Peppol-compliance voor niet-Belgische bedrijven

Moeten niet-Belgische bedrijven zich zorgen maken over e-facturering via Peppol?

Als u een bedrijf bent dat Business to Business (B2B) facturen uitgeeft in de Europese Unie, heeft u waarschijnlijk al gehoord van Peppol en de komende vereisten volgens de EN 16931-norm. Tegen 2030 zullen alle EU-bedrijven verplicht zijn om e-facturering te gebruiken, en België is de volgende die deze vereiste implementeert, met de nadruk op e-facturering via Peppol.

Vanaf 1 januari 2026 zullen alle Belgische bedrijven verplicht zijn om facturen uit te geven en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Hoewel de Belgische B2B-e-facturering verplicht is voor lokale bedrijven met een Belgisch btw-nummer, zal dit ook buitenlandse bedrijven die zakendoen met Belgische organisaties beïnvloeden.

Wat betekent dit voor niet-Belgische bedrijven? Als u een leverancier bent, kunnen detailhandelaren van u verlangen dat u facturen verstuurt in het Peppol Universal Business Language (UBL)-formaat. Zij doen dit deels om te anticiperen op de komende verplichte grensoverschrijdende e-factureringseisen, en deels om hun interne bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

De verschuiving van wettelijke vereiste naar commerciële verwachting

Wettelijk gezien zijn bedrijven buiten België die geen Belgisch btw-nummer of vaste vestiging hebben, momenteel niet verplicht om Peppol-e-facturen uit te geven.

Vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische organisatie die facturen uitgeeft, voldoen aan de EU-wetgeving inzake e-facturering. Papieren facturen, pdf's en e-mails worden niet langer als wettelijke facturen beschouwd. De enige uitzondering geldt voor facturen die door bedrijven naar consumenten worden verzonden (B2C).

Er is geen ruimte voor uitstel, aangezien administratieve boetes voor bedrijven die niet aan de regels voldoen kunnen oplopen van € 1.500 voor een eerste overtreding tot € 3.000 voor een tweede overtreding en € 5.000 voor elke volgende overtreding.

Maar wat als uw retailer aangeeft dat hij geen zaken meer met u wil doen omdat u niet kunt voldoen aan zijn eis om Peppol-facturen te versturen? Dat zou in feite de grootste straf kunnen zijn die u kunt krijgen.

Dus zelfs als uw bedrijf niet verplicht is om B2B-e-facturen via Peppol te versturen, zullen de economische en technische gevolgen waarschijnlijk uw bedrijfsprocessen met uw Belgische partners verstoren.

Interview met Fred Breedland over Peppol-compliance

Fred Breedland - Interview - Peppol Compliance

* Fred Breedland, Vice President - Global Sales voor B2B Connectivity & EDI Messaging bij Descartes Systems Group

Elektronische facturering in Europa: wat is de volgende stap?

België is nog maar het begin, want e-facturering wordt in heel Europa verplicht. De hervorming van de btw in het digitale tijdperk (ViDA) van de Europese Commissie heeft tot doel om tegen 2030 realtime e-facturering en digitale rapportage in de hele EU te standaardiseren. Hieronder vindt u de landen met hun huidige deadlines* na België:

- Frankrijk: gestructureerde B2B-e-facturering (inclusief Peppol-ondersteuning) begint in september 2026 en wordt in 2027 volledig ingevoerd.

- Duitsland: e-facturering voor binnenlandse B2B-transacties wordt verplicht voor ontvangst vanaf januari 2025 en voor verzending vanaf 2028.

- Ook in andere landen wordt gewerkt aan de ontwikkeling van e-facturering. Bekijk onze interactieve kaart om de huidige stand van zaken en deadlines per land te bekijken.

Europese E-invoicing gids per land

Ontdek onze stapsgewijze handleiding voor het voldoen aan de lokale regelgeving.

bekijk Interactieve Map

Bereid u voor op e-facturering via Peppol

Om concurrerend te blijven en operationele verstoringen te voorkomen, moet u vandaag nog beginnen te evalueren in hoeverre u klaar bent voor e-facturering. Hier is een checklist om te weten waar u moet beginnen en wat u prioriteit moet geven:

Praat met uw Belgische klanten

Vraag of zij nu al of tegen de deadline e-facturen via Peppol willen ontvangen, zoals veel bedrijven al doen.

Evalueer uw factureringssystemen

Bekijk uw huidige factureringssystemen: kunt u gestructureerde Peppol Business Interoperability Specifications (BIS)-facturen versturen? Kan uw Enterprise Resource Planning (ERP) of andere back-endoplossing Peppol e-facturen verwerken?

Kies een gecertificeerde Peppol Access Point-provider

Zoek naar providers die volledige integratie, monitoring en compliance ondersteunen, en vermijd handmatige oplossingen om toekomstige problemen te voorkomen. Descartes is een gecertificeerd Peppol Access Point met tientallen jaren ervaring en een betrouwbare partner voor bedrijven over de hele wereld.

Stel een plan op voor bredere EU-compliance

Als uw bedrijf in heel Europa verkoopt, blijft het gesprek over B2B-e-facturering niet beperkt tot België. Bereid u nu voor en voorkom later hoofdpijn.

Zelfs als uw bedrijf vandaag de dag niet wettelijk gebonden is aan de Belgische regels voor e-facturering, zijn uw Belgische handelspartners dat wel, en dat zal uiteindelijk van invloed zijn op uw bedrijf. Hoe eerder uw bedrijf klaar is voor e-facturering, hoe beter u in staat bent om vertrouwde partnerschappen te onderhouden en operationele verstoringen te voorkomen.