De markt verandert in hoog tempo en de concurrentie om de gunst van de klant is moordend. Dankzij transparantie via internet en social media is de klant veel minder trouw en kiest meestal voor de beste en snelste service tegen de laagste prijs. Tegelijk wordt de communicatie tussen ketenpartners steeds complexer en tijdrovender. Hierdoor kunnen retailers –noodzakelijke -focus verliezen. Hoe zorgt u ervoor dat u die terugkrijgt? Maak EDI onderdeel van uw bedrijfsstrategie!
Internet heeft een enorme impact op retail. Niet de fabrikant en de marketeer, maar de consument bepaalt tegenwoordig de buyer’s journey. Via internet worden prijzen en service direct vergeleken. Is de klant ontevreden over het aanbod, de productinformatie, de prijs of de levering(svoorwaarden) dan klikken ze weg of lopen ze direct naar de concurrent. Ketenpartners zijn net zo weinig vergevingsgezind. Leveringsfouten worden met financiële boetes bestraft. Het is daarom nu van belang opnieuw naar de processen en communicatie tussen handelsrelaties te kijken en te optimaliseren met behulp van technologie.
Complexere logistiek
Snelheid en prijs zijn dé ingrediënten voor geslaagde concurrerende business. Naast dat klanten zo snel mogelijk en zo goedkoop mogelijk producten willen hebben, zorgt het aantal verkoopkanalen voor verdere versnippering. Dankzij internet en globalisering gaan klanten niet meer naar enkele winkels, maar kopen ze via verschillende online en fysieke kanalen vanuit allerlei landen ter wereld. Deze globalisering en versnippering van verkoop heeft zijn weerslag op het ketenbeheer, dit is complexer dan ooit. Aan de andere kant levert efficiënte en foutloze gegevensuitwisseling een concurrentievoordeel op.
Bijkomende moeilijkheid is dat het logistieke proces ook steeds complexer wordt. Vroeger bestelde een winkel bij een leverancier, die op 1 adres werd afgeleverd. Tegenwoordig moet het productaanbod en de productinformatie zeer uitgebreid zijn. Uit flexibiliteit en kostenoverwegingen wordt met kleine voorraden gewerkt en worden er kleinere hoeveelheden op meer plaatsen bezorgd. Hierdoor zijn het logistieke proces en warehousing veel gecompliceerder geworden. Dat vereist een heel ander transportmechanisme en veel meer communicatielijnen met meer ketenpartners dan voorheen.
Digitale gegevensuitwisseling cruciaal in retail
Al sinds de jaren 70 zorgt Electronic Data Interchange (EDI)voor de automatische uitwisseling van zakelijke standaarddocumenten in een digitaal formaat. Partners gebruiken daarin hun eigen communicatielijnen (VANx, FTP, AS2 etc.) en verschillende bestandsformaten als XML, EDIX12, EDIFACT, HIPAA en NSF. Deze formaten worden met behulp van vertalingen op elkaar afgestemd om de data elektronisch uit te kunnen wisselen. Dit vereist de juiste kennis, niet alleen op technisch en inhoudelijk vlak, maar vooral ook op het gebied van businessprocessen.
De gemiddelde supermarkt of bouwmarkt heeft tussen de 700 en 1300 leveranciers. Het aantal berichtenprocessen is daar een veelvoud van. De leverancier schakelt met de transporteur, die op zijn beurt zaken met de douane moet doen, bijhoudt waar hij is en contact onderhoudt met de retailer. Deze en meer informatie wordt via EDI automatisch verstuurd, waardoor communicatie snel en foutloos moet verlopen. Voorwaarde is integratie met álle bedrijfsprocessen.
Maak EDI onderdeel van bedrijfsstrategie
We zien steeds vaker dat dit niet het geval is. Bedrijven lopen tijdens hun groeiproces vaak vast op de complexiteit van het systeem. De EDI-oplossing is niet meegegroeid met de business, waardoor organisaties vastlopen. Terwijl snelheid en accuratesse in gegevensuitwisseling belangrijke pijlers van de business zijn.
De businessmanager begrijpt dat wel, maar de IT-afdeling ziet vaak het bedrijfsbelang niet omdat het IT-belang soms anders is. Daardoor is deze logische stap nog niet zo vaak gezet als je zou verwachten. Een schaalbare EDI-integratie zou dan ook veel hoger op de agenda moeten staan. De drempel om echt werk te maken van een goede EDI-oplossing voor de toekomst is voor bedrijven echter hoog. Het uit handen geven van een EDI-oplossing kan dan een goede match zijn. Waarom bezig zijn met EDI, als dat ook kan worden uitbesteed? De boekhouding en salarisbetaling zijn immers ook al lang uitbesteed!
Fred van der Heide, VP Product Management Descartes