Archivage des factures électroniques
Si vous vous êtes déjà senti dépassé par l'évolution des règles relatives à la facturation électronique (e-facturation) ou si vous ne savez pas exactement ce que signifie « archivage conforme des factures électroniques », vous n'êtes pas seul. Un élément essentiel de cette transformation consiste à s'assurer que les factures sont stockées de manière adéquate, afin que leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient protégées pendant toute la durée de conservation.
Si vous demandez aux autorités fiscales ou à un cabinet de conseil quelles sont les règles d'archivage des factures électroniques, vous obtiendrez probablement une multitude de réponses et ne saurez toujours pas exactement ce qui est requis.
Si vous lisez cet article, vous vous demandez peut-être : « Dois-je stocker uniquement les factures entrantes ou également celles que j'ai envoyées ? Puis-je imprimer des factures électroniques tout en restant conforme ? Que se passe-t-il si je ne dispose pas du format Pan European Public Procurement Online (Peppol) Universal Business Language (UBL) ou d'un autre format ? Puis-je quand même archiver mes factures en toute sécurité ? Comment puis-je rendre mes factures lisibles pour les auditeurs ou les autorités fiscales ? »
Cet article aborde les questions « que se passe-t-il si », « comment » et « où » de ce processus, et offre des conseils pratiques pour aider votre équipe à remplir ses obligations légales en toute confiance.
Comprendre l'archivage des factures électroniques
L'archivage électronique consiste à conserver de manière structurée et sécurisée les factures sous forme numérique, en veillant à ce qu'elles restent authentiques, inaltérées, lisibles et accessibles. Les réponses aux questions « quoi », « comment », « où » et « combien de temps » dépendent des réglementations nationales, de la gouvernance interne et du logiciel d'archivage des factures choisi.
Par rapport au papier, l'archivage conforme des factures électroniques réduit le stockage physique, élimine le classement manuel et permet de retrouver rapidement les factures. L'intégrité est renforcée par les signatures numériques, les horodatages et le stockage inviolable. L'accès basé sur les rôles, les pistes d'audit et les contrôles de conservation automatisés remplacent les processus manuels basés sur des dossiers, favorisant ainsi la conformité à grande échelle de la facturation électronique.
Les plateformes de facturation électronique telles que Descartes eArchiving™ facilitent le cycle de vie complet des factures, de la capture et la validation à la conservation basée sur des politiques et les réponses aux audits. Ce système d'archivage électronique sécurise les données pendant leur transfert et leur stockage, garantit leur authenticité vérifiable et se conforme aux réglementations de plusieurs gouvernements en matière d'archivage des factures.
Pourquoi l'archivage des factures électroniques est-il important ?
L'archivage ne consiste pas seulement à cocher une case de conformité, il s'agit de protéger votre entreprise, votre réputation et la confiance de vos clients.
La plupart des autorités fiscales exigent que les documents relatifs à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) soient conservés en toute sécurité et restent inchangés et accessibles pendant une période déterminée. Un archivage efficace des factures électroniques est la base de la conformité, de la préparation aux audits et du bon déroulement des opérations financières.
Sur le plan opérationnel, l'archivage conforme des factures électroniques accélère la résolution des litiges, facilite la clôture mensuelle et la déclaration fiscale, et améliore la prise de décision grâce à des données fiables. Ces fonctionnalités réduisent les délais de traitement et les efforts de recherche.
À l'inverse, un archivage défaillant augmente les risques de sanctions, d'échecs lors des audits et d'atteinte à la réputation. Avec un système d'archivage électronique adapté, vous ne vous limitez pas à stocker des données, vous préservez l'intégrité financière de votre organisation.
Cinq points clés à prendre en compte lors de l'archivage des factures électroniques
Voici cinq étapes importantes qui vous permettront de garantir la conformité de vos archives de factures électroniques, sans avoir à faire de suppositions :
Renseignez-vous sur les règles de conservation en vigueur dans le pays où vous opérez, attribuez la responsabilité à différentes équipes et standardisez les formats dans la mesure du possible.
Les périodes de conservation varient selon les juridictions. Par exemple, la Belgique impose une période de conservation de 10 ans, tandis que le Royaume-Uni impose une période de conservation de 6 ans. Selon le secteur d'activité de votre entreprise, tel que l'industrie pharmaceutique, les services financiers et la logistique, la conservation des documents est souvent plus longue ou plus complexe en raison des normes de qualité, des réglementations ou des exigences commerciales transfrontalières.
Ne vous fiez pas uniquement aux PDF si l'authenticité ou l'intégrité pourrait être compromise. L'authenticité fait référence à l'origine vérifiée de la facture et peut être démontrée par des contrôles acceptés, tels que les signatures numériques, l'échange de données informatisé (EDI) ou d'autres mécanismes reconnus par les États membres.
L'intégrité est l'assurance que le contenu de la facture n'a pas été modifié ou altéré après son émission. Toute modification doit être détectable et vérifiable grâce à des contrôles de hachage, des signatures et des journaux complets.
Ce mode d'archivage n'est acceptable que si l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité sont garanties lors du stockage et de la conservation dans le cloud.
Si vos partenaires commerciaux ou les portails gouvernementaux utilisent Peppol, l'adoption du format UBL dès le départ simplifie l'échange, l'archivage et la pérennité. La prise en charge de formats de facturation électronique normalisés tels que Peppol UBL garantit l'interopérabilité entre les plateformes et la conformité aux normes européennes, tout en conservant une certaine flexibilité pour les organisations qui utilisent d'autres formats approuvés.
Choisissez Descartes pour l'archivage de vos factures électroniques
Lorsque vous choisissez une solution d'archivage de factures électroniques, recherchez-en une qui réponde aux normes de certification telles que SOC 2 Type I & II, ISAE 3000 et ISO 27001, indicateurs de confiance et de protection des données.
Descartes eArchiving™ offre un archivage conforme des factures électroniques avec des contrôles qui préservent l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité. Le logiciel permet aux utilisateurs d'archiver des factures électroniques au sein de l'infrastructure Descartes ou dans leur propre environnement, même sur plusieurs archives.
L'application offre une recherche intuitive, un téléchargement facile et des capacités d'audit intégrées, aidant les auditeurs à vérifier le contenu et les détails des factures dans des formats originaux et lisibles par l'homme.
Vous souhaitez simplifier la conformité et avoir l'esprit tranquille en sachant que vos factures sont prêtes pour un audit ? Contactez l'un de nos experts, qui vous aidera à mettre en place un processus d'archivage conforme et sécurisé sur lequel vous pouvez compter.
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