Guide sur la déclaration électronique
Définition, personnes concernées et préparation
La transformation numérique des opérations financières devient une réalité en Europe, et la déclaration électronique (e-reporting) s’impose comme un pilier essentiel du parcours de mise en conformité numérique. Pour les entreprises opérant à l’international, il n’est plus facultatif de comprendre le fonctionnement de la déclaration électronique et ses liens avec les cadres de facturation électronique ainsi qu’avec les réformes à venir en matière de TVA, telles que la TVA à l’ère numérique (ViDA).
Ce guide vous explique ce qu’est la déclaration électronique, qui sera concernée et à quoi vous attendre, afin que vous puissiez vous lancer sans difficulté dans la transformation numérique de vos opérations financières.
Points clés à retenir
- La déclaration électronique consiste à transmettre par voie électronique les données relatives aux transactions et aux paiements aux autorités fiscales.
- Il s’agit d’un élément central de l’initiative ViDA de l’UE, qui vise à mettre en place une déclaration en temps réel pour les transactions transfrontalières.
- La plupart des entreprises assujetties à la TVA seront concernées par la déclaration électronique, en particulier celles qui opèrent à l’international ou qui gèrent des transactions B2C.
- La déclaration électronique présente notamment les avantages suivants : réduction des tâches manuelles, amélioration de la conformité, meilleure visibilité et meilleure préparation aux audits.
- Une approche unifiée combinant la facturation électronique et la déclaration électronique est essentielle pour assurer l’évolutivité d’un pays à l’autre.
Qu’est-ce que la déclaration électronique ?
La déclaration électronique désigne la transmission électronique de données transactionnelles et fiscales des entreprises aux autorités fiscales dans un format numérique structuré. Elle s’inscrit dans le cadre d’un plan plus large de contrôles continus des transactions (CTC), par lequel les gouvernements visent à réduire la fraude, à accroître la transparence et à rationaliser la perception de la TVA.
Contrairement aux déclarations traditionnelles, qui ont lieu tous les mois ou tous les trimestres, la déclaration électronique permet la transmission de données financières en temps quasi réel. La déclaration électronique complète les systèmes de facturation électronique, en particulier pour les transactions non couvertes par les cadres réglementaires rendant la facturation électronique obligatoire.
Alors que la facturation électronique se concentre sur l’échange de factures entre partenaires commerciaux, la déclaration électronique garantit que les autorités fiscales reçoivent des données correctes et en temps opportun concernant :
- Les données de paiement et les informations relatives aux transactions en matière de TVA
- Le statut des paiements, les données de paiement et les informations relatives à la TVA
- Les informations fiscales relatives aux paiements et à la TVA
Il convient de garder à l’esprit que la déclaration électronique ne consiste pas à envoyer des factures. Elle implique d’extraire des données des systèmes financiers, de les classer correctement à des fins fiscales et de les transformer au format requis pour leur transmission à l’administration fiscale. Cette distinction est importante, car de nombreuses organisations partent du principe que la déclaration électronique peut être gérée via les processus de facturation existants, alors qu’en pratique, elle nécessite des capacités dédiées de traitement et de transformation des données.
Qui est soumis à la déclaration électronique ?
La déclaration électronique s’applique généralement aux entreprises agréées à la TVA, mais son champ d’application exact varie selon les pays. En France, par exemple, cette obligation est large et s’applique aux entreprises qui effectuent des transactions non encore couvertes par la facturation électronique obligatoire.
La facturation électronique dans votre pays
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Cela inclut les entreprises qui vendent aux consommateurs, celles impliquées dans des transactions transfrontalières et les organisations recevant des paiements liés à ces activités. Par conséquent, la plupart des entreprises en activité seront concernées d’une manière ou d’une autre.
Pour les entreprises opérant à travers l’Europe, les obligations de déclaration électronique s’intensifieront avec l’introduction de ViDA. Cela signifie que même si votre présence actuelle est limitée, les futures exigences de conformité pourraient s’étendre à d’autres juridictions, créant ainsi un double défi : gérer les obligations spécifiques à chaque pays tout en se préparant aux futures obligations mondiales.
Quels sont les avantages de la déclaration électronique ?
La conformité est obligatoire et, même si la déclaration électronique peut sembler contraignante au premier abord, elle peut apporter une valeur ajoutée mesurable à l’entreprise lorsqu’elle est mise en œuvre de manière stratégique. Voici cinq avantages :
L’automatisation des processus de déclaration réduit les erreurs et garantit le respect de la réglementation en matière de TVA.
Les équipes financières bénéficient d’un accès plus rapide aux données transactionnelles, ce qui facilite la prise de décision et les prévisions.
Le remplacement des tableurs et des soumissions manuelles par des flux de données automatisés réduit considérablement les tâches administratives.
La déclaration électronique standardisée simplifie la conformité en matière de TVA pour les entreprises opérant dans plusieurs pays de l’UE.
Les registres numériques structurés améliorent la traçabilité et rendent les audits plus rapides et moins perturbants.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de déclaration électronique ?
La préparation à la déclaration électronique exige une coordination entre les équipes fiscales, financières et informatiques. L’approche la plus efficace consiste à considérer la déclaration électronique et la facturation électronique comme faisant partie d’une même transformation.
Les meilleures pratiques sont les suivantes :
- Aligner la déclaration électronique sur la stratégie de facturation électronique. Les logiciels de déclaration électronique et de facturation électronique doivent fonctionner de concert. Les approches fragmentées augmentent la complexité et les risques.
- Centraliser la conformité dans toutes les juridictions. Pour les organisations opérant à l’international, gérer la conformité pays par pays est inefficace. Une approche unifiée garantit la cohérence et l’évolutivité.
- Automatiser la collecte et la validation des données. S’assurer que les données sont saisies, validées et formatées correctement avant leur soumission aux autorités fiscales.
- Suivre les évolutions réglementaires (en particulier la ViDA). Se tenir informé des développements concernant la ViDA est essentiel pour une planification de la conformité à long terme.
- Choisissez une plateforme de facturation électronique évolutive. Votre plateforme de facturation électronique doit prendre en charge les exigences actuelles et futures, notamment la conformité multinationale, les capacités de reporting en temps réel et l’intégration avec les systèmes ERP.
Comment Descartes facilite le reporting électronique
Alors que les exigences en matière de facturation et de reporting électroniques se développent à travers l’Europe, les entreprises sont confrontées à des systèmes fragmentés, à de multiples connexions entre plateformes et à des exigences réglementaires en constante évolution. Descartes répond à cette complexité grâce à une approche « tout-en-un », permettant une finance numérique sans friction.
Les principales fonctionnalités comprennent:
- Une seule connexion, plusieurs exigences de conformité
- Traitement des données de bout en bout
- Prise en charge des flux de facturation électronique et de déclaration électronique
- Mise en place d’un système prêt pour l’avenir, conforme aux exigences de ViDA
- Un accompagnement d’experts dès le premier jour
La déclaration électronique s’inscrit dans une transition vers la finance numérique ; elle est pertinente non seulement au niveau européen, mais aussi à l’échelle mondiale, en particulier pour les entreprises qui travaillent avec des fournisseurs internationaux.
Au sein de l’UE, ViDA montre la voie en introduisant des exigences de déclaration électronique pour les transactions transfrontalières, s’appuyant sur des concepts tels que le modèle « 5-Corner » et des prestataires de services agréés qui facilitent l’échange sécurisé de données entre les entreprises et les autorités fiscales. Parallèlement, chaque pays met en place ses propres cadres réglementaires. L’Italie, l’Espagne et la Hongrie ont mis en œuvre des modèles de déclaration en temps réel, tandis que la France combine facturation électronique et déclaration électronique.
En dehors de l’UE, la tendance se poursuit. Le Royaume-Uni explore la déclaration numérique, et des pays comme la Norvège développent leurs propres cadres de facturation et de déclaration électroniques. Ces évolutions prouvent que le contrôle fiscal numérique est en train de devenir une nouvelle réalité financière, tant au sein de l’UE qu’à l’extérieur.
La déclaration électronique reflète une évolution mondiale vers la transparence, la standardisation des données et l’automatisation des processus de conformité. Les équipes financières qui s’y préparent dès maintenant seront mieux à même de gérer à la fois les obligations actuelles et les futurs changements réglementaires.
Gagnez en sérénité et préparez-vous à cette nouvelle réalité financière avec un partenaire de confiance qui vous aide à simplifier la facturation électronique, la déclaration électronique et la gestion de la conformité.
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