Gebufa ziet strategisch belang van EDI

In 2007 verzond Gebufa, producent van matten, al de eerste berichten via EDI (Electronic Data Interchange). Vandaag vertrouwt het bedrijf nog steeds op EDI van Descartes om hun dagelijkse orderverwerking vlekkeloos te laten verlopen. De reden daarvoor ligt in de kostenbesparing door automatisering en in de snelheid waarmee Gebufa kan inspelen op vragen vanuit de markt.

“De toegevoegde waarde van EDI ligt vooral aan de verkoopkant. Ik noem het wel eens de levensader van het bedrijf. Zonder EDI zouden de overheadkosten die gepaard gaan met manuele verwerking ons succes belemmeren.”

Henk van Dalfsen, Financieel Directeur, Gebufa

De filialen van de klanten van Gebufa worden decentraal beleverd dankzij de verschillende Europese vestigingen. Dit betekent dat de informatie van de grote aantallen transacties snel, foutloos en efficiënt verwerkt moet worden. Handmatige afhandeling van orders betekent een grote overheadkost. Daarom werd gekozen voor automatisering met EDI.

Gebufa ontstond midden jaren 1980 als producent van automatten. Later kwamen daar interieurmatten bij onder de tak Multimat. Het bedrijf groeide snel en breidde tussen 2000 en 2006 de productie en verkoop uit in Tsjechië, Roemenië, Duitsland en Frankrijk.

Gebufa zit - dankzij de decentrale levercapaciteit vanuit het logistieke centrum in Tsjechië - vaak met grote internationale spelers aan tafel, o.a. met supermarkt- en doe-het-zelf-ketens. De filialen van die groepen bestellen zelf en dat genereert grote aantallen transacties.

“In een markt waar prijs een belangrijk verkoopargument is, zou manuele verwerking van honderden berichten per dag door de hoge overheadkosten een struikelblok zijn. We kozen daarom voor EDI waarmee de bestelbonnen, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen automatisch en gestandaardiseerd verzonden worden”, zegt Henk van Dalfsen, Financieel Directeur.

Het gebeurt dat klanten Gebufa vragen om hun eigen web-based oplossing te gebruiken voor het bestelproces, maar Henk van Dalfsen benadrukt dat omwille van de extra kosten die daarmee gepaard zouden gaan, EDI toch altijd de beste oplossing blijkt te zijn.

De order- en leverprocessen zijn dankzij EDI volledig geautomatiseerd. Zoals in vele bedrijven draait EDI in de achtergrond en is er weinig nood aan interventie. “Voor ons ligt de toegevoegde waarde van EDI vooral aan de verkoopkant. Ik noem het wel eens de levensader van het bedrijf. Als morgen de verbinding zou uitvallen, hebben we meteen een groot probleem.”

De samenwerking met Descartes loopt al jaren vlekkeloos. Destijds raadde de ERP-leverancier Descartes aan als EDI-provider. “Er is sinds onze eerste berichten via EDI in 2007 nooit aanleiding geweest tot klagen of veranderen, dus we zijn tevreden met de samenwerking”, bevestigt Henk van Dalfsen.

Minder handmatig werk - de automatisering betekent minder fouten maar ook lagere overheadkosten.

Procesoptimalisatie - het hele bestelproces neemt aanzienlijk minder tijd in beslag.

Betrouwbaarheid - er is geen omkijken naar EDI. Daardoor is de continuïteit van de business gegarandeerd.

Kostenbesparing - dankzij verminderde personeelskosten kan Gebufa concurrentiële prijzen bieden aan de markt.