Weet jij hoe orders van klanten worden verwerkt? Of hoe verzendinformatie wordt gedeeld? De kans is groot dat EDI hier een belangrijke rol in speelt. Toch weet een groot deel van de supply chain professionals dit niet. Alleen op de momenten dat het niet werkt, krijgt EDI de nodige aandacht. Dit laat zien dat de toegevoegde waarde van EDI onvoldoende wordt gerealiseerd. Sterker nog, EDI wordt vaak gezien als noodzakelijk kwaad. In mijn ogen is onvoldoende kennis hiervan de grootste oorzaak. Onderzoek bevestigt dit: meer dan de helft van de bedrijven (59%) heeft onvoldoende kennis in huis. Ben jij benieuwd hoe EDI meer kan betekenen voor jouw organisatie? Lees dan snel verder, krik je kennis op en haal het maximale uit EDI.

Razendsnel en foutloos

EDI is een soort computertaal. Voor de meeste mensen zijn de cijfer- en letterreeksen abracadabra. De softwaresystemen van verschillende bedrijven kunnen door EDI echter moeiteloos met elkaar communiceren. EDI bestaat inmiddels vijftig jaar en is bij de meeste bedrijven niet meer weg te denken. Voor de meeste bedrijven (84%) is EDI zelfs een bedrijfskritisch onderdeel. Dat is niet gek, want het zorgt voor razendsnelle en foutloze elektronische gegevensuitwisseling. Dit technische aspect maakt dat de verantwoordelijkheid van EDI vaak (75%) bij IT ligt. In combinatie met geringe kennis binnen bedrijven, is het gevolg dat EDI op veel plekken nog niet optimaal wordt benut. Zo geeft maar liefst een derde van de bedrijven aan dat EDI minder dan 20 procent van de processen ondersteunt. Dat kan anders; tijd om korte metten te maken met deze situatie.

Vier voordelen van EDI

Met de razendsnelle elektronische gegevensuitwisseling bespaar je tijd en geld en verkleint de kans op fouten. Oftewel, meer efficiëntie. Reden genoeg dus om EDI meer in te zetten. Ik zet de belangrijkste voordelen voor je op een rij.

Van nieuwe business gaat ieders hart sneller kloppen. Het betreden van nieuwe markten biedt hiervoor veel potentie. Er komt echter ook veel bij kijken. Met EDI heb je communicatie met nieuwe klanten of leveranciers in een handomdraai geregeld. Alles gaat immers geautomatiseerd en dat scheelt je enorm veel werk.

Wendbaarheid en flexibiliteit zijn een must voor bedrijven die voorop willen lopen en mee willen gaan met de nieuwste ontwikkelingen. Ik hoef je vast niet te vertellen dat een agile bedrijfsvoering hierbij helpt. Maar wist je ook dat EDI je hierin kan ondersteunen? Flexibiliteit en automatisering gaan namelijk hand in hand. Eerst linksaf, en daarna rechtsaf gaat niet zo gemakkelijk als je alles met de hand doet. Met EDI ben je zo wendbaar als een zwaluw.

Wil jij meer financieel inzicht? Gestroomlijnde transacties dragen daaraan bij. Ook hierin speelt EDI een rol. Het zorgt ervoor dat alles automatisch wordt verwerkt en gerapporteerd. Dit scheelt tijd én vermindert de kans op fouten. Hierdoor heb jij altijd inzicht in de stand van zaken. Openstaande facturen? Binnen één druk op de knop heb je ze op een rij en weet je welke actie nodig is. Inzicht in hoe je er financieel voor staat? Dankzij EDI weet je altijd hoe de vlag erbij hangt. Zo kun je op tijd ingrijpen als het nodig is.

Om bedrijfsdoelstellingen te kunnen halen, is het belangrijk om te sturen. Waarschijnlijk is data in overvloed aanwezig binnen jouw organisatie, maar zie daar maar eens structuur in aan te brengen en inzichten uit op te doen. Gelukkig is daar EDI. Als EDI is geïntegreerd in je organisatie en in de keten, heb je realtime inzicht in je gegevens. Dit maakt het natuurlijk een stuk eenvoudiger om te sturen op bedrijfsresultaten.

Of je nu al werkt met EDI of het wil gaan opzetten binnen je organisatie, zorg dat je beschikt over de juiste expertise. Het is fijn als zowel de business als IT betrokken zijn. Het is natuurlijk een technisch verhaal, maar hoe meer je als business betrokken bent, hoe meer waarde je eruit haalt. Natuurlijk kun je ook altijd aankloppen bij een EDI service provider. Welke stap je ook zet, ken de meerwaarde van EDI en weet wat het voor jouw bedrijfsvoering kan betekenen. Dan staat niets je meer in de weg om het maximale uit EDI te halen.

Auteur: Fred van der Heide, vice president product strategy bij Descartes