¿Mito o Verdad? El Software para Freight Forwarders es Demasiado Caro para Generar ROI

Algunas empresas afirman que perciben la contratación de plataformas como un costo y no como una inversión. La adquisición de un software de logística genera dudas sobre los costos de implementación y los modelos de suscripción, lo que hace que el enfoque se centre en el gasto inicial en lugar del valor que puede aportar al negocio.

La realidad es que los principales cuellos de botella que reducen la rentabilidad pueden optimizarse precisamente con un software de logística: procesos manuales propensos a errores, sistemas internos desconectados e ineficiencias operativas que impiden que las empresas de agenciamiento de carga mejoren su rentabilidad.

Los clientes de quienes se dedican al agenciamiento de carga buscan visibilidad de los envíos y cotizaciones en tiempo real, con acceso las 24 horas del día. Estas expectativas elevan el nivel de exigencia respecto a la experiencia de una forma que solo puede ser atendida a través de la tecnología. La carrera por mejorar la productividad y proteger los márgenes de beneficio ya ha comenzado.

Ya sea gestionando cientos o miles de envíos al mes, muchos agentes de carga continúan operando con procesos manuales que generan costos operativos significativos. Por ejemplo:

· Los mismos datos se introducen varias veces en diferentes aplicaciones.

· Las actualizaciones de los envíos se realizan de forma manual.

· Las cotizaciones son realizadas por los vendedores, consumiendo una parte significativa del tiempo que podrían dedicar a las ventas.

Los procesos regulatorios y de cumplimiento exigen un esfuerzo administrativo considerable para investigar los requisitos más recientes y registrar documentos de importación y exportación ante los organismos gubernamentales competentes. El

tiempo invertido en estos procesos manuales muchas veces no se cuantifica, pero, colectivamente, consume un tiempo valioso de los empleados, aumenta la probabilidad de errores, ralentiza los tiempos de respuesta a los clientes y dificulta la expansión eficiente del negocio. Un software de logística puede generar un impacto significativo, automatizando tareas y haciendo que los procesos de agenciamiento de carga sean más eficientes.

¿Por Qué Persiste el Mito?

La principal razón por la que persiste la percepción de que el software de logística es caro es que los costos del software son altamente visibles, mientras que los costos derivados de procesos manuales ineficientes son mucho más difíciles de cuantificar.

Las tarifas de suscripción y los costos de implementación se pueden calcular antes de una compra. Por otro lado, el costo acumulado de la creación manual de documentos, de la corrección de errores en la entrada de datos, de la atención a consultas sobre envíos o de la gestión de múltiples sistemas desconectados rara vez se mide y, en su lugar, se acepta como parte normal de las operaciones del negocio.

Bart van Apeldoorn, Global Sales Account Executive de Descartes, comparte perspectivas de conversaciones con agentes de carga de pequeño y mediano tamaño:

"Considerando que estas organizaciones operan en un entorno estructuralmente de bajo margen, el servicio, la velocidad y la proactividad son sus únicos diferenciadores reales. Cuando los agentes de carga utilizan tres o cuatro sistemas separados solo para ahorrar un poco en el presupuesto inicial, dejan de considerar su activo más caro, que es el tiempo. El tiempo es lo único que un agente de carga no puede guardar para usar más tarde. O se utiliza de manera eficiente y productiva ahora, o desaparece para siempre."

Muchas organizaciones también continúan evaluando softwares principalmente en función del precio de adquisición, en lugar de considerar las mejoras operativas más amplias que estos pueden proporcionar. Como resultado, las discusiones sobre el retorno de la inversión a menudo omiten los importantes logros en productividad, atención al cliente y escalabilidad del negocio que proporciona un software de logística moderno.

¿Qué ha Cambiado en Relación con la Tecnología

Las plataformas basadas en la nube automatizan cotizaciones, documentación, gestión de envíos y cumplimiento normativo, al mismo tiempo que reúnen información empresarial crítica en un único ecosistema. Un TMS (Transportation Management System) puede integrar diferentes etapas de la operación y centralizar información esencial para la gestión de los envíos.

Estos recursos reducen el trabajo administrativo repetitivo, mejoran la visibilidad y proporcionan a los empleados mejor información para tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas. Estas capacidades permiten reasignar los esfuerzos de los empleados hacia actividades orientadas al crecimiento.

Un software de logística moderno permite que las organizaciones procesen más envíos, atiendan a más clientes y sostengan el crecimiento del negocio sin aumentar la complejidad operativa. La capacidad de digitalizar flujos de trabajo también abre espacio para opciones de autoservicio para el cliente, las cuales pueden aumentar la disponibilidad del servicio. Las opciones de autoservicio permiten a los clientes acceder a información, realizar transacciones o resolver problemas de forma independiente, en cualquier momento y lugar, sin tener que esperar por un agente disponible o por una llamada de vuelta.

¿De Dónde Proviene el ROI?

El mayor retorno de la inversión radica en el uso de la tecnología para optimizar el rendimiento operativo en toda la empresa. La cotización automatizada permite que los equipos de ventas respondan más rápidamente, al mismo tiempo que mejora la consistencia de los precios. La gestión centralizada de tarifas elimina el tiempo invertido buscando información en hojas de cálculo y cadenas de correos electrónicos. Los flujos de trabajo automatizados de documentación y cumplimiento reducen errores y esfuerzos administrativos. La visibilidad de los envíos en tiempo real permite que los equipos gestionen de forma proactiva las excepciones antes de que afecten a los clientes.

Para un freight forwarder, estas mejoras pueden representar ganancias de productividad en diferentes etapas de la operación. En conjunto, reducen los costos operativos y, al mismo tiempo, permiten a los empleados dedicar más tiempo a la atención al cliente y al desarrollo de nuevas oportunidades de negocio.

Perspectiva del Cliente

Muchas empresas pueden iniciar su evaluación de tecnología centrándose únicamente en los costos del software. Es cuando comienzan a comprender el impacto financiero de sustituir los procesos manuales que el verdadero impacto del ROI empieza a materializarse. En lugar de añadir empleados para hacer frente al aumento del volumen de envíos, las empresas descubren que pueden automatizar actividades rutinarias, consolidar varios sistemas en una sola plataforma y mejorar significativamente la productividad de sus operaciones. AMC Transportation destaca cómo la solución de Descartes ayudó a reducir costos mediante la automatización de procesos manuales y la integración de sistemas distintos:

"Descartes nos está ayudando a ahorrar costos. Como agente de carga, nuestro mayor costo es la mano de obra, y las soluciones que ahorran tiempo esencialmente nos llevan a mayores ganancias. La tecnología también se integra perfectamente con nuestro sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), lo que nos permite ahorrar aún más tiempo y dinero. Estamos utilizando los costos reducidos para reinvertir en tecnología y enfocarnos en el servicio al cliente, lo que aumenta la retención de clientes a largo plazo." — Wilson Huang, Head of Product & Marketing, AMC Transportation.

¿Cómo Puede Ayudar Descartes?

El software de logística de Descartes ayuda a los proveedores de servicios logísticos a optimizar sus operaciones, automatizando actividades manuales y digitalizando procesos orientados al cliente. Nuestra solución permite la coordinación eficiente de los envíos desde el origen hasta el destino, facilita el seguimiento por parte de los clientes en tiempo real, agiliza la comunicación entre las partes involucradas, automatiza los procesos de documentación y proporciona información valiosa a través de funciones avanzadas de contabilidad y análisis.

Nuestras funciones de despacho de aduanas automatizan actividades, como la gestión de tarifas y cotizaciones, y le permiten realizar cotizaciones para los clientes en tiempo real a través de una plataforma digital de autoservicio, correo electrónico o teléfono. Para las empresas de agenciamiento de carga, estos recursos ayudan a conectar diferentes etapas de la operación y a reducir la dependencia de los procesos manuales.

Las características principales incluyen la automatización de tareas repetitivas y manuales, abarcando cotizaciones, gestión de documentos, seguimiento de hitos, flujos de trabajo de cumplimiento e integración de datos, utilizando una única fuente de información.

Al reunir la gestión de envíos, el cumplimiento aduanero y la contabilidad en una sola solución, los agentes de carga pueden eliminar la entrada duplicada de datos, mejorar la colaboración entre los equipos y proporcionar a la gerencia y a los clientes una mayor visibilidad operativa.

La Descartes Global Logistics Network™ conecta a los agentes de carga con transportistas, autoridades aduaneras, puertos, terminales y socios logísticos, entre otros. En lugar de desarrollar y mantener cientos de conexiones individuales, los agentes de carga obtienen acceso inmediato a un amplio ecosistema logístico que mejora la visibilidad, acelera la comunicación y simplifica el cumplimiento normativo.

Implementación Modular

Implemente las funcionalidades que necesita hoy ya sean operaciones de transporte de carga, cumplimiento aduanero, portales para clientes o gestión de precios y cotizaciones, y expándase con características adicionales según sea necesario. Este enfoque por fases minimiza las interrupciones y, al mismo tiempo, proporciona valor más rápidamente. De esta manera, el software de logística puede acompañar las necesidades actuales de la empresa y evolucionar a medida que la operación crece.

Soporte para múltiples ubicaciones, entidades, monedas y requisitos regulatorios locales, como declaraciones de seguridad, desde una única plataforma. A medida que su empresa crece, la tecnología crece junto con el negocio.