Wat is denied party screening?

Screening op uitgesloten partijen verwijst naar het proces waarbij namen van klanten, zakenpartners, bezoekers aan faciliteiten enz. worden afgetoetst tegen officiële controlelijsten met personen en entiteiten waarmee zaken doen verboden is. De screening op uitgesloten partijen is een cruciaal onderdeel van de meeste processen inzake exportcompliance en kan helpen om de dekking van de organisatie te maximaliseren en haar te vrijwaren van overtredingen.

In het gewone dagelijkse taalgebruik kunnen screening op uitgesloten partijen en screening op beperkte partijen perfect door elkaar worden gebruikt, en er bestaat geen functioneel verschil tussen beide termen. Strikt juridisch gezien is er echter wel een verschil tussen beide, en dat kan gevolgen hebben voor het proces voor exportcompliance van een organisatie:

• Een uitgesloten partij is een partij waarvan de exportprivileges werden ingetrokken (of uitgesloten). Zaken doen met of goederen en technologie verkopen aan een uitgesloten partij kan nog steeds mogelijk zijn; indien die uitgesloten partij de goederen of technologie nadien echter (opnieuw) uitvoert, is er sprake van een overtreding van de exportcompliance. In een dergelijk geval is de organisatie die dat goed of die technologie heeft verkocht, ook medeplichtig aan de overtreding. Een doeltreffende manier om dergelijke uitkomsten te voorkomen is aandringen op verklaringen met betrekking tot het eindgebruik en de eindgebruiker.
• Een beperkte partij is een partij waarmee handel drijven of zaken doen beperkt is. Deze beperkingen kunnen gedeeltelijk zijn - dit betekent dat transacties en handel in bepaalde specifieke goederen of technologieën met die partij verboden zijn - of volledig, wat betekent dat zaken doen met die partij verboden is.

Lijsten met uitgesloten partijen (of lijsten met beperkte partijen) zijn lijsten met personen, organisaties en entiteiten waarmee zaken doen volledig of gedeeltelijk verboden is. Deze lijsten worden bijgehouden door overheden en internationale instanties wereldwijd. Voor de screening op uitgesloten partijen moeten de namen van de partijen en entiteiten waarmee een organisatie zaken doet, worden vergeleken met de namen op de relevante lijsten met uitgesloten partijen.

De meeste organisaties die de noodzaak van screening begrijpen, weten ook dat alle klanten zouden moeten worden gescreend. Organisaties zouden echter best een screening uitvoeren voor alle entiteiten waarmee ze te maken hebben. We hebben het dan over leveranciers, nieuwe werknemers, fusies en overnames, vrachtverladers, zakenpartners en vennoten, aannemers, doorverkopers en zelfs bezoekers aan hun fysieke sites.

Normaal gezien moet de screening gebeuren bij het eerste contactpunt tussen de organisatie en de entiteit die wordt gescreend. Deze controles zouden in heel wat verschillende situaties moeten worden uitgevoerd, niet enkel in het kader van de internationale handel.

Bijvoorbeeld vanuit het standpunt van human resources, financiële transacties, veiligheid van de site en nog een hele reeks andere scenario's waarin organisaties in contact komen met derde partijen.

Het screenen moet ook permanent gebeuren, want aangezien de meeste lijsten met uitgesloten partijen voortdurend veranderen, kan een partij die er eerst niet op stond, er bij een volgende transactie wel op staan. Een voortdurende screening kan helpen om onopzettelijke overtredingen inzake exportcompliance te voorkomen.

Er zijn honderden lijsten met uitgesloten partijen, die elk afzonderlijk worden bijgehouden door verschillende overheden en internationale organisaties wereldwijd. Organisaties moeten nagaan tegen welke lijsten met uitgesloten partijen zij precies moeten screenen om aan de voorschriften te voldoen.

Voor een in België gevestigd bedrijf dat enkel in het binnenland actief is, moet nog steeds worden nagegaan of het op Europese lijsten voorkomt - maar wellicht is een screening op basis van controlelijsten van de Verenigde Staten niet nodig als het daar geen zaken doet.

Ja. Elke organisatie is wettelijk verplicht om te voldoen aan de voorschriften inzake exportcompliance die op haar van toepassing zijn, en aangezien de meeste jurisdicties eigen lijsten met uitgesloten partijen bijhouden, moet elke organisatie die onder een bepaalde jurisdictie valt, de relevante lijsten met uitgesloten partijen screenen om het risico op overtredingen inzake exportcompliance tot een minimum te beperken.

Ja, zelfs organisaties die niet aan export doen zouden moeten screenen, ten minste tegen lijsten met uitgesloten partijen die de overheden van hun land bijhouden. Personen en entiteiten in hun eigen land kunnen immers ook op deze controlelijsten staan, en zaken doen met deze personen en entiteiten kan leiden tot een overtreding van de compliance-voorschriften.

Organisaties moeten alle entiteiten waarmee zij in contact komen screenen bij het juiste contactpunt. Lijsten met uitgesloten partijen veranderen echter vrijwel voortdurend, en een entiteit die er eerst niet op stond, kan er de volgende keer dat een organisatie ermee te maken krijgt, wel op staan. Het is daarom ten stelligste aanbevolen om alle entiteiten waarmee een organisatie te maken krijgt te screenen telkens zij ermee te maken krijgt. Een tool voor het screenen van uitgesloten partijen met geautomatiseerde herscreening, zoals de het pakket Visual Compliance van Descartes voor het screenen van uitgesloten partijen, kan helpen om wrijving en de middelen die bij het proces komen kijken tot een minimum te beperken.