10 belangrijke elementen om op te letten bij het kiezen van een EDI-oplossing

Het is belangrijk om de behoeften van uw organisatie te evalueren, inclusief de huidige processen, transactievolumes en vereisten van handelspartners. Deze kenmerken zorgen ervoor dat uw EDI-oplossing aansluit bij uw bedrijfsdoelstellingen en operationele eisen. 

Om de huidige processen te beoordelen, moet u de bestaande bedrijfsactiviteiten in kaart brengen: welke gebieden moeten worden gestroomlijnd, welke gebieden zouden baat hebben bij minder handmatig werk, hoe kan EDI worden geïntegreerd met de huidige systemen (ERP, CRM, voorraadbeheersystemen...) en in welk deel van de processen kunnen we fouten verminderen? Dat zijn de vragen die we moeten beantwoorden om te begrijpen welk type EDI het beste aansluit bij de bedrijfsbehoeften en de processen kan verbeteren. 

Evalueer het aantal transacties dat uw bedrijf dagelijks, wekelijks en maandelijks verwerkt. Dit omvat bestellingen, facturen, verzendingsberichten en alle supply chain-documenten die met handelspartners worden uitgewisseld. Deze variëren sterk naargelang het type bedrijf: in Vendor Managed Inventory (VMI) of 3rd-Party Logistics (3PL) supply chains zijn de volumes bijvoorbeeld doorgaans erg hoog. Inzicht in het aantal documenten dat uw bedrijf verwerkt, is essentieel om het juiste bedrijfsproces te kiezen en effectief te schalen. 

Net als uw bedrijf kunnen handelspartners hun eigen voorkeuren hebben voor EDI-standaarden of -protocollen. Het selecteren van de juiste EDI-oplossing die de standaarden van uw partner ondersteunt, is belangrijk om een naadloze communicatie met iedereen te faciliteren. 

Er zijn doorgaans twee soorten EDI-diensten die zijn afgestemd op verschillende zakelijke behoeften. Dit zijn de EDI-oplossingen die helpen om de berichtgeving in de supply chain te verbeteren en de bedrijfsvoering tussen handelspartners te optimaliseren: 

• Web EDI - Dit is een instapoplossing die ideaal is voor bedrijven die EDI introduceren in hun processen met een laag transactievolume. Met deze oplossing kunt u bedrijfsdocumenten uitwisselen via een webinterface. Het is eenvoudig en vereist geen technische expertise. 

• Geïntegreerde EDI - Deze oplossing is geschikt voor bedrijven met een groot transactievolume en stelt u in staat om rechtstreeks verbinding te maken met uw ERP- en andere bedrijfssystemen, waardoor de gegevensuitwisseling wordt geautomatiseerd, handmatige invoer wordt verminderd en de nauwkeurigheid van de gegevens in uw workflow wordt verbeterd. 

Zodra u hebt bepaald welk type EDI-oplossing het beste bij uw bedrijf past, is de volgende stap het onderzoeken van de eigenschappen van uw EDI-provider en hoe deze uw organisatie en uw communicatie met uw handelspartners ten goede komen. 

Houd bij het beoordelen van de expertise van een EDI-leverancier rekening met hoe lang deze al actief is op het gebied van EDI en of hij ervaring heeft met bedrijven van vergelijkbare omvang. Het is belangrijk om te controleren of hij referenties in uw branche heeft en de specifieke vereisten ervan begrijpt. Beoordeel daarnaast het expertiseniveau van het projectteam om er zeker van te zijn dat zij uw EDI-implementatie en doorlopende behoeften effectief kunnen ondersteunen. 

Kies een EDI-leverancier met een uitgebreid netwerk. Een uitgebreid netwerk betekent dat de leverancier connecties heeft met een breed scala aan bedrijven, wat het proces van het leggen van contacten met uw huidige en toekomstige handelspartners aanzienlijk kan vereenvoudigen. 

Kies een leverancier die een veilige SaaS-oplossing (Software as a Service) biedt, zodat de veiligheid en naleving van de nodige protocollen gewaarborgd zijn. Kijk ook naar functies zoals berichtvertaling en andere belangrijke kenmerken die nu misschien niet essentieel zijn, maar in de toekomst wel een toegevoegde waarde kunnen hebben. 

Bij het kiezen van een EDI-oplossing is het cruciaal dat deze schaalbaar is, zodat u indien nodig gemakkelijk extra handelspartners kunt toevoegen. Het kan ook voordelig zijn om een EDI-provider te kiezen die verschillende supply chain-oplossingen biedt, zoals magazijnbeheer, transportbeheer en e-commerceoplossingen. Door te kiezen voor een provider met een uitgebreid aanbod aan oplossingen hoeft u niet met meerdere leveranciers te werken voor extra integraties. 

Flexibiliteit in de prijsstelling is cruciaal. Naarmate de markt evolueert, evolueert ook uw bedrijf, waardoor er schommelingen kunnen optreden in de maandelijkse transactievolumes, het aantal nieuwe handelspartners, updates en upgrades. Al deze factoren kunnen een invloed hebben op de kosten. Daarom is het essentieel om een EDI-leverancier te kiezen die de prijzen kan aanpassen aan uw bedrijfsbehoeften. 

Zoals eerder vermeld, is veiligheid een topprioriteit. Zorg er bij het selecteren van uw leverancier voor dat deze beschikt over actuele certificeringen die voldoen aan de industrienormen voor gegevensbescherming. Deze verificatie is cruciaal voor het beschermen van uw gevoelige bedrijfsinformatie. 

Controleer of uw EDI-leverancier ervaring heeft met integratie met ERP's of andere relevante bedrijfssystemen. Uw ERP-systeem zal in de toekomst aan veranderingen onderhevig zijn, dus het is cruciaal dat uw EDI-leverancier een overstap in uw systeem kan verwerken zonder uw bedrijfsvoering te verstoren. 

Het is cruciaal om een EDI-partner te kiezen die voldoet aan uw serviceniveau en behoeften op het gebied van klantenondersteuning. Kies bij voorkeur een provider die interne of wereldwijde klantenondersteuning biedt. Zorg ervoor dat u weet hoe u contact kunt opnemen, controleer of zij proactieve monitoring en optimaal servicemanagement bieden en verifieer of zij duidelijke escalatieprocedures hebben. 

Duurzaamheid is een topprioriteit voor supply chain- en logistieke bedrijven. EDI ondersteunt milieuvriendelijke praktijken op verschillende manieren, waaronder het automatiseren van order-to-cash- en procure-to-pay-processen, het elimineren van papiergebruik en het verbeteren van de ordernauwkeurigheid om fouten en retouren te verminderen. Deze elementen leiden tot minder transportbewegingen en een lager brandstofverbruik, wat uiteindelijk bijdraagt aan een gezondere planeet. 

Hoewel het kiezen van een lokale EDI-leverancier eenvoudiger en handiger lijkt, kan dit op termijn leiden tot verstoringen in uw bedrijfsvoering. Kiezen voor een leverancier met wereldwijde dekking biedt tal van voordelen, zoals toegang tot een uitgebreid netwerk van handelspartners, ondersteuning bij internationale expansie en kennis van wereldwijde compliance-regels en -voorschriften. 

Het kiezen van de juiste EDI-oplossing is belangrijk voor uw bedrijfsvoering en groei. Belangrijke factoren om rekening mee te houden zijn onder meer expertise, de omvang van het netwerk en de functionliteiten van de oplossing. Een ervaren leverancier met een groot netwerk vereenvoudigt verbindingen, garandeert gegevensbescherming en biedt schaalbare, flexibele oplossingen. 

Descartes is al meer dan 40 jaar een toonaangevende leverancier van EDI-oplossingen en bedient duizenden klanten wereldwijd. Onze EDI-oplossingen maken naadloze wereldwijde verbindingen mogelijk, zodat u bedrijfskritische gegevens en documenten moeiteloos kunt vertalen, transformeren en verzenden. 

Door te kiezen voor een EDI-oplossing van Descartes wordt u onderdeel van het Descartes Global Logistics Network™, een ecosysteem van softwareoplossingen voor de supply chain-markt. Dit netwerk verbindt duizenden spelers in logistiek, transport, productie, distributie, detailhandel, overheid en e-commerce in meer dan 160 landen.