Elektronische Rechnungsstellung in Belgien
Erfahren Sie, wie die innovativen Lösungen von Descartes Unternehmen dabei helfen, E-Invoicing-Praktiken nahtlos einzuführen und sichere und konforme Transaktionen in ganz Europa zu gewährleisten.
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Seit dem 1. Januar 2026 müssen in Belgien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen für inländische B2B-Transaktionen strukturierte elektronische Rechnungen verwenden. Der Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail oder über ein Portal reicht nicht mehr aus, wenn die Transaktion unter den Geltungsbereich der Verordnung fällt. In der Praxis werden Rechnungen über das Peppol-Netzwerk im Peppol-BIS-Format (UBL) ausgetauscht und müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Descartes unterstützt Unternehmen dabei, sowohl die belgischen als auch die internationalen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung durch einen einzigen integrierten Ansatz zu erfüllen. Wir verbinden Ihre ERP-, Buchhaltungs- und Backoffice-Systeme mit Peppol und unterstützen den Versand und Empfang konformer elektronischer Rechnungen.
| Thema | Was bedeutet die belgische E-Rechnungs-Verordnung? |
|---|---|
| Status | Gilt ab dem 1. Januar 2026 für betroffene belgische B2B-Transaktionen. |
| Wer ist davon betroffen? | Dies gilt für fast alle Transaktionen zwischen in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen. Auch kleine Unternehmen, die im Rahmen der Umsatzsteuerbefreiung tätig sind, sollten ihre Verpflichtungen prüfen. |
| Netzwerk | Peppol ist das Standard-Austauschnetzwerk. Alternative Verfahren sind nur möglich, wenn beide Parteien damit einverstanden sind und die Rechnung weiterhin der Norm EN 16931 entspricht. |
| Format | Strukturierte elektronische Rechnungen, in der Regel im Peppol-BIS-/UBL-Format, gemäß EN 16931. |
| Rechnungen im PDF-Format | Ein PDF-Dokument kann zwar weiterhin als lesbare Kopie weitergegeben werden, entspricht jedoch nicht dem gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsformat für obligatorische B2B-Transaktionen. |
| B2G-Rechnungen | Die elektronische Rechnungsstellung für belgische Behörden ist für öffentliche Aufträge, die nach dem 1. März 2024 veröffentlicht werden, verpflichtend und unterliegt spezifischen B2G-Vorschriften. |
| B2C-Rechnungen und internationale Rechnungen | Dies fällt zwar nicht unter den Geltungsbereich der belgischen B2B-Vorschriften, doch kann die Peppol-E-Rechnung auf freiwilliger Basis genutzt werden, sofern beide Parteien dieses Verfahren unterstützen. |
| Elektronische Berichterstattung | Rechnungsdaten werden noch nicht automatisch an die belgische Steuerbehörde übermittelt. Eine elektronische Meldung nahezu in Echtzeit ist für 2028 geplant, erfordert jedoch noch weitere gesetzliche Regelungen. |
| Strafen | Unternehmen, die nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen, müssen mit Geldbußen in Höhe von 1.500 € bei einem erstmaligen Verstoß bis zu 5.000 € bei wiederholten Verstößen rechnen. |
Was ist seit dem 1. Januar 2026 vorgeschrieben?
Bei Transaktionen zwischen in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Ziel ist es, den automatischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Systemen von Lieferanten und Kunden zu ermöglichen, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.
Diese Vorschrift gilt für Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2026 ausgestellt werden, unabhängig davon, ob die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen vor diesem Datum erbracht wurden.
Wer muss die belgische Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich einhalten?
Die Verpflichtung gilt grundsätzlich, wenn sowohl der Lieferant als auch der Kunde in Belgien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen sind. Es bestehen begrenzte Ausnahmen, darunter Unternehmen, die ausschließlich umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten gemäß Artikel 44 des belgischen Umsatzsteuergesetzes ausüben, steuerpflichtige Unternehmen in Insolvenz, nicht ansässige Steuerpflichtige ohne feste Niederlassung in Belgien sowie bestimmte Pauschalsteuerpflichtige, solange diese Regelung in Kraft ist.
Unternehmen, die ausschließlich Rechnungen an private Verbraucher ausstellen, unterliegen nicht der B2B-Pflicht für ausgehende Rechnungen. Sie müssen jedoch weiterhin in der Lage sein, bei Bedarf strukturierte elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen.
Peppol, Peppol BIS und EN 16931
Belgien betreibt keine zentrale Abwicklungsplattform für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Stattdessen erfolgt der Rechnungsaustausch über das dezentrale Peppol-Netzwerk.
Peppol stützt sich auf zertifizierte Dienstleister und Zugangspunkte, wodurch ERP-, Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssysteme strukturierte Rechnungsdaten auf standardisierte Weise austauschen können. Peppol BIS ist das im Netzwerk verwendete Standard-Rechnungsformat und basiert auf UBL. Es entspricht dem europäischen E-Invoicing-Standard EN 16931.
Andere Formate dürfen nur verwendet werden, wenn beide Parteien dem zustimmen und die strukturierte Rechnung weiterhin denselben europäischen Anforderungen entspricht.
Wie verhält es sich mit B2G-, B2C- und internationalen Rechnungen?
- B2G: Für die Rechnungsstellung an belgische Behörden gelten gesonderte Vorschriften. Bei öffentlichen Aufträgen, die nach dem 1. März 2024 veröffentlicht werden, ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend, in der Regel über Peppol.
- B2C: Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die belgische B2B-Vorschrift.
- International: Grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht automatisch unter die belgische B2B-Vorschrift, obwohl Peppol freiwillig genutzt werden kann.
- E-Rechnungsstellung in Europa: Im Rahmen der ViDA-Initiative werden ab 2030 umfassendere europäische Anforderungen an die EU-interne E-Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung erwartet.
Nachfrist, Selbstabrechnung und Strafen
Die anfängliche dreimonatige Übergangsfrist Anfang 2026 stellte keine Verschiebung der Verpflichtungsfrist dar. Sie bedeutete lediglich, dass die Steuerbehörden vorübergehend davon absahen, Strafen gegen Unternehmen zu verhängen, die angemessene Anstrengungen unternommen hatten, um die Vorschriften einzuhalten.
Für Selbstrechnungsvereinbarungen, bei denen der Kunde die Rechnung im Namen des Lieferanten ausstellt, wurde bis zum 30. Juni 2026 zusätzliche Flexibilität gewährt, während die Softwareanbieter die erforderlichen Funktionen fertigstellten.
E-Reporting in Belgien: Wie geht es weiter?
In der ersten Phase der Umsetzung werden Rechnungsdaten nicht automatisch an die belgischen Behörden übermittelt. Die elektronische Meldung in nahezu Echtzeit ist jedoch in der Koalitionsvereinbarung der Bundesregierung vorgesehen, wobei das Zieljahr 2028 festgelegt wurde. Es wird erwartet, dass die elektronische Meldung auf der Grundlage strukturierter Rechnungsdaten letztendlich die jährlichen Kundenlisten ersetzen und die Mehrwertsteuerkontrollen weiter digitalisieren wird.
Praktische Checkliste für Unternehmen
- Erfassen Sie alle belgischen B2B-, B2G- und B2C-Rechnungsflüsse sowie internationale Rechnungsflüsse.
- Prüfen Sie, ob Ihre ERP-, Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssoftware Peppol-BIS/UBL-Rechnungen senden und empfangen kann.
- Wählen Sie einen Peppol-zertifizierten Zugangspunkt oder Dienstleister, der Ihren Integrationsanforderungen entspricht.
- Testen Sie eingehende und ausgehende Rechnungsflüsse mit Kunden, Lieferanten und Selbstabrechnungsprozessen.
- Definieren Sie Verfahren für Anhänge, Gutschriften, Archivierung, Rechnungsstatus und Ausnahmen.
- Bereiten Sie die Teams in den Bereichen Finanzen, IT und Kundenservice auf neue Validierungen, Fehlerbehandlung und Partnerkommunikation vor.
- Beobachten Sie die Entwicklungen im belgischen E-Reporting bis zum Jahr 2028, damit dieselbe Integration später erweitert werden kann.
Wie Descartes die elektronische Rechnungsstellung in Belgien unterstützt
Descartes ist ein zertifizierter Peppol-Dienstleister und Zugangspunkt, der Unternehmen dabei unterstützt, sich mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden. Über das Descartes Global Logistics Network und unsere Lösungen für den B2B-Dokumentenaustausch können Unternehmen elektronische Rechnungen in bestehende ERP-, Buchhaltungs-, WMS- und andere Backoffice-Systeme integrieren.
Unsere Lösung bietet:
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk über einen zertifizierten Zugangspunkt.
- Versenden und Empfangen konformer strukturierter elektronischer Rechnungen.
- Integration in bestehende ERP-, Buchhaltungs-, WMS- und Backoffice-Systeme.
- Unterstützung für mehrere Länder und sich weiterentwickelnde Vorschriften für elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung.
- Eine skalierbare Plattform für Unternehmen, die europaweit und darüber hinaus tätig sind.
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E-Invoicing FAQ's
Nein. Ein PDF ist zwar ein digitales Dokument, aber keine strukturierte elektronische Rechnung. Die EU-Vorschriften verlangen maschinenlesbare, strukturierte Formate (auf XML-Basis) wie UBL, XRechnung oder Peppol BIS Billing 3.0. PDFs können von Behördenportalen oder ERP-Systemen nicht automatisch verarbeitet werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Große und mittelständische Unternehmen müssen die Vorschriften ab dem 1. September 2026 einhalten. Kleinunternehmen und Kleinstunternehmen haben bis zum 1. September 2027 Zeit.
Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den Austausch strukturierter Dokumente. In den meisten EU-Ländern ist die Nutzung von Peppol für die elektronische Rechnungsstellung sowohl im B2G- als auch im B2B-Bereich vorgeschrieben oder wird dringend empfohlen. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, ist die Einrichtung einer Peppol-Verbindung über einen zertifizierten Zugangspunkt der effizienteste Weg, um grenzüberschreitende Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
„VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist der übergreifende Rahmen der EU zur Modernisierung der Mehrwertsteuer-Compliance, der im März 2025 verabschiedet wurde. Er schreibt ab 2028 die strukturierte elektronische Rechnungsstellung und die digitale Berichterstattung nahezu in Echtzeit für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen vor und legt das Jahr 2030 als Ziel für die vollständige Einführung nationaler B2B-Vorschriften in allen EU-Mitgliedstaaten fest.
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Land und reichen von 5 Jahren (in einigen Mitgliedstaaten) bis zu 11 Jahren (in Albanien und im Rahmen der fiskalischen Vorschriften Kroatiens). Die Archive müssen die Integrität und Authentizität der ursprünglichen strukturierten Daten gewährleisten.
In Ländern mit bereits in Kraft getretenen B2B-Vorschriften (Italien, Ungarn, Belgien ab Januar 2026 usw.) sind Papierrechnungen rechtlich nicht mehr gültig. In anderen Märkten sind Papierrechnungen im B2B-Bereich zwar noch zulässig, es ist jedoch davon auszugehen, dass diese Möglichkeit im Laufe des Jahres 2028 schrittweise wegfällt, wenn die ViDA-Fristen näher rücken.