No Fairytales kan dankzij EDI tijd en ruimte investeren in optimalisatie

Scale-up No Fairytales koos begin 2023 voor EDI van Descartes om het bestelproces te automatiseren. Vanuit de klantenbasis – retailers in Nederland en België – kwam de vraag om via EDI te communiceren. Intussen verloopt het hele proces met orders, facturen en DESADV via EDI. Dit maakt tijd vrij voor het verder optimaliseren van de supply chain.

“Door de inzet van EDI van Descartes in ons orderproces loopt alles nu gewoon sneller en efficiënter. We zijn bij No Fairytales ervan overtuigd gekozen te hebben voor een toekomstgerichte oplossing die onze groei ondersteunt.”

Pieter Verspeek, Supply Chain Manager

Als startup met een klein team werd initieel het hele bestelproces van orders tot facturatie manueel uitgevoerd. Na verloop van tijd was er door marktimpuls nood aan automatisering.  No Fairytales wilde namelijk leverancier worden van de grote retailers. Dat betekent dat je als bedrijf tegemoet moet komen aan de vereiste van retailers om orders en facturen te versturen met EDI. Daarom maakte No Fairytales de keuze om zelf een EDI-connectie op te zetten met hun klanten. Het doel was om al het manuele berichtenverkeer van alle klanten te automatiseren via EDI.

Pieter Verspeek, Supply Chain Manager vertelt: “Na het uitsturen van een tender werd gekozen voor Descartes omwille van de combinatie van expertise, het Descartes Global Logistics Network™ (Descartes GLN™) met duizenden internationale handelspartners en de kostenstructuur. We zijn bij No Fairytales ervan overtuigd dat we hiermee een toekomstgerichte oplossing in huis hebben gehaald.”

Het team ging aan de slag en op een paar maanden tijd werd al het orderverkeer van ongeveer alle klanten via EDI opgezet (orders, facturen en DESADV-berichten). Daarnaast heeft No Fairytales ook met een distributeur die hun orders ontvangt via EDI en vervolgens de bestellingen naar klanten verzendt, een connectie gemaakt zodat de distributeur ook de DESADV via EDI naar de klanten kan versturen.

Iets later dan het EDI-project koos No Fairytales om een Vendor Managed Inventory (VMI)-traject op te starten. Dat verliep snel en flexibel dankzij de kennis die bij de EDI-implementatie was opgedaan.  “Het VMI traject ingericht krijgen was cruciaal om leverancier te worden bij onze grootste klant, dus deze stap was voor ons van groot belang. De impact van deze overgang is dat we vele malen efficiënter kunnen werken: we hebben het beheer van de VMI-stroom uit kunnen besteden aan onze distributeur waardoor we meer tijd hebben voor verdere optimalisatie van onze keten,” vertelt Pieter Verspeek.

De invoering van EDI in de bedrijfsprocessen is belangrijk geweest om enerzijds minder manueel werk te verrichten en meer controle te hebben, maar ook om de groei van het bedrijf mogelijk te maken. Daarnaast is er natuurlijk de tijdswinst dankzij de automatisering die dan weer toelaat om de focus te leggen op andere aspecten van het bedrijf.

No Fairytales is erg te spreken over de samenwerking met Descartes: zowel aan de kant van het afstemmen rond de tender als bij het implementatietraject liep alles vlot qua timing en expertise.

Wat betreft de evolutie van het EDI-verhaal zegt Pieter Verspeek: “Er is in de komende maanden niet meteen een groei in berichtenverkeer in zicht, maar dankzij de connectie via EDI heeft No Fairytales nu meer ruimte om naar andere optimalisatieprojecten te kijken zoals bv. om logistiek uit te besteden aan andere partijen en zo een efficiëntieslag te maken.”

Grotere flexibiliteit - Er is dankzij EDI ruimte om verder aan procesoptimalisatie te doen.

Efficiëntere processen - Het orderproces verloopt sneller en efficiënter dankzij de automatisering.

Meer focus op bedrijfskritische processen - Door het wegnemen van manueel werk kan de focus liggen op andere aspecten van de bedrijfsvoering.

Versteviging van de marktpositie - Met EDI heeft No Fairytales zich als leverancier van de retail kunnen profileren en is er groei mogelijk bv. in andere regio’s.