Viva Energy verbessert die Einhaltung von Vorschriften durch Echtzeit-Sanktionsprüfungen

Viva Energy ist in einem komplexen regulatorischen Umfeld tätig. Vor der Implementierung der Lösungen von Descartes war die Sanktionsprüfung uneinheitlich und mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Mit Descartes Visual Compliance mit Dynamic Screening gewährleistet Viva Energy nun eine kontinuierliche Überwachung von Dritten und ermöglicht so eine schnelle, zuverlässige Compliance und Audit-Bereitschaft. Die Plattform hat das Risikomanagement optimiert und die Herangehensweise an Due Diligence und regulatorische Verpflichtungen verändert.

„Mit Descartes Visual Compliance können wir Drittanbieter und Verbraucher in Echtzeit mit absoluter Zuverlässigkeit überprüfen. Das System hat dazu beigetragen, Compliance in unsere täglichen Prozesse zu integrieren und gleichzeitig den manuellen Arbeitsaufwand und Risiken zu reduzieren.“

Oz Niam,
Senior Group Credit Analyst – Lead, Viva Energy

Vor der Einführung von Descartes stützte sich Viva Energy in hohem Maße auf manuelle Sanktionsprüfungen, ein Prozess, der häufig zu Verzögerungen, Inkonsistenzen und einer zunehmenden operativen Belastung führte. Da sich die internationalen regulatorischen Rahmenbedingungen weiterentwickelten und immer komplexer wurden, stieg das Risiko, wichtige Aktualisierungen und Überprüfungen zu übersehen, insbesondere in den expandierenden Lieferanten- und Kundennetzwerken des Unternehmens.

Compliance-Audits machten deutlich, dass Echtzeit-Screening-Funktionen und ein klar dokumentierter, vertretbarer Prozess erforderlich waren. Der Mangel an Automatisierung stellte auch eine erhebliche administrative Belastung für das Team dar, das große Mengen an Überprüfungen unter hohem Zeitdruck durchführen musste. Dies schränkte die Fähigkeit von Viva Energy ein, die Überprüfungen effizient auf mehrere Abteilungen auszuweiten.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Viva Energy Descartes Visual Compliance mit Dynamic Screening. Die Lösung automatisierte die Überprüfung aller Dritten, einschließlich Lieferanten und Kunden, anhand globaler Watchlists in Echtzeit. Die Integration in bestehende Arbeitsabläufe war unkompliziert, und die benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform ermöglichte eine reibungslose Einführung in den Compliance-, Beschaffungs- und Vertriebsteams.

Automatische Warnmeldungen stellen sicher, dass Aktualisierungen der Watchlists oder potenzielle Übereinstimmungen sofort gemeldet werden, wodurch manuelle Überprüfungen reduziert werden und ein vertretbarer Compliance-Prozess gewährleistet ist.

Was früher Tage dauerte, erfolgt nun innerhalb von Minuten mit höherer Genauigkeit und Sicherheit. Die Auswirkungen sind erheblich und messbar: schnellere Einarbeitung neuer Partner, weniger Compliance-Lücken und ein gestärktes Vertrauen in unsere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Echtzeit-Warnmeldungen und globale Aktualisierungen der Beobachtungsliste bieten kontinuierliche Transparenz hinsichtlich potenzieller Risiken und stärken die Fähigkeit von Viva Energy, auch bei sich ändernden internationalen Vorschriften die Compliance zu gewährleisten.

Durch automatisierte Überprüfungen konnte die Einarbeitungszeit erheblich verkürzt werden, sodass die Vertriebsteams schnell handeln können und gleichzeitig sichergestellt ist, dass jedes Unternehmen gründlich und effizient überprüft wird.

Zentralisierte Dokumentation und Audit-Protokolle unterstützen interne und externe Compliance-Prüfungen und liefern eindeutige Nachweise für die Sorgfaltspflicht und ein solides Governance-Framework.

Die Automatisierung hat die Compliance-Mitarbeiter entlastet, sodass sie sich nun auf höherwertige Risikoaktivitäten konzentrieren können, während gleichzeitig die Konsistenz und die Genauigkeit der Überprüfungen bei allen Aufträgen verbessert wurden.