Mito ou Verdade? Software para Freight Forwarders é Caro Demais para Gerar ROI

Algumas empresas dizem enxergar a contratação de plataformas como um custo, e não como um investimento. A aquisição de um software de logística gera dúvidas sobre custos de implementação e modelos de assinatura, tornando o foco na despesa inicial ao invés do valor que pode ser alcançado para o negócio.

A realidade é que os maiores gargalos que reduzem a lucratividade podem ser justamente otimizados com um software de logística: processos manuais que podem levar a erros, conexão de sistemas internos e redução de ineficiências que ajudam empresas de agenciamento de carga a melhorarem sua rentabilidade.

Os clientes de quem lida com agenciamento de carga buscam visibilidade das remessas e cotações em tempo real, com acesso 24 horas por dia. Essas expectativas elevam o nível de exigência em relação à experiência de uma forma que só pode ser atendida por meio da tecnologia. A corrida para melhorar a produtividade e proteger as margens de lucro já começou.

Seja gerenciando centenas de embarques por mês ou milhares, muitos agentes de carga continuam operando com processos manuais que geram custos operacionais significativos. Por exemplo:

• os mesmos dados são inseridos várias vezes em diferentes aplicações
• as atualizações dos embarques são realizadas manualmente
• as cotações são feitas pelos vendedores, consumindo uma parcela significativa do tempo que eles poderiam dedicar às vendas.

Os processos regulatórios e de compliance exigem um esforço administrativo considerável para pesquisar os requisitos mais recentes e protocolar documentos de importação e exportação junto aos órgãos governamentais competentes. O tempo gasto nesses processos manuais muitas vezes não é quantificado, mas, coletivamente, consome um tempo valioso dos funcionários, aumenta a probabilidade de erros, torna mais lentos os tempos de resposta aos clientes e dificulta a expansão eficiente do negócio. Um software de logística pode gerar impacto significativo, automatizando tarefas e tornando os processos de agenciamento de carga mais eficientes.

A principal razão pela qual persiste a percepção de que o software de logística é caro é que os custos de software são altamente visíveis, enquanto os custos decorrentes de processos manuais ineficientes são muito mais difíceis de quantificar.

As taxas de assinatura e os custos de implementação podem ser calculados antes de uma compra. Já o custo acumulado da criação manual de documentos, da correção de erros de entrada de dados, do atendimento a consultas sobre embarques ou do gerenciamento de vários sistemas desconectados raramente é mensurado e, em vez disso, é aceito como parte normal das operações do negócio.

Bart van Apeldoorn, Global Sales Account Executive da Descartes, compartilha insights de conversas com agentes de carga de pequeno e médio porte:

“Considerando que essas organizações operam em um ambiente estruturalmente de baixa margem, serviço, velocidade e proatividade são seus únicos diferenciais reais. Quando os agentes de carga utilizam três ou quatro sistemas separados apenas para economizar um pouco no orçamento inicial, eles deixam de considerar seu ativo mais caro, que é o tempo. Tempo é a única coisa que um agente de carga não pode guardar para usar depois. Ou ele é utilizado de forma eficiente e produtiva agora, ou desaparece para sempre.”

Muitas organizações também continuam avaliando softwares principalmente com base no preço de aquisição, em vez de considerar as melhorias operacionais mais amplas que eles podem proporcionar. Como resultado, as discussões sobre retorno sobre o investimento frequentemente deixam de considerar os ganhos significativos de produtividade, atendimento ao cliente e escalabilidade do negócio proporcionados por um software de logística moderno.

As plataformas baseadas em nuvem automatizam cotações, documentação, gerenciamento de embarques e compliance regulatório, ao mesmo tempo em que reúnem informações empresariais críticas em um único ecossistema. Um TMS (Transportation Management System) pode integrar diferentes etapas da operação e centralizar informações essenciais para o gerenciamento dos embarques.

Esses recursos reduzem o trabalho administrativo repetitivo, melhoram a visibilidade e fornecem aos funcionários informações melhores para tomar decisões mais rápidas e mais bem fundamentadas. Essas capacidades permitem realocar os esforços dos funcionários para atividades voltadas ao crescimento.

Um software de logística moderno permite que as organizações processem mais embarques, atendam mais clientes e sustentem o crescimento do negócio sem aumentar a complexidade operacional. A capacidade de digitalizar fluxos de trabalho também abre espaço para opções de autoatendimento ao cliente, que podem aumentar a disponibilidade do serviço. As opções de autoatendimento permitem que os clientes acessem informações, realizem transações ou resolvam problemas de forma independente, a qualquer hora e em qualquer lugar, sem precisar esperar por um atendente disponível ou por um retorno de contato.

O maior retorno sobre o investimento está no uso da tecnologia para otimizar o desempenho operacional em toda a empresa. A cotação automatizada permite que as equipes de vendas respondam mais rapidamente, ao mesmo tempo em que melhora a consistência dos preços. O gerenciamento centralizado de tarifas elimina o tempo gasto procurando informações em planilhas e cadeias de e-mails. Os fluxos de trabalho automatizados de documentação e compliance reduzem erros e esforços administrativos. A visibilidade dos embarques em tempo real permite que as equipes gerenciem proativamente as exceções antes que elas afetem os clientes.

Para um freight forwarder, essas melhorias podem representar ganhos de produtividade em diferentes etapas da operação. Quando reunidas, elas reduzem os custos operacionais e, ao mesmo tempo, permitem que os funcionários dediquem mais tempo ao atendimento aos clientes e ao desenvolvimento de novas oportunidades de negócio.

Muitas empresas podem iniciar sua avaliação de tecnologia concentrando-se apenas nos custos do software. É quando começam a compreender o impacto financeiro da substituição de processos manuais que o verdadeiro impacto do ROI começa a se materializar. Em vez de adicionar funcionários para lidar com o aumento do volume de embarques, as empresas descobrem que podem automatizar atividades rotineiras, consolidar vários sistemas em uma única plataforma e melhorar significativamente a produtividade de suas operações.

A AMC Transportation destaca como a solução da Descartes ajudou a reduzir custos por meio da automação de processos manuais e da integração de sistemas distintos:

"A Descartes está nos ajudando a economizar custos. Como agente de carga, nosso maior custo é a mão de obra, e soluções que economizam tempo essencialmente nos levam a maiores lucros. A tecnologia também se integra perfeitamente ao nosso sistema de Enterprise Resource Planning (ERP), o que nos permite economizar ainda mais tempo e dinheiro. Estamos utilizando os custos reduzidos para reinvestir em tecnologia e focar no atendimento ao cliente, o que aumenta a retenção dos clientes no longo prazo.” — Wilson Huang, Head of Product & Marketing, AMC Transportation

O software de logística da Descartes ajuda os provedores de serviços logísticos a otimizar suas operações, automatizando atividades manuais e digitalizando processos voltados ao cliente. Nossa solução permite a coordenação eficiente dos embarques desde a origem até o destino, facilita o rastreamento dos clientes em tempo real, agiliza a comunicação entre as partes envolvidas, automatiza processos de documentação e fornece insights valiosos por meio de recursos avançados de contabilidade e análise.

Nossos recursos de desembaraço aduaneiro automatizam atividades, como gerenciamento de tarifas e cotação, e permitem que você faça cotações para os clientes em tempo real por meio de uma plataforma digital de autoatendimento, e-mail ou telefone. Para empresas de agenciamento de carga, esses recursos ajudam a conectar diferentes etapas da operação e reduzir a dependência de processos manuais.

Os principais recursos incluem automação de tarefas repetitivas e manuais, incluindo cotações, gerenciamento de documentos, acompanhamento de marcos e fluxos de trabalho de compliance e integração de dados, utilizando uma única fonte de informação.

Ao reunir gerenciamento de embarques, compliance aduaneiro e contabilidade em uma única solução, os agentes de carga podem eliminar a entrada duplicada de dados, melhorar a colaboração entre as equipes e proporcionar à gestão e aos clientes maior visibilidade operacional.

A Descartes Global Logistics Network™ conecta agentes de carga a transportadoras, autoridades aduaneiras, portos, terminais e parceiros logísticos, entre outros. Em vez de desenvolver e manter centenas de conexões individuais, os agentes de carga obtêm acesso imediato a um amplo ecossistema logístico que melhora a visibilidade, acelera a comunicação e simplifica o compliance.

Implemente as funcionalidades de que você precisa hoje, sejam elas operações de transporte de cargas, compliance aduaneiro, portais para clientes ou gerenciamento de preços e cotações, e expanda com recursos adicionais conforme necessário. Essa abordagem em fases minimiza as interrupções e, ao mesmo tempo, proporciona valor mais rapidamente. Dessa forma, o software de logística pode acompanhar as necessidades atuais da empresa e evoluir conforme a operação cresce.

Suporte múltiplas localidades, entidades, moedas e requisitos regulatórios locais, como declarações de segurança, a partir de uma única plataforma. À medida que sua empresa cresce, a tecnologia cresce junto com o negócio.