Vanaf 1 januari 2025 moeten Duitse bedrijven gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen voor binnenlandse B2B-transacties. De verplichting om e-facturen te versturen komt eraan en wordt gefaseerd ingevoerd: grotere bedrijven moeten vanaf 1 januari 2027 aan de regels voldoen, en de meeste andere bedrijven vanaf 1 januari 2028. De hervorming maakt deel uit van de Duitse Wet op de Groeikansen (Wachstumschancengesetz) en helpt bedrijven zich voor te bereiden op digitale btw-naleving en toekomstige Europese rapportageregels.

Met één geïntegreerde oplossing helpt Descartes bedrijven om de uitdagingen van de vereisten voor e-facturering in Duitsland en andere landen het hoofd te bieden. Door ERP-, boekhoud- en backoffice-systemen te koppelen aan e-factureringsnetwerken en handelspartners, maakt de oplossing het eenvoudiger om conforme facturen uit te wisselen tussen verschillende markten en neemt het de zorgen weg over afzonderlijke processen voor elk land.

Onderwerp	Wat houdt de Duitse verplichting tot e-facturering in?
Status	Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2025 gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een jaaromzet van meer dan € 800.000 beginnen met het verzenden van e-facturen. De meeste andere bedrijven moeten vanaf 1 januari 2028 klaar zijn.
Wie wordt hierdoor geraakt?	In Duitsland gevestigde bedrijven die binnenlandse B2B-facturen uitwisselen. De verplichting geldt in het algemeen wanneer zowel de leverancier als de afnemer in Duitsland zijn gevestigd.
Netwerk	Duitsland verplicht bedrijven niet om één specifiek netwerk te gebruiken. Facturen kunnen worden verzonden via Peppol, EDI, ERP-integraties, e-mail of andere geldige elektronische kanalen.
Formaten	Gestructureerde formaten die voldoen aan EN 16931, waaronder XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS en bepaalde goedgekeurde EDI-formaten.
PDF-facturen	Tijdens de overgangsperiode mogen PDF’s in bepaalde situaties nog steeds worden gebruikt, mits de ontvanger hiermee instemt. Een PDF op zich is geen e-factuur die voldoet aan de Duitse verplichting.
B2G-facturen	E-facturering voor federale overheidsinstanties is sinds 2020 verplicht, doorgaans via XRechnung en Peppol-compatibele platforms.
B2C- en internationale facturen	B2C-facturen vallen buiten het toepassingsgebied van de binnenlandse B2B-verplichting. Grensoverschrijdende transacties zijn momenteel uitgesloten van de Duitse B2B-verplichting.
Digitale rapportage	De huidige hervorming in Duitsland richt zich op gestructureerde e-facturering in plaats van op realtime factuurrapportage. Er wordt verwacht dat er in de toekomst aansluiting zal plaatsvinden bij de EU-ViDA-vereisten.
Sancties	De standaardregels voor btw en facturering zijn van toepassing. Als bedrijven niet in staat zijn om op het vereiste moment het juiste type factuur te ontvangen of te verzenden, krijgen ze te maken met btw-inhoudingen, controles of nalevingsproblemen.

Wat is op dit moment verplicht?

Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven die onder de regeling vallen, in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen die voldoen aan de EN 16931-norm. Het weigeren van conforme elektronische facturen van handelspartners is niet langer toegestaan.

De verplichting om conforme e-facturen te verzenden wordt geleidelijk ingevoerd:

• 1 januari 2027: Bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 in het voorgaande jaar moeten gestructureerde e-facturen versturen voor binnenlandse B2B-transacties.
• 1 januari 2028: De verplichting tot e-facturering wordt van toepassing op de meeste overige bedrijven die onder de verplichting vallen.

Welke bedrijven moeten voldoen aan de Duitse B2B-verplichting voor e-facturering?

De Duitse verplichting geldt in het algemeen voor binnenlandse B2B-transacties waarbij beide partijen in Duitsland zijn gevestigd. Deze omvat vennootschappen, associaties, eenmanszaken en andere belastingplichtigen die zakelijke transacties uitvoeren die onder de Duitse btw-regels vallen.

Bepaalde transacties vallen buiten het toepassingsgebied, waaronder:

• B2C-transacties.
• Veel grensoverschrijdende transacties.
• Bepaalde btw-vrijgestelde transacties.
• Facturen met een lage waarde van minder dan € 250.
• Specifieke situaties met betrekking tot reis- en vervoersbiljetten.

XRechnung, ZUGFeRD en EN 16931

Duitsland maakt geen gebruik van een centraal verwerkingsmodel. In plaats daarvan kunnen bedrijven facturen rechtstreeks uitwisselen via goedgekeurde elektronische kanalen, mits de facturen een gestructureerd formaat hebben dat voldoet aan de Europese norm EN 16931.

De meest gangbare formaten zijn onder meer:

XRechnung

De Duitse nationale norm voor e-facturering, gebaseerd op gestructureerde XML. Deze is verplicht voor veel B2G-factureringsscenario’s en wordt op grote schaal gebruikt op de Duitse markt.

ZUGFeRD

Een hybride formaat dat een voor mensen leesbare PDF combineert met ingebedde gestructureerde XML-gegevens. Het maakt geautomatiseerde verwerking mogelijk met behoud van een visuele weergave van de factuur.

Peppol BIS

Een gestandaardiseerd e-facturatieformaat dat voldoet aan EN 16931 en via het Peppol-netwerk kan worden uitgewisseld, waardoor multinationale organisaties hun factureringsprocessen over de grenzen heen kunnen automatiseren en opschalen.

Hoe zit het met B2G-, B2C- en internationale facturen?

B2G

Elektronische facturering aan federale overheidsinstanties is sinds 2020 verplicht. Leveranciers dienen facturen doorgaans in XRechnung-formaat in via door de overheid goedgekeurde kanalen en platforms.

B2C

Facturen die aan particuliere consumenten worden verstuurd, vallen buiten het toepassingsgebied van de binnenlandse B2B-verplichting voor elektronische facturering.

Internationaal

Grensoverschrijdende transacties vallen over het algemeen niet onder de huidige Duitse binnenlandse B2B-verplichting. Bedrijven moeten zich echter voorbereiden op toekomstige EU-brede vereisten voor digitale rapportage en elektronische facturering in het kader van ViDA.

Tijdschema voor de invoering in Duitsland

1 januari 2025

Alle bedrijven die onder de regeling vallen, moeten in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen en te verwerken.

2025-2026 Overgangsperiode

Tijdens de overgangsperiode mogen bedrijven in bepaalde situaties papieren en PDF-facturen gebruiken, zodat ze de tijd hebben om hun systemen en processen klaar te maken.

1 januari 2027

Bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 moeten beginnen met het verzenden van gestructureerde e-facturen.

1 januari 2028

Gestructureerde elektronische facturering wordt de norm voor het verzenden van de meeste binnenlandse B2B-e-facturen.

Voorbereiding op toekomstige digitale rapportagevereisten

Het huidige Duitse initiatief introduceert geen ‘Continuous Transaction Control’ (CTC)-goedkeuringsmodel of realtime factuurrapportage. De hervorming legt echter wel de basis voor gestructureerde facturering die nodig is om toekomstige rapportageverplichtingen te ondersteunen en mogelijk aan te sluiten bij het ViDA-kader van de EU.

Organisaties die vandaag al e-facturering implementeren, zullen beter in staat zijn om zich aan te passen aan toekomstige digitale btw-rapportagevereisten.

Praktische checklist voor e-facturering voor bedrijven

1. Krijg een duidelijk beeld van alle factuurstromen, inclusief binnenlandse B2B-, B2G-, B2C- en grensoverschrijdende facturen.
2. Zorg ervoor dat ERP- en boekhoudsystemen in staat zijn om facturen te ontvangen die voldoen aan EN 16931.
3. Controleer of uw systemen XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS en conforme EDI-formaten ondersteunen.
4. Zorg ervoor dat de archiveringsprocessen voor facturen voldoen aan de Duitse compliance-eisen.
5. Test de inkomende en uitgaande factuurstromen met klanten en leveranciers.
6. Evalueer de afhandeling van uitzonderingen, validatieregels en processen voor de factuurstatus.
7. Bereid de financiële, fiscale, inkoop- en IT-teams voor op de deadlines voor het verzenden van e-facturen.
8. Volg de ontwikkelingen rond ViDA en de Duitse belastingdienst.

Hoe Descartes helpt bij e-facturering in Duitsland

Descartes helpt organisaties bij het koppelen van ERP-, financiële, inkoop- en backoffice-systemen aan klanten, leveranciers en e-factureringsnetwerken via één geïntegreerde aanpak.

Onze oplossing biedt:

• Expertise in het verwerken van XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS en andere conforme formaten.
• Peppol-connectiviteit via een gecertificeerd toegangspunt.
• Geautomatiseerd verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen.
• Integratie met ERP-, boekhoud-, WMS-, inkoop- en financiële systemen.
• Ondersteuning in meerdere landen voor naleving van Europese en wereldwijde e-factureringseisen.
• Schaalbare infrastructuur die zich kan aanpassen aan toekomstige rapportagevereisten.
• Deskundige ondersteuning tijdens implementatie en onboarding.

Wacht niet tot naleving een zorg wordt. Bereid u voor op naleving van de regels voor e-facturering in Duitsland en wereldwijd met een toekomstbestendige oplossing.

Relevante inhoud