Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises enregistrées à la TVA en Belgique doivent utiliser des factures électroniques structurées pour les transactions B2B nationales. L'envoi d'une facture au format PDF par e-mail ou via un portail ne suffit plus si la transaction relève du champ d'application du règlement. Dans la pratique, les factures sont échangées via le réseau Peppol au format Peppol BIS (UBL) et doivent être conformes à la norme européenne EN 16931.

Descartes aide les entreprises à se conformer aux exigences belges et internationales en matière de facturation électronique grâce à une approche unique et intégrée. Nous connectons vos systèmes ERP, comptables et de back-office à Peppol et facilitons l'envoi et la réception de factures électroniques conformes.

Thème	Que signifie la réglementation belge sur la facturation électronique ?
Statut	Cette mesure s'appliquera à compter du 1er janvier 2026 aux transactions B2B belges concernées.
Qui est concerné ?	Cela s'applique à la quasi-totalité des transactions entre entreprises enregistrées à la TVA en Belgique. Les petites entreprises exerçant leur activité dans le cadre d'une exonération de TVA devraient également vérifier leurs obligations.
Réseau	Peppol est le réseau d'échange standard. D'autres méthodes ne sont possibles que si les deux parties y consentent et si la facture reste conforme à la norme EN 16931.
Format	Factures électroniques structurées, généralement au format Peppol-BIS/UBL, conformément à la norme EN 16931.
Factures au format PDF	Un document PDF peut certes être transmis en tant que copie lisible, mais il ne répond pas au format de facturation prescrit par la loi pour les transactions B2B obligatoires.
Factures B2G	La facturation électronique à l'intention des autorités belges est obligatoire pour les marchés publics publiés après le 1er mars 2024 et est soumise à des règles B2G spécifiques.
Factures B2C et factures internationales	Bien que cela ne relève pas du champ d'application de la réglementation belge en matière de transactions entre entreprises (B2B), la facturation électronique Peppol peut être utilisée à titre facultatif, à condition que les deux parties prennent en charge ce procédé.
Rapports électroniques	Les données de facturation ne sont pas encore transmises automatiquement à l'administration fiscale belge. Une déclaration électronique en temps quasi réel est prévue pour 2028, mais nécessite encore l'adoption de dispositions légales supplémentaires.
Sanctions	Les entreprises qui ne disposent pas des moyens techniques nécessaires pour émettre et recevoir des factures électroniques structurées s'exposent à des amendes allant de 1 500 € pour une première infraction à 5 000 € en cas de récidive.

Pour les transactions entre entreprises enregistrées à la TVA en Belgique, les factures doivent être établies, envoyées et reçues dans un format électronique structuré. L'objectif est de permettre l'échange automatique des données de facturation entre les systèmes des fournisseurs et des clients, sans qu'une ressaisie manuelle ne soit nécessaire.

Cette disposition s'applique aux factures émises à compter du 1er janvier 2026, que les biens ou services concernés aient été fournis avant cette date ou non.

Cette obligation s'applique en principe lorsque le fournisseur et le client sont tous deux des entreprises enregistrées à la TVA en Belgique. Il existe des exceptions limitées, notamment les entreprises qui exercent exclusivement des activités exonérées de TVA conformément à l'article 44 de la loi belge sur la TVA, les entreprises assujetties en situation d'insolvabilité, les assujettis non établis sans établissement stable en Belgique, ainsi que certains assujettis au régime forfaitaire, tant que ce régime est en vigueur.

Les entreprises qui émettent exclusivement des factures à des particuliers ne sont pas soumises à l'obligation B2B pour les factures émises. Elles doivent toutefois rester en mesure de recevoir, si nécessaire, des factures électroniques structurées de la part de leurs fournisseurs.

La Belgique ne dispose pas de plateforme centrale de traitement pour la facturation électronique dans le secteur B2B. L'échange de factures s'effectue plutôt via le réseau décentralisé Peppol.

Peppol s'appuie sur des prestataires de services et des points d'accès certifiés, ce qui permet aux systèmes ERP, comptables et de facturation d'échanger des données de facturation structurées selon un format standardisé. Peppol BIS est le format de facturation standard utilisé sur le réseau ; il est basé sur l'UBL. Il est conforme à la norme européenne EN 16931 relative à la facturation électronique.

D'autres formats ne peuvent être utilisés que si les deux parties y consentent et si la facture structurée continue de respecter les mêmes exigences européennes.

• B2G : Des règles spécifiques s'appliquent à la facturation aux autorités belges. Pour les marchés publics publiés après le 1er mars 2024, la facturation électronique est obligatoire, généralement via Peppol.
• B2C : les factures destinées aux consommateurs ne relèvent pas de la réglementation belge applicable au commerce interentreprises (B2B).
• Au niveau international : les factures transfrontalières ne relèvent pas automatiquement de la réglementation belge relative aux échanges interentreprises (B2B), bien que l'utilisation de Peppol soit facultative.
• Facturation électronique en Europe : dans le cadre de l'initiative ViDA, des exigences européennes plus strictes en matière de facturation électronique et de reporting numérique au sein de l'UE sont attendues à partir de 2030.

La période transitoire initiale de trois mois prévue début 2026 ne constituait pas un report de la date d'entrée en vigueur de l'obligation. Elle signifiait simplement que les autorités fiscales s'abstenaient temporairement d'infliger des sanctions aux entreprises qui avaient déployé des efforts raisonnables pour se conformer à la réglementation.

Pour les accords d'auto-facturation dans le cadre desquels le client établit la facture au nom du fournisseur, une flexibilité supplémentaire a été accordée jusqu'au 30 juin 2026, le temps que les éditeurs de logiciels mettent au point les fonctionnalités nécessaires.

Au cours de la première phase de mise en œuvre, les données de facturation ne seront pas transmises automatiquement aux autorités belges. La déclaration électronique en temps quasi réel est toutefois prévue dans l'accord de coalition du gouvernement fédéral, l'année cible ayant été fixée à 2028. La déclaration électronique, fondée sur des données de facturation structurées, devrait à terme remplacer les listes annuelles de clients et poursuivre la numérisation des contrôles de la TVA.

1. Enregistrez tous les flux de facturation belges (B2B, B2G et B2C) ainsi que les flux de facturation internationaux.
2. Vérifiez si votre logiciel ERP, de comptabilité ou de facturation est capable d'envoyer et de recevoir des factures Peppol-BIS/UBL.
3. Choisissez un point d'accès ou un prestataire de services certifié Peppol qui réponde à vos besoins en matière d'intégration.
4. Testez les flux de facturation entrants et sortants avec les clients, les fournisseurs et les processus d'autofacturation.
5. Définissez des procédures pour les pièces jointes, les notes de crédit, l'archivage, le statut des factures et les exceptions.
6. Préparez les équipes des services financiers, informatiques et du service client aux nouvelles procédures de validation, à la gestion des erreurs et à la communication avec les partenaires.
7. Suivez l'évolution de la déclaration électronique en Belgique jusqu'en 2028, afin que cette intégration puisse être étendue ultérieurement.

Descartes est un prestataire de services et un point d'accès certifié Peppol qui aide les entreprises à se connecter au réseau Peppol. Grâce au Descartes Global Logistics Network et à nos solutions d'échange de documents B2B, les entreprises peuvent intégrer des factures électroniques dans leurs systèmes ERP, comptables, WMS et autres systèmes de back-office existants.

Notre solution offre :

• Connexion au réseau Peppol via un point d'accès certifié.
• Envoi et réception de factures électroniques structurées conformes.
• Intégration aux systèmes ERP, comptables, WMS et de back-office existants.
• Prise en charge de plusieurs pays et de l'évolution des réglementations en matière de facturation électronique et de déclaration.
• Une plateforme évolutive destinée aux entreprises actives dans toute l'Europe et au-delà.