denen Ihr Unternehmen Rechnungen ausstellt oder erhält. Stellen Sie für jeden Markt fest, ob Sie den B2G-Vorschriften (die in den meisten EU-Ländern bereits gelten) oder den bevorstehenden B2B-Vorschriften unterliegen, und klären Sie die geltenden Formate und Portale.
Prüfen Sie, ob Ihre ERP-, Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssysteme strukturierte XML-basierte Rechnungen in den für den jeweiligen Markt erforderlichen Formaten erstellen können. Viele Altsysteme können zwar PDF-Dateien erstellen, sind jedoch nicht in der Lage, UBL-, XRechnung- oder Peppol-konforme Ausgaben zu generieren.
Die meisten Länder bieten zwei Wege zur Einhaltung der Vorschriften an:
• Direkte Anbindung an das Behördenportal (z. B. SdI in Italien, KSeF in Polen, PPF in Frankreich). Die Integration wird von Ihnen verwaltet.
• Zertifizierter Vermittler / akkreditierter Dienstleister (PDP in Frankreich, Access Point bei Peppol). Eine Verbindung führt zu mehreren Finanzbehörden.
Für Unternehmen, die auf mehreren europäischen Märkten tätig sind, bietet die Anbindung über einen Peppol-zertifizierten Dienstleister den skalierbarsten Weg.
Alle elektronischen Rechnungen müssen für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum archiviert werden, der je nach Land variiert (in der Regel 5–11 Jahre). Die Archive müssen die Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der ursprünglichen strukturierten Rechnungsdaten gewährleisten – nicht nur die einer PDF-Datei.
Die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung entwickeln sich europaweit rasant weiter. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften, der die regulatorischen Änderungen in jedem Markt im Blick behält, und stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter für elektronische Rechnungsstellung sich verpflichtet, mit den regulatorischen Änderungen Schritt zu halten, ohne dass eine Neugestaltung des Systems erforderlich ist.
Handeln Sie jetzt, um der Mandatswelle voraus zu sein
Die Welle der europäischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung gewinnt an Fahrt. Da Belgien und Kroatien bereits im Januar 2026 die Vorschriften umsetzen, Frankreich im September 2026 folgt und die grenzüberschreitenden Meldepflichten von ViDA im Jahr 2028 in Kraft treten, bleibt den Unternehmen immer weniger Zeit, um eine konforme und skalierbare Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung einzurichten.
Die Unternehmen, die für diesen Wandel am besten gerüstet sind, sind diejenigen, die:
- Entscheiden Sie sich für eine E-Rechnungslösung mit bewährter europaweiter Abdeckung.
- Stellen Sie über einen zertifizierten Anbieter eine Verbindung zum entsprechenden Netzwerk her, um die Einhaltung grenzüberschreitender Vorschriften zu vereinfachen.
- Investieren Sie in eine ERP-Integration, die von Haus aus strukturierte, standardkonforme Rechnungsdaten generiert.
- Legen Sie klare interne Zuständigkeiten für die laufende behördliche Überwachung fest.
Das Abwarten der endgültigen Festlegung eines Mandats vor Beginn der Umsetzung ist eine risikoreiche Strategie. Die technische Integration, die Schulung des Personals und die Neugestaltung von Prozessen erfordern Zeit – und die Nichteinhaltung der Vorschriften hat erhebliche finanzielle und rufschädigende Folgen.
Möchten Sie die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu verbessern?
Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf, um loszulegen und zu erfahren, wie Descartes Sie bei Ihren spezifischen Projekten im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung unterstützen kann.
Compliance bei E-Rechnungen mit Descartes
Descartes ist ein zertifizierter Peppol-Zugangspunkt und bietet verschiedene weitere EN 16931-konforme Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung an.
E-Invoicing FAQ's
Nein. Ein PDF ist zwar ein digitales Dokument, aber keine strukturierte elektronische Rechnung. Die EU-Vorschriften verlangen maschinenlesbare, strukturierte Formate (auf XML-Basis) wie UBL, XRechnung oder Peppol BIS Billing 3.0. PDFs können von Behördenportalen oder ERP-Systemen nicht automatisch verarbeitet werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Große und mittelständische Unternehmen müssen die Vorschriften ab dem 1. September 2026 einhalten. Kleinunternehmen und Kleinstunternehmen haben bis zum 1. September 2027 Zeit.
Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den Austausch strukturierter Dokumente. In den meisten EU-Ländern ist die Nutzung von Peppol für die elektronische Rechnungsstellung sowohl im B2G- als auch im B2B-Bereich vorgeschrieben oder wird dringend empfohlen. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, ist die Einrichtung einer Peppol-Verbindung über einen zertifizierten Zugangspunkt der effizienteste Weg, um grenzüberschreitende Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
„VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist der übergreifende Rahmen der EU zur Modernisierung der Mehrwertsteuer-Compliance, der im März 2025 verabschiedet wurde. Er schreibt ab 2028 die strukturierte elektronische Rechnungsstellung und die digitale Berichterstattung nahezu in Echtzeit für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen vor und legt das Jahr 2030 als Ziel für die vollständige Einführung nationaler B2B-Vorschriften in allen EU-Mitgliedstaaten fest.
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Land und reichen von 5 Jahren (in einigen Mitgliedstaaten) bis zu 11 Jahren (in Albanien und im Rahmen der fiskalischen Vorschriften Kroatiens). Die Archive müssen die Integrität und Authentizität der ursprünglichen strukturierten Daten gewährleisten.
In Ländern mit bereits in Kraft getretenen B2B-Vorschriften (Italien, Ungarn, Belgien ab Januar 2026 usw.) sind Papierrechnungen rechtlich nicht mehr gültig. In anderen Märkten sind Papierrechnungen im B2B-Bereich zwar noch zulässig, es ist jedoch davon auszugehen, dass diese Möglichkeit im Laufe des Jahres 2028 schrittweise wegfällt, wenn die ViDA-Fristen näher rücken.