Transportmanagementsysteme (TMS): Der umfassende Leitfaden

Was ist ein Transportmanagementsystem?

Eine TMS-Lösung hilft Unternehmen dabei, den Warenverkehr zu planen, durchzuführen, zu verfolgen und zu optimieren. Für Verlader wird es zum Betriebssystem für Transportentscheidungen: Wie soll die Fracht transportiert werden, welcher Spediteur soll eingesetzt werden, wie hoch sind die zu erwartenden Kosten, wo befindet sich die Sendung und verbessert sich die Leistung im Laufe der Zeit? Für 3PLs und Frachtmakler unterstützt ein TMS die Abwicklung von Kundenfrachten, die Koordination der Spediteure, das Margenmanagement, die Sendungsverfolgung und die Servicequalität.

Eine leistungsstarke TMS-Software ist mehr als nur ein Tool zur Frachtbuchung – sie hilft Unternehmen, den Transport als Geschäftsprozess zu verwalten. Sie verknüpft Daten wie Aufträge, Sendungsabwicklung und Kostenkontrolle in einem einzigen Workflow.

Diese Verknüpfung ist wichtig, da Transportentscheidungen selten isoliert getroffen werden. Die Wahl eines Spediteurs kann sich auf die Lieferleistung auswirken. Eine verspätete Abholung kann den Kundenservice beeinträchtigen. Eine schlechte Routenentscheidung kann die Kosten erhöhen.  Fehlende Sendungsverfolgung kann zu zusätzlichem manuellem Arbeitsaufwand in mehreren Teams führen.. Ein TMS bietet Versendern einen strukturierteren Ansatz für den Umgang mit diesen Abwägungen.

Welche Arten von TMS gibt es?

Nicht jedes TMS ist für dieselbe Art von Unternehmen oder Transportbetrieb konzipiert. Die richtige Kategorie hängt davon ab, ob der Käufer ein Versender, ein Logistikdienstleister oder ein Unternehmen mit einem hybriden Betriebsmodell ist.

Betrachten Sie die verschiedenen Arten von Lösungen:

• Ein Versender-TMS ist für Hersteller, Einzelhändler, Distributoren und Großhändler konzipiert. Diese Art von System konzentriert sich auf Frachtplanung, Spediteurauswahl, Ausführung, Transparenz, Kontrolle und Leistungsverbesserung.
• Ein Makler-TMS ist für Logistikdienstleister konzipiert, die Fracht im Auftrag von Kunden verwalten.
• Ein Spediteur- oder Flotten-TMS unterstützt Unternehmen, die Transportmittel betreiben. Der Schwerpunkt kann unter anderem auf der Disposition, dem Fahrermanagement und der Routenabwicklung liegen.
• Ein TMS für Spediteure und 3PL/LSP unterstützt internationale Frachttransporte, die See- und Luftfracht, Zollabfertigung, Dokumentation und die Koordination mehrstufiger Transporte umfassen. Diese Systeme sind oft dokumentationsintensiv und erfordern eine starke Vernetzung mit internationalen Logistikpartnern.

TMS-Software optimiert und automatisiert Ihre Transportabläufe und kann bei Bedarf Ihre Abhängigkeit von ausgelagerten Transportdienstleistungen verringern. Dies kann für Unternehmen attraktiv sein, die die Kontrolle behalten möchten, aber zusätzliche operative Ressourcen oder strategische Unterstützung beim Transportmanagement benötigen.

Da verschiedene TMS-Plattformen unterschiedliche Probleme lösen, müssen Unternehmen von ihrem Betriebsmodell ausgehen. Ein Versender mit komplexen multimodalen Frachttransporten, vielen Spediteuren und dem Bedarf an Netzwerktransparenz wird eine andere Wahl treffen als ein Makler, der die Marge pro Ladung verwaltet, oder ein Flottenbetreiber, der seine Fahrzeuge verwaltet.

Wichtige Vorteile von Transportmanagement-Software

Der Business Case für ein TMS beginnt in der Regel mit der Senkung der Frachtkosten, doch der Nutzen geht über die reinen Transporttarife hinaus. Ein gut implementiertes TMS kann zudem die finanzielle Kontrolle, die betriebliche Effizienz und die Servicezuverlässigkeit entlang der gesamten Lieferkette verbessern.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

Frachtkosteneinsparungen

Ein TMS kann dazu beitragen, die Frachtkosten zu senken, indem es Bereiche wie die Auswahl von Spediteuren, Ausschreibungen, die Wahl des Verkehrsträgers und mehr optimiert. Anstatt sich auf manuelle Recherchen zu verlassen, können Teams Transportentscheidungen auf der Grundlage realer Daten treffen.

Zugehörige Funktionen: Spediteurauswahl und Ausschreibung, Konsolidierung und vorausschauende Planung, multimodale Planung, Frachtaudit und Rechnungsprüfung.

Einsparungen durch Konsolidierung und vorausschauende Planung

Einsparungen bei den Frachtkosten ergeben sich oft daraus, wie Sendungen vor ihrem Transport geplant werden. Ein TMS kann dabei helfen, Konsolidierungsmöglichkeiten zu identifizieren, kompatible Aufträge zu bündeln, die Wahl des Verkehrsträgers zu optimieren und unnötige oder ineffiziente Transporte zu reduzieren. Dies ist besonders wichtig für Teams, die mehrere Standorte, häufige Sendungen oder komplexe Vertriebsnetze verwalten.

Zugehörige Funktionen: Konsolidierung und Vorausplanung, multimodale Planung, Spediteurauswahl und Ausschreibung.

Frachtprüfung und Kostenkontrolle

Die Frachtprüfung ist ein wichtiger Faktor für Einsparungen, da Rechnungsfehler, doppelte Abrechnungen oder Tarifabweichungen die Transportkosten unbemerkt in die Höhe treiben können. Ein TMS kann Frachtrechnungen anhand der vertraglich vereinbarten Tarife, Sendungsdetails und erwarteten Kosten überprüfen und ermöglicht so den Finanz- und Transportteams eine bessere Kontrolle über die tatsächlichen Ausgaben.

Zugehörige Funktionen: Frachtaudit und Rechnungsprüfung, Kostenverrechnung, Analysen und Berichterstellung.

Reduzierung von Liegegeld-, Stand- und Nebenkosten

In manchen Betrieben können Liegegeld, Standzeiten und Wartezeiten die Kosten erheblich in die Höhe treiben. Ein TMS kann dazu beitragen, diese Kosten zu senken, indem es die Terminkoordination, die Sendungsverfolgung, die Kommunikation mit den Spediteuren und das Ausnahmemanagement verbessert.

Zugehörige Funktionen: Rampenplanung und Terminmanagement, Echtzeit-Transparenz und Ausnahmemanagement, Anbindung an Spediteure.

Verbesserte Transparenz und Kontrolle

Transportteams müssen wissen, wo sich Sendungen befinden, welche Ladungen gefährdet sind und welche Maßnahmen erforderlich sind. Software zur Transporttransparenz hilft Teams dabei, Sendungen zu überwachen, Statusaktualisierungen zu erhalten, Ausnahmen zu verwalten und präziser mit Kunden und internen Stakeholdern zu kommunizieren.

Zugehörige Funktionen: Echtzeit-Transparenz und Ausnahmemanagement, Anbindung an Spediteure, Analysen und Berichterstellung.

Höhere betriebliche Effizienz

Die manuelle Verwaltung von Transporten ist in der Regel mit sich wiederholender Dateneingabe, E-Mails, Telefonaten,  Prüfung verschiedener Portale und der Aktualisierung von Tabellenkalkulationen verbunden. Ein TMS kann viele Aufgaben automatisieren, wie z. B. die Erstellung von Sendungen, die Ausschreibung und die Kommunikation mit Spediteuren. Durch diese Verringerung des Verwaltungsaufwands können sich Teams auf Ausnahmen konzentrieren und Prozesse optimieren.

Zugehörige Funktionen: Anbindung an Spediteure, Spediteurauswahl und Ausschreibung, Automatisierung, Echtzeit-Transparenz und Ausnahmemanagement.

Besserer Kundenservice

Die Lieferleistung ist Teil des Kundenerlebnisses. Wenn Versender, Spediteure und 3PLs genauere Sendungsinformationen bereitstellen, schneller auf Verzögerungen reagieren und versäumte oder verspätete Lieferungen reduzieren können, stärken sie das Vertrauen der Kunden. Für viele Unternehmen trägt die Zuverlässigkeit des Transports direkt zur Kundenbindung und zum Umsatzwachstum bei.

Verbesserte Zusammenarbeit

Der Transport hängt von der Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens ab (z. B. Einkauf, Kundenservice, Lagerbetrieb). Ein TMS bietet diesen Parteien einen einheitlicheren Prozess und gemeinsame Informationen, wodurch Reibungsverluste durch isolierte Systeme und informelle Kommunikation reduziert werden.

Verbesserte Nachhaltigkeit

Der Transport ist für viele Unternehmen oft der größte Verursacher von Scope-3-Emissionen. Ein TMS kann dazu beitragen, unnötige Fahrmeilen zu reduzieren, die Optimierung von Verkehrsträgern und Ladungen zu unterstützen, die Konsolidierung zu verbessern sowie Emissionsmessungen und -berichte bereitzustellen.

Hauptmerkmale einer modernen TMS-Plattform

TMS-Lösungen helfen dabei, den Transport als durchgängigen Prozess zu verwalten und nicht als eine Ansammlung unzusammenhängender Aufgaben. Zu den Funktionen, die Sie in einer TMS-Plattform finden können, gehören:

• Multimodale Planung: ermöglicht es Teams, verschiedene Verkehrsträger und Serviceoptionen zu bewerten. Für Versender mit unterschiedlichen Frachtprofilen ist multimodale Unterstützung unerlässlich, da Einsparungen oft durch die Wahl des richtigen Verkehrsträgers und nicht einfach durch den niedrigsten Tarif erzielt werden.
• Konsolidierung und vorausschauende Planung: Hilft dabei, Möglichkeiten zur Zusammenführung kompatibler Aufträge zu identifizieren, die Ladungszusammenstellung zu verbessern, Teillieferungen zu reduzieren und bessere Planungsentscheidungen zu treffen, bevor die Fracht zur Beförderung freigegeben wird.
• Umfangreiches bestehendes Netzwerk aus Spediteuren und Frachtführern: Ermöglicht die automatisierte Kommunikation zwischen Partnern über Electronic Data Interchange (EDI), Application Programming Interfaces (APIs), Portale oder netzwerkbasierte Konnektivität. Dies ist eine entscheidende Funktion, da die Transportautomatisierung von der Fähigkeit des TMS abhängt, Informationen mit Ihrem Spediteur- und Transportunternehmen-Netzwerk auszutauschen.
• Automatisierte Spediteurauswahl und Auftragsvergabe/Buchung: Hilft bei der Entscheidung, welcher Spediteur die Fracht befördern soll, basierend auf Tarifen, Serviceanforderungen, Verfügbarkeit, Leistung und Geschäftsregeln.
• Routenoptimierung und Spediteurauswahl: Hilft bei der Festlegung, wie die Fracht befördert werden soll, basierend auf mehreren Datenpunkten wie Kosten, Service und Kapazität. Hier wandelt ein TMS Transportdaten in Entscheidungen um.
• Echtzeit-Transparenz: Verfolgung des Sendungsstatus, Erkennung von Verzögerungen, Verwaltung von Ausnahmen und Verbesserung der voraussichtlichen Ankunftszeiten. Transparenz ist wertvoller, wenn sie in Transport-Workflows und ein TMS eingebettet ist, anstatt als separates Dashboard behandelt zu werden, das Teams manuell abgleichen müssen.
• Frachtprüfung und Zahlungsfunktionen: Unterstützung bei der Überprüfung von Rechnungen und Reduzierung von Abrechnungsfehlern, indem Finanz- und Transportteams einen klareren Überblick über die tatsächlichen Transportkosten erhalten.
• Kostenverrechnung: unterstützt Unternehmen, die Transportkosten nach Kunden, Geschäftsbereichen, Produktlinien, Standorten, Aufträgen oder Kostenstellen verrechnen müssen.
• Laderampenplanung: koordiniert Abhol- und Liefertermine an verschiedenen Standorten, was dazu beiträgt, Staus zu reduzieren, die Personalplanung zu verbessern und Stand- oder Wartezeiten zu verkürzen.
• Analysen und Berichterstellung: wandelt Transportdaten in Erkenntnisse zu Ausgaben, Spediteurleistung, Servicelevels, Ausnahmen, Streckenleistung und Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung um.

Das richtige TMS muss dort effektiv sein, wo der Transportbetrieb des Versenders die höchsten Kosten, die größte Komplexität und das größte Servicerisiko verursacht.

Wie verändert KI die Transportmanagement-Software?

KI verändert das Transportmanagement, indem sie Teams dabei unterstützt, von einer reaktiven zu einer vorausschauenderen, datengestützten Entscheidungsfindung überzugehen. Ein vernetztes TMS liefert Unternehmen die Echtzeit-Transportdaten, die KI benötigt, um Muster zu erkennen, Störungen vorherzusehen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und eine intelligentere Planung zu unterstützen. Für Verlader, Spediteure und 3PL-Anbieter kann dies eine bessere Transparenz über alle Sendungen, ein schnelleres Ausnahmemanagement und weniger Fehler bedeuten.

 Der eigentliche Mehrwert von KI in einem TMS liegt nicht in der Automatisierung als Selbstzweck. Es ist die Fähigkeit, die Entscheidungsfindung im Transportwesen innerhalb eines komplexen, schnelllebigen Netzwerks zu verbessern. Wenn alle beweglichen Teile miteinander vernetzt sind (z. B. Sendungsdaten, Leistung der Spediteure, Tarife), kann KI Teams dabei helfen, Probleme zu priorisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Transportleistung zu steigern. Dadurch wandelt sich das TMS von einem System, das lediglich bei der Verwaltung von Frachtaktivitäten hilft, zu einer Plattform, die fundiertere Entscheidungen, einen besseren Service und widerstandsfähigere Abläufe unterstützt.

TMS-Preisgestaltung

Die Preisgestaltung für TMS hängt von mehreren Faktoren ab. Moderne TMS-Plattformen sind cloudbasiert, und die laufenden Kosten sind oft an die Nutzung gekoppelt.

Ein gängiges Modell ist der Preis pro Sendung, der attraktiv ist, da die Kosten mit dem Transportaufkommen skalieren und die Gebühr pro Sendung in der Regel je nach Volumen, Verkehrsträger und erforderlichen Funktionen variiert. Einige Anbieter berechnen ihre Preise pro Nachricht, Dokument oder Transaktion. Das mag auf den ersten Blick günstig erscheinen, doch die Gesamtkosten können steigen, wenn jede Sendung viele abrechnungsrelevante Ereignisse generiert.

Versender sollten genau prüfen, was im Preis inbegriffen ist. Während bestimmte Funktionen bei einem Anbieter bereits enthalten sind, werden sie von einem anderen möglicherweise als zusätzliche Kosten behandelt. Beispielsweise verfügen einige traditionelle TMS-Anbieter nicht über ein großes Spediteur-Netzwerk und ein Modul für Echtzeit-Transparenz, was bedeutet, dass sie einen oder sogar zwei zusätzliche Partner benötigen und somit Kosten entstehen, um diese Lücken zu schließen.

Neben dem Preis der Lösung müssen Unternehmen auch den ROI der Lösung berücksichtigen. Unternehmen können mit einer TMS-Plattform oft 5 % bis 10 % ihres Transportbudgets einsparen.

Ein realistischer Business Case sollte sowohl Einsparungen als auch den betrieblichen Mehrwert berücksichtigen. Einsparungen können sich aus geringeren Frachtkosten, weniger Rechnungsfehlern und einer höheren Arbeitseffizienz ergeben. Der betriebliche Mehrwert kann durch eine bessere Kundenkommunikation, weniger Verzögerungen, eine höhere Leistung der Spediteure und zuverlässigere Transportdaten entstehen.

Wie lange dauert die Implementierung eines TMS?

Die Dauer der Implementierung hängt vom Umfang ab. Eine gezielte Einführung für eine bestimmte Region, einen bestimmten Verkehrsträger oder einen bestimmten Geschäftsbereich kann schneller vonstattengehen als eine globale Einführung mit zahlreichen Integrationen, komplexer Einbindung von Spediteuren und anspruchsvollen Arbeitsabläufen. Eine TMS-Implementierung mit begrenztem Umfang kann innerhalb weniger Monate abgeschlossen werden, während eine umfangreiche globale Einführung mehr als ein Jahr in Anspruch nehmen kann.

Die erfolgreichsten Implementierungen werden nicht überstürzt konfiguriert. Stattdessen beginnen sie mit klaren Geschäftszielen. Von diesem Punkt an wird der Prozess praxisorientiert und umfasst Aufgaben wie die Abstimmung mit den Beteiligten, die Konfiguration von Arbeitsabläufen und die Anbindung von Systemen. Ein modernes TMS ist mit Ihren Spediteuren vernetzt, um Buchungen und Informationen auszutauschen und alle Sendungen in Echtzeit zu verfolgen. Dies erfordert ein TMS, das Teil eines Netzwerks vernetzter Spediteure und Frachtführer ist. Manche TMS bieten lediglich eine API an, wodurch der Aufwand auf Ihre Spediteure/Frachtführer verlagert wird, die oft nicht bereit oder in der Lage sind, dies umzusetzen. In solchen Fällen ist ein TMS mit einem großen Netzwerk bereits angeschlossener Spediteure und Frachtführer vorzuziehen.

Sehen Sie sich unseren 8-Schritte-Leitfaden für eine erfolgreiche TMS-Implementierung an.

Da ein TMS sowohl die Unternehmensleistung als auch die tägliche Zusammenarbeit beeinflussen kann, sind Change Management und klare Zuständigkeiten genauso wichtig wie die technische Konfiguration.

So wählen Sie den richtigen TMS-Anbieter aus

Sind Sie auf der Suche nach einer Software für Transporttransparenz? Nach Frachtmanagement-Software für Versender? Nach einer Plattform für Spediteure/3PL- oder Maklerbetriebe? Oder nach einer umfassenderen Transportmanagement-Umgebung, die Ausführung, Transparenz, Analytik und Zusammenarbeit miteinander verbindet?

Ein TMS-Anbieter sollte anhand der Transportstrategie bewertet werden, nicht nur anhand einer Checkliste mit Funktionen. Der richtige Partner sollte die Verkehrsträger, Regionen, Spediteure, Serviceanforderungen und betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens verstehen.

Versender sollten sich erkundigen, ob der Anbieter alle in Frage kommenden Transportarten sowie potenzielle zukünftige Entwicklungen angemessen unterstützen kann. Ein Unternehmen, das eine internationale Expansion, die Aufnahme von Paketsendungen oder eine Verbesserung der Transparenz plant, sollte wissen, ob diese Funktionen nativ vorhanden, integriert oder von Tools von Drittanbietern abhängig sind.

Auch Support und Implementierung spielen eine wichtige Rolle. TMS-Projekte erreichen oft nicht ihren vollen Nutzen, weil der Implementierungspartner kein Experte für das gewählte TMS ist. Dies kann dazu führen, dass die TMS-Software zwar technisch in Betrieb ist, aber nur unzureichend genutzt wird und wichtige komplexe Szenarien nicht abdeckt. Der TMS-Anbieter sollte in der Lage sein, das TMS so zu konfigurieren, dass es komplexe Szenarien abdeckt, und die Datenaufbereitung, die Einbindung von Spediteuren, Integrationen sowie die kontinuierliche Verbesserung nach der Inbetriebnahme zu begleiten.

TMS-Lösungen

Ein aussagekräftiger Anbietervergleich berücksichtigt, dass nicht alle Anbieter auf die gleiche Weise miteinander konkurrieren. Einige zeichnen sich im Versenderbereich aus, während andere auf Makler oder Spediteure/3PLs zugeschnitten sind. Ein modernes und vollständiges TMS umfasst ein Netzwerk und Echtzeit-Transparenz, während andere eher auf den eigenständigen Einsatz ausgerichtet sind und von den Anwendern verlangen, Buchungen manuell vorzunehmen, einen anderen Anbieter zu beauftragen, diese Lücken zu schließen, oder die Integrationen mit Dritten selbst zu verwalten. Darüber hinaus unterscheiden sich TMS-Systeme oft auch hinsichtlich des Komplexitätsgrades und der Arten von Transportarten, die sie effektiv unterstützen können.

Nachfolgend finden Sie eine Vergleichstabelle verschiedener TMS-Lösungen. Quelle: G2s beste Transportmanagementsysteme (TMS).

Wie passt Descartes in den Markt?

Descartes positioniert sich auf dem Markt mit einer umfassenden TMS-Lösung für Verlader, Spediteure und 3PLs. Seine Transportmanagement-Funktionen umfassen multimodale Planung und Abwicklung, Echtzeit-Sendungsverfolgung, Terminplanung für Lade- und Entladestellen, Kooperationsportale und APIs, Spediteurmanagement, Analysen und Berichterstellung.

Descartes eignet sich besonders gut für Transportteams, die große, multimodale Abläufe verwalten, die Anbindung an Spediteure verbessern, die Transparenz erhöhen und eine bessere Planung und Abwicklung über Regionen und Netzwerke hinweg unterstützen müssen.

Descartes wurde im „2025 Transportation Management Global Report“ der ARC Advisory Group zum führenden Anbieter von cloudbasierten TMS-Lösungen gekürt.

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Ein Transportmanagementsystem ist nicht nur ein Logistik-Tool. Für Transportteams in logistikintensiven Unternehmen ist es eine Möglichkeit, mehr Disziplin, Transparenz und Intelligenz in einen der komplexesten Bereiche der Lieferkette zu bringen.

Das richtige TMS hilft Unternehmen dabei, bessere Frachtentscheidungen zu treffen, Frachtkosten zu senken, operative Abläufe zu automatisieren und den Service zu verbessern. Die beste Lösung hängt vom Transportprofil des Unternehmens, der Komplexität des Netzwerks, den Integrationsanforderungen und der langfristigen Strategie ab.

Für Einkäufer ist es am sinnvollsten, vom geschäftlichen Problem auszugehen: Transporte, die zu kostspielig, zu langsam, zu manuell oder die Serviceleistung einschränken. Die TMS-Entscheidung sollte sich daran orientieren.