Distribución De Bebidas: ¿Cuánto Está Costando El Tiempo De Descanso Entre Turnos A Su Negocio?

El tiempo de descanso (también llamado tiempo ocioso) es el período de pausa que los conductores pasan en el depósito antes y después de su ruta. Durante estos intervalos, los conductores están de servicio, pero no conduciendo.

El descanso de la mañana y la tarde representa una pequeña parte de la jornada de cada conductor. Sin embargo, si no se gestiona de forma proactiva, estas ineficiencias pueden acumularse. A medida que su flota crece, los costos por horas extras aumentan y cumplir con las ventanas de entrega se vuelve más difícil.

Quizás no sepa cuál es el promedio de los descansos intrajornada de sus conductores, o tal vez sospeche que son excesivos, pero no sabe cómo abordarlo. Si esto le resulta familiar, siga leyendo para conocer un enfoque paso a paso para identificar y eliminar el tiempo excesivo de descanso.

En el depósito, los conductores no están en la carretera, pero aún dentro del horario laboral. Este tiempo se reserva para actividades que aportan a la productividad de las entregas – por ejemplo, cargar y descargar mercancías o realizar inspecciones vehiculares.

No obstante, con frecuencia este “tiempo buffer” se extiende debido a ineficiencias operativas o hábitos de los conductores. Estos son algunos desafíos comunes que pueden prolongar los descansos de un conductor:

Ineficiencias operativas

• Retraso en la disponibilidad del vehículo o de la carga: Los horarios de inicio de la ruta no son realistas, ya que el personal del depósito aún está seleccionando, empaquetando o cargando los pallets cuando llegan los conductores.
• Carga personalizada y compleja: Las cargas de bebidas se preparan a la medida, según el mix de SKUs y el tamaño de pedido de cada cuenta. Esta complejidad puede alargar las tareas de preparación, selección o carga.
• Logística de retorno ineficiente: No hay un proceso estandarizado para manejar envases vacíos, devoluciones o productos vencidos.
• Congestión en patios o muelles: El espacio limitado o muchos vehículos regresando al mismo tiempo causan filas y cuellos de botella.
• Procedimientos manuales o ineficientes: Inspecciones vehiculares en papel, facturación y procedimientos de confirmación de entrega (POD) retienen a los conductores en el depósito. La comunicación verbal y expectativas poco claras añaden confusión.

Si no se detecta, el exceso de tiempo intrajornada laboral aumenta los costos de mano de obra y perjudica el rendimiento de entrega. Cuando los conductores pasan más tiempo del planeado en el depósito, esto genera:

• Costos evitables en horas extras y fatiga del conductor.
• Retrasos en la salida de rutas y posibles ventanas de entrega perdidas.
• Cuellos de botella en patios y almacenes que generan más ineficiencia.

En Descartes, trabajamos con distribuidores de bebidas que descubrieron un promedio de más de 25 minutos de descanso intrajornada no planificado por conductor. En una empresa mediana, esto puede representar cientos de miles de dólares. Para grandes distribuidores, las horas extra pueden sumar millones anualmente.

La mayoría de los distribuidores no cuenta con sistemas integrados que capturen información sobre el tiempo de descanso. Esto hace difícil identificar los problemas cuando surgen.

Incluso cuando se dispone de tecnología, esta suele centrarse en el tiempo de viaje y el rendimiento de las paradas. Las herramientas de planificación y ejecución de rutas no están integradas con los Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS), por lo que el tiempo de descanso intrajornada permanece invisible para los sistemas analíticos.

En estos casos, los distribuidores deben recurrir a su intuición para entender lo que sucede en las actividades del depósito.

Las herramientas de ejecución de rutas pueden aportar visibilidad sobre el tiempo de descanso en la mañana y la tarde, permitiéndole identificar cuellos de botella y guiar a los conductores. Aquí le mostramos cómo empezar:

1. Utilice herramientas integradas de ejecución y RRHH para detectar ineficiencias. Como dice el dicho, "lo que se mide, se puede gestionar". Las herramientas de ejecución de rutas de Descartes se integran con su HRIS para identificar áreas de fuga de costos. Así es como el software especializado esclarece el tiempo de descanso:
2. Identificación de desviaciones de tiempo ocioso: Cruzando datos de GPS, kilometraje y horarios, el sistema puede identificar inconsistencias y destacar tiempos de descanso problemáticos.
3. Alertas de violación en tiempo real: El software avisa a los supervisores cuando las operaciones se desvían del plan – por ejemplo, si un conductor tarda más de 30 minutos en completar el cierre de la jornada.
4. Tareas de gestión: La herramienta puede generar automáticamente tareas priorizadas para su equipo, recordando a los supervisores que sigan con los conductores después de violaciones.

Con mayor visibilidad, podrá atacar los problemas estructurales que incrementan los costos laborales.

Aborde los desafíos operativos: Una vez cuantificado el problema, puede trabajar con los conductores para identificar qué está causando retrasos.

• ¿Son realistas los horarios planificados de inicio de ruta?
• ¿Existen fallos recurrentes en los vehículos?
• ¿Los conductores están realizando tareas innecesarias?
• ¿Hay tareas que podrían redistribuirse?
• ¿Los conductores tienen problemas para localizar su vehículo?
• ¿Deben caminar largas distancias para buscar equipos?
• ¿Está el patio demasiado congestionado?

Sabiendo dónde se pierde el tiempo, puede atacar las causas raíz.

Guíe a los conductores para fomentar hábitos eficientes: El descanso intrajornada laboral prolongado suele deberse a hábitos arraigados.

No es raro que los conductores bien intencionados conversen con colegas o den vueltas por el depósito durante su jornada. En ausencia de datos sobre estos descansos, los conductores pueden no ser conscientes del tiempo que pierden. Con retroalimentación y apoyo adecuados, se puede alinear a los conductores con las expectativas de la empresa.

Estas son algunas formas de comenzar:

• Comparar los tiempos de descanso entre conductores y proporcionar retroalimentación constructiva o incentivos para la consistencia.
• Educar a los conductores sobre rutinas eficientes antes y después de las rutas.
• Asegurar que las expectativas sean claras respecto a las tareas que deben completarse.
• Guiar a los conductores que consistentemente tarden más debido a hábitos, falta de experiencia o baja motivación.

Como muchos distribuidores de bebidas, Heartland Coca-Cola notó que la visibilidad limitada de su flota incrementaba los costos. La empresa se asoció con Descartes para implementar un software de ejecución de rutas en tiempo real.

El reporte de tiempos de descanso permitió que, en lugar de comparar cada centro de distribución (CD) contra un valor fijo de 30 minutos, Heartland pudiera seguir la evolución de cada CD semana tras semana o año tras año. Lo más importante: los supervisores pueden profundizar en el rendimiento de cada miembro del equipo.

“Quizás haya un integrante del equipo que tarda una hora todos los días", explica Curtis Ackerman, Líder de Procesos de Negocios en Heartland Coca-Cola. “¿Ese integrante realiza tareas que cree necesarias, pero no lo son? ¿Hay un obstáculo que debemos eliminar? En el pasado, no contábamos con esta información: todo era intuición”.

El tiempo de descanso no gestionado erosiona silenciosamente la productividad, los beneficios y el rendimiento. Afortunadamente, las causas raíz pueden resolverse una vez que se identifican.

¿Quiere ayuda para comenzar? Comuníquese con Descartes y descubra cómo las herramientas de ejecución de rutas le permiten medir, gestionar y reducir el tiempo de descanso en toda su flota.