Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een factuur in pdf via e-mail of via een portaal volstaat niet langer wanneer de transactie binnen het toepassingsgebied valt. In de praktijk worden deze facturen via het Peppol-netwerk uitgewisseld, in Peppol BIS/UBL en conform de Europese norm EN 16931.

Descartes helpt organisaties om Belgische en internationale e-invoicing verplichtingen via één geïntegreerde aanpak beheersbaar te maken. Wij verbinden uw ERP-, boekhoud- of backofficesystemen met Peppol en ondersteunen het verzenden en ontvangen van conforme e-facturen.

Onderwerp	Wat betekent dit?
Status	Verplicht sinds 1 januari 2026 voor Belgische B2B-transacties binnen scope.
Wie valt onder de verplichting?	Quasi alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Ook kleine ondernemingen met btw-vrijstellingsregeling moeten hiermee rekening houden.
Kanaal	Peppol is de standaardroute. Afwijking kan alleen bij akkoord tussen partijen en wanneer de factuur blijft voldoen aan EN 16931.
Formaat	Gestructureerde elektronische factuur, doorgaans Peppol BIS/UBL, conform EN 16931.
PDF	Een PDF mag aanvullend worden gedeeld, maar is voor verplichte B2B-transacties niet de juridisch vereiste factuur.
B2G	E-facturatie aan Belgische overheden is verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024, met specifieke B2G-regels.
B2C en internationaal	Valt buiten de Belgische B2B-verplichting, maar Peppol kan vrijwillig worden gebruikt wanneer beide partijen zijn aangesloten of akkoord gaan.
E-reporting	In 2026 wordt factuurdata nog niet naar de administratie gestuurd. Near real-time e-reporting is voorzien in het federale akkoord voor 2028, maar moet nog wettelijk worden uitgewerkt.
Sancties	Voor het ontbreken van de technische middelen om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen kan een boete oplopen van 1.500 euro bij een eerste inbreuk tot 5.000 euro bij volgende inbreuken.

Wat is er sinds 1 januari 2026 verplicht?

Voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen moet de factuur worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm. Het doel is dat factuurdata automatisch tussen de systemen van leverancier en klant kan worden verwerkt, zonder manueel overtypen.

De verplichting geldt voor facturen die vanaf 1 januari 2026 worden opgesteld, uitgereikt of verzonden wanneer ze binnen het toepassingsgebied vallen. Het maakt daarbij niet uit of de goederen of diensten waarop de factuur betrekking heeft al vóór die datum zijn geleverd.

Voor wie geldt de Belgische B2B e-facturatieverplichting?

De verplichting geldt in principe wanneer zowel de leverancier als de klant Belgische btw-plichtige ondernemingen zijn. Er zijn beperkte uitzonderingen. Zo geldt de verplichting niet voor ondernemingen die uitsluitend door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, voor gefailleerde btw-plichtigen, voor niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, en voor bepaalde forfaitaire btw-plichtigen zolang die regeling bestaat.

Werkt u alleen voor particuliere klanten? Dan vallen uw uitgaande B2C-facturen niet onder deze B2B-verplichting. U moet wel gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen wanneer zij onder de verplichting vallen.

Peppol, Peppol BIS en EN 16931

België gebruikt geen centraal clearanceplatform voor B2B e-facturatie. De verzending verloopt via het decentrale Peppol-netwerk. Peppol werkt via gecertificeerde service providers en Access Points, waardoor verschillende ERP-, boekhoud- en facturatiesystemen dezelfde gestructureerde factuurgegevens kunnen uitwisselen.

Peppol BIS is het standaardformaat voor facturen via Peppol en is gebaseerd op UBL. Het respecteert de Europese e-invoicingnorm EN 16931. Andere methoden of formaten zijn alleen bruikbaar wanneer beide partijen dat overeenkomen en de gestructureerde factuur aan dezelfde Europese norm blijft voldoen.

Wat met B2G, B2C en internationale facturen?

• B2G: voor facturatie aan Belgische overheden gelden aparte regels. Voor overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024 is e-facturatie verplicht, meestal via Peppol.
• B2C: facturen aan particuliere klanten vallen niet onder de Belgische B2B-verplichting.
• Internationaal: grensoverschrijdende facturen vallen niet automatisch onder de Belgische binnenlandse B2B-verplichting. Peppol kan wel vrijwillig worden gebruikt wanneer beide partijen dit ondersteunen.
• EU-ontwikkelingen: door ViDA komen er vanaf 2030 ook bredere Europese regels voor intra-EU e-invoicing en digitale rapportering.

Tolerantieperiode, self-billing en sancties

De algemene tolerantieperiode voor de eerste drie maanden van 2026 was geen uitstel van de verplichting. Zij betekende dat de FOD Financiën tijdelijk geen sancties toepaste voor ondernemingen die tijdig en redelijk hadden geprobeerd compliant te worden. Die algemene periode liep af op 31 maart 2026.

Voor self-billing, waarbij de klant de factuur namens de leverancier opstelt, geldt volgens de officiële FAQ nog flexibiliteit tot en met 30 juni 2026 wanneer de softwareleverancier de nodige functionaliteit nog implementeert. Voor andere structurele tekortkomingen kunnen administratieve boetes volgen, waaronder een specifieke sanctie voor ondernemingen die niet over de technische middelen beschikken om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen.

E-reporting in België: wat verandert later?

In de eerste fase, die sinds 1 januari 2026 van kracht is, wordt de informatie uit de e-factuur nog niet automatisch naar de Belgische administratie gestuurd. Near real-time e-reporting is opgenomen in het federale regeerakkoord met timing 2028, maar moet nog in Belgische wetgeving worden omgezet. De verwachting is dat e-reporting op basis van gestructureerde factuurdata de jaarlijkse klantenlisting zal vervangen en de btw-controle verder zal digitaliseren.

Praktische checklist voor bedrijven

1. Breng uw Belgische B2B-, B2G-, B2C- en internationale factuurstromen in kaart.
2. Controleer of uw ERP-, boekhoud- of facturatiesoftware Peppol BIS/UBL kan verzenden en ontvangen.
3. Kies een Peppol Service Provider of Access Point dat bij uw integratiebehoeften past.
4. Test inkomende en uitgaande e-facturen met klanten, leveranciers en eventuele self-billingprocessen.
5. Leg vast hoe bijlagen, creditnota's, archivering, factuurstatussen en uitzonderingen worden verwerkt.
6. Bereid finance-, IT- en customer service-teams voor op nieuwe foutmeldingen, validaties en partnercommunicatie.
7. Volg de Belgische e-reportingontwikkelingen richting 2028, zodat dezelfde integratie later kan worden uitgebreid.

Hoe Descartes helpt met e-facturatie in België

Descartes is een gecertificeerde Peppol Service Provider en ondersteunt bedrijven bij het aansluiten op het Peppol-netwerk. Via het Descartes Global Logistics Network en onze B2B document exchange-oplossingen kunnen organisaties e-facturen integreren met bestaande ERP-, accounting-, WMS- of andere backofficesystemen.

Dit biedt Descartes u:

• Als Peppol Access Point zorgen wij voor uw aansluiting op het Peppol-netwerk.
• Verzenden en ontvangen van gestructureerde e-facturen in conforme formaten.
• Integratie met bestaande bedrijfsprocessen, zonder elke lokale verplichting apart te beheren.
• Ondersteuning voor meerdere landen en veranderende e-invoicing- en e-reportingmodellen.
• Een schaalbare aanpak voor bedrijven die naast België ook andere Europese of internationale mandaten moeten volgen.

Relevante content