Succesverhaal - Oh’Green

Oh'Green automatiseert leveranciersfacturen met EDI en kiest voor e-invoicing-oplossing van Descartes

Oh’Green

Oh'Green & Pelckmans

Retail

Tuin, huis & dier

Oplossing

Geïntegreerde EDI & e-invoicing

Oh'Green & Pelckmans is een Belgische retailgroep gespecialiseerd in tuin, huis en dier. Met meerdere vestigingen en een uitgebreid netwerk van leveranciers verwerkt het bedrijf dagelijks grote volumes aan bestellingen, leveringen en facturen. Om operationele processen efficiënter te maken en verdere digitalisering te ondersteunen, koos de tak Oh'Green voor Descartes EDI.

Dankzij de automatisering van documentstromen tussen leveranciers, winkels en interne systemen beschikt Oh'Green vandaag over meer controle, minder manuele verwerking en een stevige basis voor toekomstige e-invoicing-verplichtingen.

Snel overzicht

Uitdaging

Groeiende documentstromen tussen leveranciers, winkels en interne systemen zorgden voor veel manuele verwerking en een beperkte efficiëntie in administratieve processen. Daarnaast moest Oh’Green ook tijdig voldoen aan de B2B e-invoicing verplichting in België.

Oplossing

Implementatie van geïntegreerde EDI voor de automatische uitwisseling van zakelijke documenten, gekoppeld aan de bestaande backofficeprocessen en factuurverwerking. Oh’Green implementeerde ook een e-invoicing-oplossing via Peppol voor België.

Resultaten

• Minder manuele verwerking
• Efficiëntere factuurverwerking
• Betere ondersteuning van winkelprocessen
• Klaar voor toekomstige e-invoicing-verplichtingen

De uitdaging: efficiëntie verhogen in een complexe retailomgeving

Als retailer verwerkt Oh'Green dagelijks een groot aantal transacties tussen leveranciers, winkels en interne systemen. Doordat een deel van de processen nog handmatig verliep, ging er veel tijd naar administratie en kwam de efficiëntie van de dagelijkse werking onder druk te staan. Bovendien wilde Oh'Green meer controle krijgen over de verwerking van leveranciersfacturen en de bijhorende validatieprocessen.

Ook de verdere digitalisering van de samenwerking met leveranciers speelde een belangrijke rol. Het bedrijf zocht een manier om gegevens consistenter uit te wisselen, fouten te beperken en processen beter schaalbaar te maken naarmate de organisatie verder groeit.

Sinds januari 2026 is de verplichting tot e-facturering via Peppol in België van kracht voor alle B2B transacties. Ook voor dit project deed Oh-Green beroep op Descartes.

"By further digitizing supplier processes, we’re improving efficiency in our stores and reducing administrative work behind the scenes. At the same time, we have a solid foundation for future developments, such as those related to e-invoicing."

Eric Haesen, IT Director

De oplossing: geïntegreerde EDI voor leveranciers- en factuurprocessen en Peppol voor e-invoicing

Oh'Green koos een vijftal jaar geleden voor Descartes EDI om de uitwisseling van zakelijke documenten tussen leveranciers en interne systemen verder te automatiseren. De oplossing werd geïntegreerd met de bestaande backoffice-omgeving zodat gegevens zonder manuele tussenkomst kunnen doorstromen.

Een belangrijk onderdeel van het project was de automatisering van de factuurverwerking. Door EDI te combineren met processen zoals 3-way matching (afstemming tussen bestelling, levering en factuur) kan Oh'Green inkomende facturen efficiënter verwerken en beter controleren voordat ze worden goedgekeurd voor betaling. Aan de kant van de winkels zorgt EDI ook voor minder manueel werk en dus een lagere foutenmarge en een correctere voorraad.

De geïntegreerde EDI-oplossing ondersteunt een nauwere digitale samenwerking met leveranciers. Het doel is om nog meer van hen met EDI te laten werken. “Momenteel is ongeveer een derde van de leveranciers van Oh’Green op EDI overgeschakeld. Bij de Pelckmans leveranciers ligt dat aantal hoger”, vertelt Eric Haesen, IT Director.

Hoe wij onze klanten ondersteunen bij het behalen van succes met EDI-oplossingen

Ontdek hoe bedrijven in verschillende sectoren hun toeleveringsketens stroomlijnen, de naleving verbeteren en hun groei versnellen met de EDI-oplossingen van Descartes.

Lees meer succesverhalen

Het B2B e-invoicing-project leverde een goed werkende oplossing via Peppol op. De implementatie verliep vlekkeloos. Echter, omdat een Peppol-factuur meer vrijheid laat dan een gestructureerd EDI-bericht, blijken leveranciers bepaalde gegevens niet altijd op dezelfde manier in te vullen. Ook na 8 à 9 maanden gebruik vraagt dat soms nog extra mappings aan de kant van Oh’Green.

“Met de geïntegreerde EDI-oplossing van Descartes beschikt Oh'Green over een schaalbaar platform dat toekomstige uitbreidingen en initiatieven zoals die rond e-invoicing eenvoudiger maakt,” licht Eric Haesen toe.

Resultaten

1. Meer efficiëntie in de winkels

Door administratieve processen verder te automatiseren, kunnen medewerkers zich meer richten op activiteiten met directe toegevoegde waarde voor de klant en de winkelwerking.

2. Minder manuele verwerking

Gegevens en zakelijke documenten worden automatisch uitgewisseld tussen leveranciers en interne systemen, waardoor tijdrovende manuele invoer wordt beperkt.

3. Betere controle over facturen

Dankzij de integratie van facturen binnen de digitale processen beschikt Oh'Green over meer zicht op de status en verwerking van leveranciersfacturen.

4. Klaar voor digitale compliance

De combinatie van EDI en een e-invoicing-ready aanpak vormt een toekomstbestendige basis voor de verdere digitalisering van leveranciersprocessen en toekomstige wettelijke verplichtingen rond elektronische facturatie.