10 Éléments à prendre en compte lors du choix d'une solution EDI

Il est important d'évaluer les besoins de votre organisation, notamment les processus actuels, les volumes de transactions et les exigences de vos partenaires commerciaux. Ces caractéristiques vous permettront de vous assurer que votre solution EDI correspond à vos objectifs commerciaux et à vos exigences opérationnelles.

Afin d'évaluer les processus actuels, il est nécessaire de cartographier les opérations commerciales existantes : quels domaines nécessitent une rationalisation des processus, quels domaines pourraient bénéficier d'une réduction du travail manuel, comment l'EDI peut-il s'intégrer aux systèmes actuels (ERP, CRM, systèmes de gestion des stocks...) et dans quelle partie des processus pouvons-nous réduire les erreurs ? Telles sont les questions que nous devons nous poser afin de comprendre quel type d'EDI répondra le mieux aux besoins de l'entreprise et améliorera les processus. 

Évaluez le volume de transactions que votre entreprise traite quotidiennement, chaque semaine et chaque mois. Cela comprend les commandes, les factures, les avis d'expédition et tous les documents de la chaîne d'approvisionnement échangés avec vos partenaires commerciaux. Ce volume varie considérablement selon le type d'activité : dans les chaînes d'approvisionnement Vendor Managed Inventory (VMI) ou 3rd-Party Logistics (3PL), par exemple, les volumes sont généralement très élevés. Il est essentiel de connaître le volume de documents traités par votre entreprise pour choisir le bon processus opérationnel et évoluer efficacement. 

Tout comme votre entreprise, vos partenaires commerciaux peuvent avoir leurs propres préférences en matière de normes ou de protocoles EDI. Il est important de choisir la solution EDI adaptée aux normes de vos partenaires afin de faciliter une communication fluide avec toutes les parties prenantes. 

Il existe généralement deux types de services EDI adaptés aux différents besoins des entreprises. Il s'agit de solutions EDI qui contribuent à améliorer la communication au sein de la chaîne logistique et à optimiser les opérations commerciales entre les partenaires commerciaux : 

• EDI web - Il s'agit d'une solution d'entrée de gamme, idéale pour les entreprises qui introduisent l'EDI dans leurs processus et qui ont un faible volume de transactions. Cette solution vous permet d'échanger des documents commerciaux via une interface web. Elle est simple et ne nécessite aucune expertise technique. 

• EDI intégré - Cette solution, adaptée aux entreprises traitant un volume élevé de transactions, vous permet de vous connecter directement à votre ERP et à d'autres systèmes commerciaux, automatisant ainsi l'échange de données, réduisant la saisie manuelle et améliorant la précision des données dans votre flux de travail.

Une fois que vous avez déterminé le type de solution EDI le mieux adapté à votre entreprise, l'étape suivante consiste à examiner les fonctionnalités de votre fournisseur EDI et les avantages que celles-ci peuvent apporter à votre organisation et à vos communications avec vos partenaires commerciaux. 

Lorsque vous évaluez l'expertise d'un fournisseur EDI, tenez compte de son expérience dans le domaine de l'EDI et de son expérience avec des entreprises de taille similaire à la vôtre. Il est important de vérifier s'il dispose de références dans votre secteur d'activité et s'il comprend ses exigences spécifiques. Évaluez également le niveau d'expertise de son équipe de projet afin de vous assurer qu'elle est en mesure de vous accompagner efficacement dans la mise en œuvre de l'EDI et de répondre à vos besoins actuels et futurs. 

Choisissez un fournisseur EDI disposant d'un réseau étendu. Un réseau étendu signifie que le fournisseur a établi des relations avec un large éventail d'entreprises, ce qui peut considérablement simplifier le processus de connexion avec vos partenaires commerciaux actuels et futurs. 

Choisissez un fournisseur qui propose une solution SaaS (Software as a Service) sécurisée, garantissant la sécurité de la solution et sa conformité avec les protocoles nécessaires. En outre, tenez compte de fonctionnalités telles que les capacités de traduction des messages et d'autres caractéristiques importantes qui ne sont peut-être pas essentielles aujourd'hui, mais qui pourraient s'avérer utiles à l'avenir. 

Lorsque vous choisissez une solution EDI, il est essentiel de vous assurer qu'elle est évolutive, afin de pouvoir facilement intégrer de nouveaux partenaires commerciaux si nécessaire. Il peut également être avantageux de choisir un fournisseur EDI qui propose une gamme variée de solutions pour la chaîne d'approvisionnement, telles que la gestion des entrepôts, la gestion du transport et des solutions de commerce électronique. En optant pour un fournisseur proposant une gamme complète de solutions, vous éviterez d'avoir à traiter avec plusieurs fournisseurs pour des intégrations supplémentaires. 

La flexibilité des tarifs est essentielle. À mesure que le marché évolue, votre entreprise évolue également, ce qui peut entraîner des fluctuations dans les volumes de transactions mensuels, l'intégration de nouveaux partenaires commerciaux, les mises à jour et les mises à niveau. Tous ces facteurs peuvent avoir un impact sur les coûts. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur EDI capable d'ajuster ses tarifs en fonction des besoins de votre entreprise. 

Comme mentionné précédemment, la sécurité est une priorité absolue. Lorsque vous sélectionnez votre fournisseur, assurez-vous qu'il dispose de certifications à jour qui répondent aux normes industrielles en matière de protection des données. Cette vérification est essentielle pour protéger vos informations commerciales sensibles. 

Vérifiez si votre fournisseur EDI a déjà intégré des ERP ou d'autres systèmes commerciaux pertinents. Votre système ERP sera susceptible d'évoluer à l'avenir, il est donc essentiel que votre fournisseur EDI puisse gérer un changement de système sans perturber votre activité. 

Il est essentiel de choisir un partenaire EDI qui répond à vos besoins en matière de niveau de service et d'assistance clientèle. Idéalement, sélectionnez un fournisseur qui offre une assistance clientèle interne ou mondiale. Assurez-vous de bien comprendre leurs méthodes de contact, confirmez qu'ils fournissent une surveillance proactive et une gestion optimale des services, et vérifiez qu'ils ont mis en place des procédures d'escalade claires. 

La durabilité est une priorité absolue pour les entreprises de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique. L'EDI soutient les pratiques respectueuses de l'environnement de plusieurs manières, notamment en automatisant les processus de commande à l'encaissement et d'approvisionnement à la facturation, en éliminant l'utilisation de papier et en améliorant la précision des commandes afin de réduire les erreurs et les retours. Ces deux éléments permettent de réduire les mouvements de transport et la consommation de carburant, ce qui contribue en fin de compte à une planète plus saine. 

Bien que le choix d'un fournisseur EDI local puisse sembler plus simple et plus pratique, il peut entraîner des perturbations potentielles dans votre activité à long terme. Opter pour un fournisseur offrant une couverture mondiale présente de nombreux avantages : accès à un vaste réseau de partenaires commerciaux, facilitation de l'expansion internationale et garantie d'une bonne connaissance des règles et réglementations mondiales en matière de conformité. 

Le choix de la bonne solution EDI est important pour vos opérations commerciales et votre croissance. Les principaux facteurs à prendre en compte sont l'expertise, la taille du réseau et les fonctionnalités de la solution. Un fournisseur expérimenté disposant d'un vaste réseau simplifie les connexions, garantit la protection des données et offre des solutions évolutives et flexibles. 

Descartes est un fournisseur leader de solutions EDI depuis plus de 40 ans, au service de milliers de clients dans le monde entier. Nos solutions EDI permettent des connexions mondiales transparentes, vous permettant de traduire, transformer et transmettre sans effort les données et documents critiques pour votre entreprise. 

En choisissant une solution EDI Descartes, vous rejoignez le Descartes Global Logistics Network™, un écosystème de solutions logicielles pour le marché de la chaîne d'approvisionnement. Il relie des milliers d'acteurs de la logistique, du transport, de la fabrication, de la distribution, de la vente au détail, du gouvernement et du commerce électronique dans plus de 160 pays.