E-Rechnung in Deutschland

Erfahren Sie, wie Descartes Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland und ganz Europa unterstützt und so einen sicheren, vorschriftsmäßigen und effizienten Austausch elektronischer Rechnungen ermöglicht.

Ist Ihre E-Rechnungsstellung bereit für die nächsten Schritte?

Los geht's

Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zu empfangen. Die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen rückt nun näher und wird schrittweise eingeführt: Größere Unternehmen müssen die Anforderungen ab dem 1. Januar 2027 erfüllen, die meisten anderen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Die Reform ist Teil des deutschen Wachstumschancengesetzes und hilft Unternehmen dabei, sich auf die digitale Umsatzsteuerkonformität und künftige europäische Meldevorschriften vorzubereiten.

Mit einer einheitlichen Lösung unterstützt Descartes Unternehmen dabei, die Herausforderungen der E-Invoicing-Anforderungen in Deutschland und anderen Ländern zu bewältigen. Durch die Anbindung von ERP-, Buchhaltungs- und Backoffice-Systemen an E-Invoicing-Netzwerke und Handelspartner erleichtert die Lösung den Austausch konformer Rechnungen über Märkte hinweg und erspart Unternehmen die Sorge um separate Prozesse für jedes Land.

Thema	Was bedeutet die deutsche E-Rechnungspflicht?
Stand	Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € damit beginnen, E-Rechnungen zu versenden. Die meisten anderen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2028 bereit sein.
Wer ist betroffen?	In Deutschland ansässige Unternehmen, die inländische B2B-Rechnungen austauschen. Die Verordnung gilt grundsätzlich, wenn sowohl Lieferant als auch Käufer in Deutschland ansässig sind.
Netzwerk	In Deutschland besteht für Unternehmen keine Verpflichtung, ein bestimmtes Netzwerk zu nutzen. Rechnungen können über Peppol, EDI, ERP-Integrationen, E-Mail oder andere zulässige elektronische Kanäle versendet werden.
Formate	Strukturierte, EN 16931-konforme Formate, darunter XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS und bestimmte zugelassene EDI-Formate.
PDF-Rechnungen	Während der Übergangsphase dürfen PDF-Dateien in bestimmten Situationen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden. Eine PDF-Datei allein gilt nach den deutschen Vorschriften nicht als konforme E-Rechnung.
B2G-Rechnungen	Die elektronische Rechnungsstellung an Bundesbehörden ist seit 2020 verpflichtend, in der Regel über XRechnung und Peppol-fähige Plattformen.
B2C- und internationale Rechnungen	B2C-Rechnungen fallen nicht in den Geltungsbereich der inländischen B2B-Vorschrift. Grenzüberschreitende Transaktionen sind derzeit von der deutschen B2B-Vorschrift ausgenommen.
Digitale Berichterstattung	Die aktuelle Reform in Deutschland konzentriert sich eher auf die strukturierte elektronische Rechnungsstellung als auf die Rechnungsübermittlung in Echtzeit. Eine künftige Angleichung an die EU-ViDA-Anforderungen wird erwartet.
Sanktionen	Es gelten die üblichen Umsatzsteuer- und Rechnungsstellungsvorschriften. Wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, die richtige Art von Rechnung zum erforderlichen Zeitpunkt zu empfangen oder zu versenden, müssen sie mit Umsatzsteuerabzügen, Prüfungen oder Compliance-Problemen rechnen.

Tabelle 1: Zusammenfassung zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland

Was ist heute vorgeschrieben?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle betroffenen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 zu empfangen. Die Ablehnung konformer elektronischer Rechnungen von Geschäftspartnern ist nicht mehr zulässig.

Die Verpflichtung zum Versand konformer elektronischer Rechnungen wird schrittweise eingeführt:

1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen für inländische B2B-Transaktionen strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für die meisten übrigen Unternehmen, die unter die Verordnung fallen.

Welche Unternehmen müssen die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht einhalten?

Die deutsche Verordnung gilt grundsätzlich für inländische B2B-Transaktionen, bei denen beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Sie umfasst Unternehmen, Personengesellschaften, Einzelunternehmer und andere Steuerpflichtige, die geschäftliche Transaktionen durchführen, die den deutschen Umsatzsteuerbestimmungen unterliegen.

Bestimmte Transaktionen fallen nicht in den Geltungsbereich, darunter:

B2C-Transaktionen.
Viele grenzüberschreitende Transaktionen.
Bestimmte umsatzsteuerbefreite Transaktionen.
Rechnungen mit einem Wert unter 250 €.

Bestimmte Fälle im Bereich Reise- und Transporttickets.

XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931

In Deutschland gibt es kein zentrales Abrechnungsmodell. Stattdessen können Unternehmen Rechnungen direkt über zugelassene elektronische Kanäle austauschen, sofern die Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Zu den gängigsten Formaten gehören:

XRechnung

Deutschlands nationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung auf Basis von strukturiertem XML. Er ist für viele B2G-Rechnungsstellungsszenarien verbindlich vorgeschrieben und auf dem gesamten deutschen Markt weit verbreitet.

ZUGFeRD

Ein Hybridformat, das ein für Menschen lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Es ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung unter Beibehaltung einer visuellen Darstellung der Rechnung.

Peppol BIS

Ein standardisiertes E-Rechnungsformat gemäß EN 16931, das über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden kann und multinationalen Unternehmen dabei hilft, Rechnungsstellungsprozesse grenzüberschreitend zu automatisieren und zu skalieren.

Was ist mit B2G-, B2C- und internationalen Rechnungen?

B2G

Die elektronische Rechnungsstellung an Bundesbehörden ist seit 2020 verpflichtend. Lieferanten reichen Rechnungen in der Regel im XRechnung-Format über staatlich zugelassene Kanäle und Plattformen ein.

B2C

Rechnungen an private Verbraucher fallen weiterhin nicht unter die inländische E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.

International

Grenzüberschreitende Transaktionen fallen im Allgemeinen nicht unter die derzeitige deutsche B2B-Verpflichtungsregelung. Unternehmen sollten sich jedoch auf künftige EU-weite Anforderungen an die digitale Berichterstattung und elektronische Rechnungsstellung im Zusammenhang mit ViDA vorbereiten.

Zeitplan für die Einführung in Deutschland

1. Januar 2025

Alle betroffenen Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Übergangsphase 2025–2026

Während der Übergangsphase dürfen Unternehmen in bestimmten Situationen weiterhin Rechnungen in Papierform und als PDF verwenden, um Zeit für die Vorbereitung ihrer Systeme und Prozesse zu gewinnen.

1. Januar 2027

Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € müssen mit dem Versand strukturierter elektronischer Rechnungen beginnen.

1. Januar 2028

Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung wird zum Standard für den Versand der meisten inländischen B2B-E-Rechnungen.

Vorbereitung auf künftige digitale Meldepflichten

Die aktuelle Initiative in Deutschland führt weder ein Clearance-Modell mit kontinuierlicher Transaktionskontrolle (CTC) noch eine Rechnungsmeldung in Echtzeit ein. Die Reform schafft jedoch die Grundlage für strukturierte Rechnungen, die zur Erfüllung künftiger Meldepflichten und einer möglichen Angleichung an das ViDA-Rahmenwerk der EU erforderlich ist.

Unternehmen, die bereits heute die elektronische Rechnungsstellung einführen, sind besser aufgestellt, um sich an künftige digitale Umsatzsteuer-Meldepflichten anzupassen.

Praktische Checkliste zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen

Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle Rechnungsabläufe, einschließlich inländischer B2B-, B2G- und B2C-Rechnungen sowie grenzüberschreitender Rechnungen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme EN 16931-konforme Rechnungen empfangen können.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Systeme XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS und konforme EDI-Formate unterstützen.
Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsarchivierungsprozesse den deutschen Compliance-Anforderungen entsprechen.
Testen Sie die Workflows für eingehende und ausgehende Rechnungen mit Kunden und Lieferanten.
Überprüfen Sie die Ausnahmebehandlung, Validierungsregeln und Prozesse zum Rechnungsstatus.
Bereiten Sie die Teams aus den Bereichen Finanzen, Steuern, Beschaffung und IT auf die Fristen für den Versand elektronischer Rechnungen vor.
Beobachten Sie die Entwicklungen bei ViDA und den deutschen Finanzbehörden.

Wie Descartes bei der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland hilft

Descartes unterstützt Unternehmen dabei, ERP-, Finanz-, Beschaffungs- und Backoffice-Systeme über einen einheitlichen Ansatz mit Kunden, Lieferanten und E-Invoicing-Netzwerken zu verbinden.

Unsere Lösung bietet:

Fachwissen für den Umgang mit XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS und anderen konformen Formaten.
Peppol-Anbindung über einen zertifizierten Access Point.
Automatisierten Versand und Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen.
Integration mit ERP-, Buchhaltungs-, WMS-, Beschaffungs- und Finanzsystemen.
Länderübergreifende Unterstützung für die Einhaltung europäischer und globaler Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.
Skalierbare Infrastruktur, die sich an zukünftige Meldepflichten anpassen lässt.
Kompetente Unterstützung bei der Implementierung und Einarbeitung.

Erklärvideo - globale E-Rechnungsstellung

Warten Sie nicht, bis die Einhaltung der Vorschriften zum Problem wird. Bereiten Sie sich mit einer zukunftssicheren Lösung auf die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland und weltweit vor.