FAQ - Elektronische Facturering
Veelgestelde vragen over e-facturering
Wat is elektronische facturering?
Elektronische facturering, of e-facturering, is de uitwisseling van factuurgegevens in een gestructureerd digitaal formaat dat bedrijfssystemen automatisch kunnen lezen en verwerken. Een echte e-factuur is meer dan een via e-mail verzonden PDF: deze bevat gestandaardiseerde factuurgegevens die van het factureringssysteem van een leverancier naar het financiële of ERP-systeem van een afnemer kunnen worden overgedragen, vaak via een goedgekeurd netwerk, toegangspunt of overheidsplatform.
In dit artikel:
- toc
Wat is het doel van e-facturering?
Het doel van e-facturering is om de facturering sneller, nauwkeuriger, transparanter en gemakkelijker te controleren te maken. Voor bedrijven vermindert het de handmatige verwerking en helpt het de factuurverwerking te verbeteren. Voor belastingautoriteiten biedt het beter inzicht in transactiegegevens en ondersteunt het de naleving van de btw-regelgeving. Voor handelspartners creëert het een betrouwbaardere manier om factuurinformatie uit te wisselen.
Wat zijn de voordelen van e-facturering?
E-facturering biedt tal van voordelen, waaronder minder handmatig werk, een lager risico op fouten, snellere goedkeuring van facturen, meer inzicht in betalingen en ondersteuning bij het naleven van landspecifieke voorschriften. Voor internationale bedrijven vereenvoudigt e-facturering het beheer van verschillende eisen van klanten, leveranciers en regelgevende instanties in diverse markten.
Wat is e-rapportage?
Elektronische rapportage, of e-rapportage/e-reporting, is het digitaal indienen van transactie-, belasting- of betalingsgegevens bij een belastingdienst. Het gaat hand in hand met e-facturering, maar dient een ander doel: e-facturering regelt de uitwisseling van factuurgegevens tussen handelspartners, terwijl e-rapportage zich richt op het verzenden van vereiste fiscale gegevens naar de relevante autoriteiten.
In deze gids leest u meer over e-reporting:
Wat is ViDA?
ViDA staat voor VAT in the Digital Age. Het is het moderniseringspakket voor de btw van de Europese Unie, dat op 11 maart 2025 is aangenomen en tot januari 2035 gefaseerd wordt ingevoerd. Een van de belangrijkste veranderingen is de overgang naar digitale rapportagevereisten voor internationale B2B-transacties, gebaseerd op gestructureerde e-facturering. In de praktijk helpt ViDA de koers uit te stippelen naar een meer gestandaardiseerde, digitale btw-naleving in de hele Europese Unie (EU).
Wat is het 4-corner-model?
Het 4-hoekmodel is het raamwerk dat wordt gebruikt voor de uitwisseling van e-facturen via dienstverleners. De vier hoeken vertegenwoordigen:
De leverancier
De dienstverlener van de leverancier
De dienstverlener van de afnemer
De afnemer
Elke partij maakt verbinding via haar dienstverlener, die ervoor zorgt dat de factuur veilig en in het juiste formaat wordt doorgestuurd. De uitwisseling van e-facturen via Peppol is een bekend voorbeeld van een 4-corner-model.
Wat is het 5-corner-model?
Het 5-hoekmodel voegt een nieuwe deelnemer toe aan het 4-hoekmodel, meestal een belastingdienst of een door de overheid gecontroleerd platform. Dit model maakt het mogelijk om factuur- of rapportagegegevens met de overheid te delen als onderdeel van de transactiestroom. Het wordt steeds relevanter naarmate overheden e-facturering combineren met rapportage in bijna realtime. Hieronder staat een voorbeeld van het 5-hoekmodel voor e-facturering in Frankrijk.
Wordt e-facturering verplicht?
Ja, in veel landen wordt e-facturering verplicht. De vereisten verschillen per rechtsgebied: sommige landen eisen gestructureerde e-facturen via Peppol of een ander goedgekeurd netwerk, terwijl andere gebruikmaken van clearingplatforms, nationale formaten of verplichtingen tot elektronische rapportage. De richting is duidelijk: bedrijven moeten op termijn rekening houden met een meer digitale, gestructureerde en gereguleerde uitwisseling van facturen.
Wat zijn de deadlines voor e-facturering?
De deadlines variëren per land, transactietype, bedrijfsgrootte en lokale regelgeving. Gebruik deze interactieve kaart voor landspecifieke details en aankomende deadlines. Op EU-niveau introduceert ViDA vanaf 1 juli 2030 digitale rapportagevereisten voor internationale B2B-transacties, waarbij verdere harmonisatie wordt verwacht tegen 1 januari 2035.
Wat zijn de gevolgen van e-facturering voor mij?
Uw bedrijf moet mogelijk de manier aanpassen waarop facturen worden aangemaakt, gevalideerd, verzonden, ontvangen, gearchiveerd en gerapporteerd. Financiële, fiscale, IT-, inkoop- en klantenserviceteams kunnen hier allemaal mee te maken krijgen, omdat e-facturering vaak raakvlakken heeft met ERP-gegevens, het integreren van leveranciers, factureringsstromen naar klanten, btw-rapportage en uitzonderingsbeheer. De impact zal groter zijn als u in meerdere landen actief bent of handelt met klanten en leveranciers die onder verschillende regelgeving vallen.
Hoe kan ik mijn bedrijf voorbereiden op e-facturering?
1.Breng in kaart welke rechtspersonen, landen, klanten, leveranciers en factuurstromen hieronder vallen.
2. Beoordeel of uw ERP-, boekhoud- en financiële systemen gestructureerde factuurgegevens in het vereiste formaat kunnen genereren en ontvangen.
3. Evalueer de gegevenskwaliteit, archiveringsvereisten, interne verantwoordelijkheid, testbehoeften en leveranciersopties.
Voor meer informatie, bekijk deze handige stapsgewijze handleiding.
Hoe kan ik hulp krijgen bij mijn e-facturatieproject?
U kunt samenwerken met een leverancier die zowel de technische integratie als het veranderende compliance-landschap begrijpt. Descartes ondersteunt e-facturatie- en e-rapportageprojecten met connectiviteit, Peppol-toegang, formaatverwerking, ERP-integratie en ondersteuning bij naleving in meerdere landen.
