Peppol-Konformität für nicht-belgische Unternehmen

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Business-to-Business-Rechnungen (B2B) in der Europäischen Union ausstellt, haben Sie wahrscheinlich schon von Peppol und den bevorstehenden Anforderungen gemäß der Norm EN 16931 gehört. Bis 2030 werden alle EU-Unternehmen verpflichtet sein, elektronische Rechnungsstellung zu verwenden, und Belgien ist das nächste Land, das diese Anforderung umsetzt, wobei der Schwerpunkt auf der elektronischen Rechnungsstellung über Peppol liegt. 

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle belgischen Unternehmen Rechnungen über das Peppol-Netzwerk ausstellen und empfangen. Während die belgische B2B-E-Rechnungsstellungspflicht auf lokale Unternehmen mit einer belgischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abzielt, sind auch ausländische Unternehmen betroffen, die mit belgischen Organisationen Geschäfte tätigen. 

Was bedeutet das für nicht-belgische Unternehmen? Wenn Sie Lieferant sind, können Einzelhändler von Ihnen verlangen, Rechnungen im Peppol Universal Business Language (UBL)-Format zu senden. Sie tun dies zum einen, um den bevorstehenden obligatorischen Anforderungen für grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung vorzugreifen, und zum anderen, um ihre internen Geschäftsprozesse zu optimieren. 

Rechtlich gesehen sind Unternehmen außerhalb Belgiens, die keine belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder keine permanente Niederlassung haben, derzeit nicht verpflichtet, Peppol-E-Rechnungen auszustellen. 

Ab dem 1. Januar 2026 muss jede belgische Organisation, die Rechnungen ausstellt, die EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung einhalten. Papierrechnungen, PDFs und E-Mails gelten dann nicht mehr als rechtsgültige Rechnungen. Die einzige Ausnahme gilt für Rechnungen, die von Unternehmen an Verbraucher (B2C) versandt werden. 

Es gibt keinen Spielraum für Verzögerungen, da die Verwaltungsstrafen für nicht-konforme Unternehmen bei einem ersten Verstoß 1.500 € betragen können, bei einem zweiten Verstoß 3.000 € und bei jedem weiteren Verstoß 5.000 €. 

Was aber, wenn Ihr Händler angibt, dass er keine Geschäfte mehr mit Ihnen machen möchte, weil Sie seine Anforderungen zum Versand von Peppol-Rechnungen nicht erfüllen können? Das könnte in der Tat die größte Strafe sein, die Sie zu erwarten haben. 

Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht verpflichtet ist, B2B-E-Rechnungen über Peppol zu versenden, dürften die wirtschaftlichen und technischen Folgen Ihre Geschäftsprozesse mit Ihren belgischen Partnern beeinträchtigen. 

Fred Breedland, Vice President - Global Sales B2B Connectivity & EDI Messaging bei der Descartes Systems Group

Belgien ist nur der Anfang, denn die elektronische Rechnungsstellung wird in ganz Europa obligatorisch werden. Die Reform „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” (ViDA) der Europäischen Kommission zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung in Echtzeit und die digitale Berichterstattung in der gesamten EU bis 2030 zu standardisieren. Hier sind die Länder mit ihren aktuellen Fristen* nach Belgien: 

- Frankreich: Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich (einschließlich Peppol-Unterstützung) beginnt im September 2026 und wird bis 2027 vollständig eingeführt sein. 

- Deutschland: Die elektronische Rechnungsstellung für inländische B2B-Transaktionen wird ab Januar 2025 für den Empfang und bis 2028 für die Ausstellung verbindlich. 

- Auch in anderen Ländern wird die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung vorangetrieben. Auf unserer interaktiven Karte können Sie den aktuellen Stand und die Fristen der einzelnen Länder einsehen. 

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Betriebsstörungen zu vermeiden, sollten Sie noch heute damit beginnen, Ihre Rechnungsstellungsbereitschaft zu evaluieren. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen zeigt, wo Sie anfangen sollten und was Sie priorisieren sollten: 

Fragen Sie sie, ob sie bereits jetzt oder bis zum Stichtag elektronische Rechnungen über Peppol benötigen, wie es bei vielen Unternehmen bereits der Fall ist. 

Sehen Sie sich Ihre aktuellen Rechnungsstellungssysteme an: Können Sie strukturierte Rechnungen gemäß den Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) ausstellen? Kann Ihr Enterprise Resource Planning (ERP) oder eine andere Backend-Lösung Peppol-E-Rechnungen verarbeiten? 

Suchen Sie nach Anbietern, die eine vollständige Integration, Überwachung und Compliance unterstützen, und vermeiden Sie manuelle Lösungen, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Descartes ist ein zertifizierter Peppol-Zugangspunkt mit jahrzehntelanger Erfahrung und ein vertrauenswürdiger Partner für Unternehmen weltweit. 

Wenn Ihr Unternehmen europaweit verkauft, wird die Diskussion über B2B-E-Rechnungen nicht bei Belgien enden. Bereiten Sie sich jetzt vor und vermeiden Sie spätere Probleme. 

Auch wenn Ihr Unternehmen derzeit nicht gesetzlich an die belgischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung gebunden ist, gelten diese für Ihre belgischen Handelspartner, was sich letztendlich auch auf Ihr Unternehmen auswirken wird. Je früher Ihr Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung bereit ist, desto besser sind Sie aufgestellt, um vertrauensvolle Partnerschaften aufrechtzuerhalten und Betriebsstörungen zu vermeiden. 

Unsere Peppol-Lösungen

---

Erfahren Sie, wie Descartes Ihnen dabei helfen kann, die obligatorische Einhaltung der EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung über Peppol zu erreichen.

Learn More

Mehr Infos

---

Unsere EDI-Experten beantworten gerne Ihre Fragen

Kontaktieren Sie uns