Europäische Roadmap für die elektronische Rechnungsstellung

Im europäischen regulatorischen Kontext muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses strukturierte Format basiert auf EN 16931, dem europäischen semantischen Modell, das in der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung definiert ist und die Kerninformationselemente festlegt, die für die grenz- und branchenübergreifende Interoperabilität erforderlich sind. 

Dieser semantische Standard stellt sicher, dass alle elektronischen Rechnungen validiert, von Systemen interpretiert und zuverlässig ausgetauscht werden können. Dies ermöglicht automatisierte Prüfungen, eine genaue Mehrwertsteuerabwicklung und eine effiziente Rechnungsbearbeitung von der Erstellung bis zur Archivierung. 

Diese Standardisierung ist der Schlüssel für die europaweite Umstellung auf Echtzeit-Berichterstattung. Die Länder stützen sich auf genehmigte Syntaxen und gemeinsame Netzwerke wie Pan-European Public Procurement Online (Peppol), um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen sicher zwischen Lieferanten, Käufern und beauftragten Regierungsplattformen übertragen werden können. 

Für Unternehmen bedeutet dies, dass Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung vollständig strukturierte Rechnungsdaten generieren, alle relevanten Regeln anwenden, Pflichtfelder validieren und Informationen sicher übertragen müssen. Das Ergebnis? Eine genauere, automatisierte und einheitliche digitale Rechnungsstellungsumgebung. 

Die Beschleunigung wird durch die kombinierten Ziele der Steuerreform, der Betrugsbekämpfung und der Verbesserung der wirtschaftlichen Effizienz vorangetrieben. Regierungen erhalten einen klareren Überblick über steuerpflichtige Transaktionen, wodurch Fehler und Unstimmigkeiten reduziert werden. Die wichtigsten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung werden in allen Branchen zunehmend anerkannt. 

Unternehmen profitieren von den operativen Vorteilen der strukturierten elektronischen Rechnungsstellung: schnellere Bearbeitung, weniger Streitfälle, verbesserte Überprüfbarkeit und optimiertes Cashflow-Management. 

Die strukturierte digitale Rechnungsstellung eliminiert manuelle Schritte und unterstützt die automatisierte Abstimmung, wodurch Unternehmen höhere Erstakzeptanzraten und zuverlässigere Zahlungszyklen erzielen können. Infolgedessen wird die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung nicht nur zu einer Anforderung, sondern zu einem Motor für eine stärkere finanzielle Leistung. 

Die europäischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung basieren auf EU-weiten Standards, werden jedoch durch nationale Mandate umgesetzt. Die Richtlinie 2014/55/EU, allgemein als EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bezeichnet, verpflichtet öffentliche Einrichtungen, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Sie hat den privaten Sektor erheblich beeinflusst und viele EU-Länder dazu veranlasst, verbindliche Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich auf der Grundlage derselben technischen Norm EN 16931 einzuführen. Die meisten Mitgliedstaaten haben bereits die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) eingeführt, und viele sind auf dem Weg zu B2B-Vorschriften, die bis 2028 verbindlich werden sollen. 

• Freigabemodelle. Die Steuerbehörden validieren elektronische Rechnungen, bevor sie den Käufer erreichen. 
• Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC). Diese erfordern eine Berichterstattung nahezu in Echtzeit. 
• Nachprüfungsmodelle. Die Berichterstattung erfolgt nach den Transaktionen. 

Obwohl Europa auf einen harmonisierten Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung zusteuert, variiert die Art und Weise, wie die Anforderungen umgesetzt werden, nach wie vor von Land zu Land. Die meisten nationalen Rahmenwerke kombinieren Regierungsplattformen, gemeinsame Interoperabilitätsnetzwerke und lokale Nutzungsregeln, die alle auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Für Unternehmen hängt die Einhaltung der Vorschriften nicht nur vom Verständnis des Rechnungsinhalts ab, sondern auch davon, wie und wo Rechnungen übermittelt werden müssen. 

Zusammen definieren diese Elemente, welche Rechnungsdaten gesendet werden müssen, wie sie strukturiert sein müssen, welches Netzwerk oder welche Plattform verwendet werden muss und welche Geschäftsregeln in jedem Land gelten.

Obwohl die Zeitpläne variieren, treten mehrere große europäische Volkswirtschaften in kritische Umsetzungsphasen ein, beispielsweise Belgien, wo die elektronische Rechnungsstellung über Peppol im Januar 2026 obligatorisch wurde.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in ganz Europa erfordert sowohl technische als auch organisatorische Veränderungen. Um sich effektiv vorzubereiten, benötigen Unternehmen einen strukturierten Ansatz, der die Teams aus den Bereichen Finanzen, IT, Steuern und Beschaffung zusammenbringt und das Risiko von Störungen verringert, wenn die Vorschriften in ganz Europa in Kraft treten.

Als Lösung für die Transparenz der Lieferkette erhöht ein RTTVP nicht die Komplexität. Es fungiert als Tool für die Transparenz der Lieferkette, das den Betrieb vereinfacht, die Zuverlässigkeit erhöht und es einfacher macht, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. 

Die Agenda „VAT in the Digital Age” (ViDA) der EU wird die Anforderungen an die digitale Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung weiter synchronisieren und ausweiten. 

Unternehmen sollten mit erweiterten B2B-Vorgaben, einer Ausweitung der Echtzeitberichterstattung und einem einheitlicheren Ansatz für die Interoperabilität rechnen. 

Bis 2030 wird die obligatorische elektronische Rechnungsstellung voraussichtlich in der gesamten EU weit verbreitet sein, und Unternehmen mit einer robusten, flexiblen Software für die elektronische Rechnungsstellung werden in der Lage sein, sich schnell an neue Verpflichtungen anzupassen, um die langfristigen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

Descartes kann Ihnen dabei helfen, eine skalierbare, sichere Umgebung für den Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen über mehrere Länder hinweg aufzubauen. Unsere Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung validieren Daten anhand europäischer und nationaler Spezifikationen, lassen sich nahtlos in ERP-Systeme integrieren und verbinden sich mit vorgeschriebenen Rahmenwerken und Abwicklungsmodellen wie Peppol oder der polnischen KSeF-Plattform und anderen, sodass Unternehmen die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einhalten können.