4 voordelen van cloud-gebaseerde EDI-beheerde diensten

De voortdurende uitbreiding van eCommerce voedt de behoefte van bedrijven om een oplossing voor B2B-integratie met EDI-mogelijkheden te implementeren. In 2021 groeide de wereldwijde verkoop via e-retail met 16,2 procent en was daarmee, volgens een rapport van Statista, goed voor bijna negen procent van de totale retailmarkt wereldwijd. Bol.com, Amazon en andere grote retailers verwachten EDI-connectiviteit van hun klanten en leveranciers als voorwaarde om zaken met hen te doen.

Bedrijven blijven een EDI-oplossing kiezen vanwege de eenvoud waarmee gegevens uit bedrijfssystemen kunnen worden gehaald en het grootschalige gebruik ervan binnen de sector. Uit een recente studie van Forrester blijkt dat EDI-transacties meer dan 20 miljard per jaar bedragen en blijven toenemen. EDI kan gemakkelijker op oudere systemen worden aangesloten dan heel wat niet-compatibele API's.

Veel bedrijven hebben besloten hun EDI-oplossing te implementeren met behulp van goedkope off-the-shelf software. Soms kan dit weliswaar een juiste keuze zijn, maar in de praktijk blijkt toch dat heel wat vooruitdenkende bedrijven deze functionaliteit nu uitbesteden om voordeel te halen uit een door derden beheerde cloud-gebaseerde EDI-oplossing.  

Er zijn vier grote voordelen aan het gebruik van een cloud-gebaseerde EDI-beheerde oplossing.

  1. Flexibel en schaalbaar

De meeste bedrijven hebben een gevarieerd klanten- en leveranciersbestand. Grotere organisaties met sterk gedigitaliseerde processen hebben waarschijnlijk EDI-connectiviteit nodig. Kleine tot middelgrote klanten en leveranciers willen dan weer informatie delen via webportalen die gebruik maken van API's.

Deze noodzaak om aan zowel EDI- als API-vereisten te voldoen is een uitdaging voor organisaties die proberen om hun connectiviteitsoplossingen zelf te beheren. Vaak eindigen ze met een reeks puntoplossingen voor EDI, API's en andere technologieën voor gegevensuitwisseling. Dit is vaak duur en kan veel middelen vergen.

De uitbesteding van een cloud-beheerd dienstenplatform elimineert deze obstakels, aangezien het gemakkelijk elk communicatie- of samenwerkingsformaat aankan, ook EDI, API's of om het even welke andere vereiste technologie. Het inschakelen van een externe partner betekent een naadloze integratie met zowel lowtech- als hightechbedrijven via webportalen en andere connectiviteitsmethodes. Met een cloud-gebaseerde en EDI-beheerde dienstenoplossing is het niet langer nodig om een reeks eigen puntoplossingen te voorzien; bovendien is deze oplossing zo flexibel dat ze kan worden opgeschaald als uw zakelijke behoeften fluctueren.

  1. Kostenefficiënt

Veel organisaties denken dat het implementeren van een interne oplossing voor samenwerking kostenefficiënter is dan in zee gaan met een partner voor dienstenbeheer. Deze veronderstelling leeft vooral sterk wanneer het bedrijf slechts een of twee EDI-verbindingen nodig heeft.

Deze organisaties houden echter vaak geen rekening met de volledige Total Cost of Ownership (TCO) wanneer zij moeten kiezen tussen een interne oplossing of uitbesteding. Middelen die nodig zijn om een interne oplossing te ondersteunen zijn onder andere dure EDI-experts en personeel om het systeem 24/7 te monitoren en correcties door te voeren wanneer er sprake is van overdrachtsfouten. Daarnaast zijn er de kosten voor onderhoud en upgrades van hardware en software. Deze kosten worden vaak beschouwd als overheadkosten, maar het zijn eigenlijk directe kosten die verband houden met het onderhouden van een interne connectiviteitsoplossing. Wanneer deze kosten in de analyse worden opgenomen, wordt een extern beheerde dienstenoplossing een veel aantrekkelijkere optie.

  1. Biedt voordelen wat cloud computing betreft

Een cloud-gebaseerde EDI-oplossing omvat de voordelen van cloud computing. Deze oplossing beperkt de kapitaaluitgaven voor de aankoop en upgrade van hardware tot een minimum - wat anders een continue kost is, aangezien het bedrijf toch gelijke tred wil houden met de voortdurend evoluerende technologie. Cloud computing elimineert de noodzaak om software voortdurend aan te kopen en te upgraden, aangezien die verantwoordelijkheid bij een externe partner ligt.

Een cloud-gebaseerde oplossing vermindert ook de behoefte aan een uitgebreide IT-afdeling die een groot aantal servers en toepassingen moet beheren om de oplossing te ondersteunen. Ook is gebleken dat gegevens in de cloud veiliger zijn dan ter plaatse opgeslagen gegevens, aangezien externe partners die meerdere klanten bedienen de recentste maatregelen inzake gegevensbescherming in acht moeten nemen. De cloud biedt ook een effectieve oplossing voor bedrijfscontinuïteit/ gegevensbescherming bij herstel na een noodgeval, zodat kritieke gegevens altijd beschikbaar blijven.

  1. Ondersteunt B2B eCommerce

De explosieve groei van B2B e-commerce leidt tot ingrijpende veranderingen voor bedrijven van elke omvang. Organisaties worden nu geconfronteerd met nieuwe uitdagingen om deze dynamische groei te ondersteunen. Ze moeten hun bedrijfsprocessen automatiseren en integreren om een duidelijke, gestroomlijnde overdracht van producten en informatie tot stand te brengen. Zij moeten een gecombineerd, eenduidig overzicht kunnen bieden van hun eCommerce-activiteiten, inclusief inkomende producten, voorraadposities en uitgaande producten, en dit alles geïntegreerd in interne systemen. Zij moeten ook volledige transparantie bieden aan hun supply chain, inclusief virtuele inkomende producten, PO's en ASN's van leveranciers met ETA-data, en verscheidene voorraadposities.

Aan deze behoeften kan niet langer voldaan worden met e-mails en spreadsheets. Om efficiënt te kunnen concurreren moeten bedrijven hun communicatieprocessen digitaliseren. Dit kunnen ze doen door te opteren voor een platform dat EDI, API, Web Portal en andere connectiviteitstechnologieën aankan. Het wordt steeds moeilijker om deze complexe materie intern te beheren en het kan kostbare middelen onttrekken aan andere activiteiten met een toegevoegde waarde.

Het kan misschien wel kloppen dat API uiteindelijk de overhand zal nemen als het dominante communicatie- en samenwerkingsformaat, maar voorlopig blijft EDI-connectiviteit groeien en is het aanbieden van EDI-functionaliteit nog steeds een vereiste. Het implementeren van een cloud-gebaseerde EDI-beheerde dienstenoplossing garandeert niet enkel een efficiënt EDI-proces om aan de huidige bedrijfsbehoeften te voldoen, maar positioneert bedrijven ook perfect om te profiteren van de toekomstige geavanceerde technologieën.