Distribuição De Bebidas: Quanto O Tempo De Intervalo Entre Turnos Está Custando Para O Seu Negócio?

O tempo de intervalo (também chamado de tempo ocioso) é o período de descanso que os motoristas passam no depósito antes e depois de sua rota. Durante essas janelas, os motoristas estão de serviço, mas não dirigindo.

O tempo de intervalo da manhã e da tarde representa uma pequena parte do dia de cada motorista. No entanto, se essa métrica não for gerenciada proativamente, as ineficiências podem se acumular. Conforme sua frota cresce, os custos com horas extras aumentam e as promessas de entrega tornam-se mais difíceis de cumprir.

Talvez você não saiba qual é o tempo médio dos intervalos intrajornada dos seus motoristas, ou pode ter uma suspeita de que está alto demais, mas não sabe o que fazer a respeito. Se isso soa familiar, continue lendo para conhecer uma abordagem passo a passo para identificar e eliminar o tempo excessivo de intervalo e descanso.

No depósito, os motoristas estão fora da estrada, mas ainda no horário de trabalho. Esse tempo é reservado para atividades que contribuem para a produtividade das entregas – por exemplo, carregar e descarregar mercadorias ou realizar inspeções veiculares.

Contudo, muito frequentemente, esse "tempo de buffer" se prolonga devido a ineficiências operacionais e hábitos dos motoristas. Aqui estão alguns desafios comuns que podem estender o intervalo de um motorista:

Ineficiências Operacionais

• Atraso na disponibilidade do veículo ou da carga: Os horários de início de rota são irrealistas, pois o pessoal do depósito ainda está separando, empacotando ou carregando paletes quando os motoristas chegam.
• Personalização e complexidade de carga: Cargas de bebidas são montadas sob medida para o mix de SKUs e tamanho do pedido de cada conta. Essa complexidade pode prolongar tarefas de separação, preparação ou carregamento.
• Logística de retorno ineficiente: Não há um processo padronizado para lidar com vazios, devoluções ou produtos fora de validade.
• Congestionamento de pátio ou docas: Espaço limitado ou muitos veículos retornando ao mesmo tempo causa filas e gargalos.
• Procedimentos manuais ou ineficientes: Inspeções veiculares em papel, faturamento e procedimentos de comprovação de entrega (POD) retêm os motoristas no depósito. Despacho verbal e expectativas pouco claras podem adicionar confusão.

Comportamento Do Motorista

• Hábitos do motorista: Motoristas consciente ou inconscientemente estendem seu tempo no depósito com atividades não relacionadas ao trabalho.
• Falta de responsabilidade: O tempo de intervalo intrajornada não é rastreado, então há pouco incentivo para realizar as tarefas rapidamente. Os motoristas não percebem que estão levando mais tempo do que o necessário para concluir.

Não detectado, o tempo de intervalo intrajornada de trabalho prolongado aumenta os custos de mão de obra e prejudica o desempenho das entregas. Quando os motoristas passam mais tempo do que o planejado no depósito, isso resulta em:

• Custos de horas extras evitáveis e fadiga do motorista.
• Atrasos na saída das rotas e potenciais janelas de entrega perdidas.
• Gargalos em pátios e armazéns, contribuindo para mais ineficiência.

Na Descartes, trabalhamos com distribuidores de bebidas que descobriram uma média de mais de 25 minutos de intervalo intrajornada de trabalho não planejado por motorista. Em um negócio de médio porte, isso pode chegar a centenas de milhares de dólares. Para grandes distribuidores, as horas extras podem totalizar milhões anualmente.

A maioria dos distribuidores não possui sistemas integrados que possam capturar informações sobre o tempo de intervalo. Isso torna difícil identificar problemas quando eles surgem.

Quando existe tecnologia implementada, o foco normalmente está no tempo de viagem e no desempenho das paradas. As ferramentas de planejamento e execução de rotas não estão integradas com o Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS), portanto, o tempo de intervalos intrajornada permanece invisível para os softwares de análise.

Neste caso, os distribuidores precisam confiar em sua intuição quando se trata de atividades baseadas no depósito.

Ferramentas de execução de rotas podem trazer visibilidade ao tempo de intervalo da manhã e da tarde, capacitando você a identificar gargalos e orientar motoristas. Aqui está como começar:

1. Use ferramentas integradas de execução e RH para identificar ineficiências. Como diz o ditado, "o que é medido pode ser gerenciado". As ferramentas de execução de rotas da Descartes se integram ao seu HRIS para identificar áreas de fuga de custos. Aqui está como o software dedicado esclarece o tempo de intervalo:
2. Identificação de desvios de tempo ocioso: Cruzando dados de GPS, quilometragem e horários, o sistema pode identificar inconsistências e destacar tempos problemáticos de descansos.
3. Alertas de violação em tempo real: O software alerta supervisores de motoristas quando as operações se desviam do plano – como quando um motorista leva mais de trinta minutos para concluir o processo de fechamento.
4. Tarefas de gestão: A ferramenta pode criar automaticamente tarefas priorizadas para sua equipe, lembrando supervisores de verificar com os motoristas após violações.

Com maior visibilidade, você pode atacar os problemas subjacentes que aumentam os custos trabalhistas.

• Abordar desafios operacionais: uma vez que você conheça a extensão do problema, pode trabalhar com motoristas para identificar o que está atrasando as coisas.
• Os horários planejados de início de rota são irrealistas?
• Existem falhas recorrentes nos veículos?
• Os motoristas estão realizando tarefas desnecessárias?
• Existem tarefas que poderiam ser redistribuídas?
• Os motoristas têm dificuldade em encontrar o veículo designado?
• Os motoristas precisam pegar equipamentos como cintas do outro lado do prédio?
• O pátio está muito congestionado?

Agora que você sabe onde o tempo está sendo perdido, pode começar a abordar as causas raízes.

• Orientar motoristas para construir hábitos eficientes: O tempo prolongado de intervalo intrajornada de trabalho é frequentemente resultado de hábitos arraigados dos motoristas.

Não é incomum que motoristas bem-intencionados conversem com colegas ou circulem pelo depósito ainda no horário de trabalho. Na ausência de dados sobre o tempo de intervalo e descansos, os motoristas podem não estar cientes de que estão demorando demais. Com o feedback e apoio adequados, você pode ajudar os motoristas a se alinhar com as expectativas da empresa. Aqui estão algumas maneiras de começar:

• Comparar os tempos de intervalo dos motoristas e fornecer feedback construtivo ou incentivos para consistência.
• Educar motoristas sobre rotinas eficientes pré e pós-viagem.
• Garantir que as expectativas sejam claras em relação às tarefas que precisam ser concluídas.
• Orientar motoristas que possam ser rotineiramente mais lentos devido a hábitos, inexperiência ou desengajamento.

Como muitos distribuidores de bebidas, a Heartland Coca-Cola percebeu que a visibilidade limitada da frota estava aumentando os custos. A empresa se associou à Descartes para introduzir software de execução de rotas em tempo real.

O relatório de tempo de intervalo significa que, em vez de comparar cada centro de distribuição (CD) com um tempo de intervalo intrajornada aleatório de 30 minutos, a Heartland pode acompanhar como cada CD está melhorando semana após semana ou ano após ano. Crucialmente, os supervisores podem aprofundar o desempenho de cada membro da equipe.

"Talvez você tenha um membro da equipe que está levando uma hora todos os dias", explica Curtis Ackerman, Líder de Processos de Negócios da Heartland Coca-Cola. "Esse membro da equipe está fazendo algo que acha que deveria fazer, mas não precisa? Existe um obstáculo no caminho dele que precisamos remover? No passado, não tínhamos essa informação: era tudo baseado em sentimento."

O tempo de intervalo não gerenciado rói silenciosamente a produtividade, o lucro e o desempenho. Felizmente, as causas raízes são resolúveis uma vez que você as ilumine.

Quer ajuda para começar? Entre em contato com a Descartes para descobrir como as ferramentas de execução de rotas permitem medir, gerenciar e reduzir o tempo de intervalo em toda a sua frota.