Alles wat u moet weten over het archiveren van elektronische facturen en hoe u aan de regels kunt blijven voldoen

Archiveren van elektronische facturen

Als u zich al eens overweldigd hebt gevoeld door veranderende regels voor elektronische facturering (e-facturering) of niet zeker weet wat conforme archivering van e-facturen inhoudt, bent u niet de enige. Een cruciaal onderdeel van deze transformatie is ervoor zorgen dat facturen op de juiste manier worden opgeslagen, zodat hun herkomst, inhoudsintegriteit en leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn worden beschermd.

Als u de belastingdienst of een adviesbureau vraagt wat de regels zijn voor het archiveren van e-facturen, krijgt u waarschijnlijk een wirwar aan antwoorden en weet u nog steeds niet precies wat de vereisten zijn.

Als u dit artikel leest, vraagt u zich misschien af: 'Moet ik alleen inkomende facturen opslaan of ook de facturen die ik heb verzonden? Kan ik elektronische facturen afdrukken en toch aan de regels voldoen? Wat als ik niet over het Pan European Public Procurement Online (Peppol) Universal Business Language (UBL)-formaat - of een ander goedgekeurd formaat - beschik, kan ik dan nog steeds veilig archiveren? Hoe kan ik mijn facturen leesbaar maken voor auditors of belastingautoriteiten?'

Dit artikel gaat in op de wat-als-, hoe- en waar-vragen van dit proces en biedt praktische richtlijnen om uw team te helpen met vertrouwen aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

Inzicht in het archiveren van e-facturen

Elektronische archivering is het gestructureerd en veilig bewaren van facturen in digitale vorm, waarbij wordt gewaarborgd dat ze authentiek, ongewijzigd, leesbaar en toegankelijk blijven. De antwoorden op wat, hoe, waar en hoe lang zijn afhankelijk van nationale regelgeving, interne governance en de gekozen software voor het archiveren van facturen.

In vergelijking met papier vermindert het archiveren van e-facturen volgens de voorschriften de fysieke opslag, het elimineert het handmatig archiveren en het maakt het mogelijk om facturen snel terug te vinden. De integriteit wordt versterkt door digitale handtekeningen, tijdstempels en fraudebestendige opslag. Toegang op basis van rollen, audittrails en geautomatiseerde controles op het bewaren van documenten vervangen handmatige processen met bewaarkasten en ondersteunen de naleving van e-facturering op grote schaal.

E-factuurplatforms zoals Descartes eArchiving™ faciliteren de volledige factuurcyclus, van vastlegging en validatie tot op beleidsregels gebaseerde bewaring en auditresponsen. Dit elektronische archiveringssysteem beveiligt gegevens tijdens verzending en opslag, garandeert verifieerbare authenticiteit en voldoet aan de regelgeving voor factuurarchivering van verschillende overheden.

Waarom het archiveren van e-facturen belangrijk is

Archiveren is niet alleen een kwestie van voldoen aan de regelgeving, het gaat ook om het beschermen van uw bedrijf, uw reputatie en het vertrouwen van uw klanten.

De meeste belastingautoriteiten eisen dat documenten die relevant zijn voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) veilig worden bewaard en gedurende een bepaalde periode ongewijzigd en toegankelijk blijven. Effectieve archivering van e-facturen ondersteunt naleving, auditgereedheid en soepele financiële operaties.

Operationeel gezien versnelt het conform archiveren van e-facturen de afhandeling van geschillen, ondersteunt het de maand- en belastingsrapportage en verbetert het de besluitvorming door middel van betrouwbare gegevens. Deze functionaliteiten verkorten de verwerkingstijden en verminderen de inspanningen voor het terugvinden van gegevens.

Aan de andere kant vergroot een gebrekkige archivering de kans op boetes, afgekeurde audits en reputatieschade. Met het juiste elektronische archiveringssysteem slaat u niet alleen gegevens op, maar waarborgt u ook de financiële integriteit van uw organisatie.

Vijf belangrijke punten om over na te denken bij het archiveren van e-facturen

Hier zijn vijf belangrijke stappen om uw e-factuurarchief compliant te houden, zonder dat u hoeft te gissen:

1. Archiveer alle facturen, zowel inkomende als uitgaande.

Leer de bewaarregels in het land waar u actief bent kennen, wijs verantwoordelijkheden toe aan teams en standaardiseer formaten waar mogelijk.

2. Houd rekening met de wettelijke bewaartermijn die van toepassing is in uw land en sector.

Bewaartermijnen variëren per rechtsgebied. België schrijft bijvoorbeeld een bewaartermijn van 10 jaar voor, terwijl het Verenigd Koninkrijk een bewaartermijn van 6 jaar voorschrijft. Afhankelijk van de sector waarin uw bedrijf actief is, zoals farmaceutica, financiële dienstverlening en logistiek, geldt vaak een langere of complexere bewaarplicht vanwege kwaliteitsnormen, regelgeving of grensoverschrijdende handelsvereisten.

3. Vertrouw niet (alleen) op pdf's.

Vertrouw niet alleen op pdf's als de authenticiteit of integriteit in het gedrang kan komen. Authenticiteit verwijst naar de geverifieerde herkomst van de factuur en kan worden aangetoond door middel van aanvaarde controles, zoals digitale handtekeningen, Electronic Data Interchange (EDI) of andere door de lidstaten erkende mechanismen.

Integriteit is de garantie dat de inhoud van de factuur na uitgifte niet is gewijzigd of aangepast. Elke wijziging moet detecteerbaar en controleerbaar zijn door middel van hash-controles, handtekeningen en uitgebreide logboeken.

4. Archiveer elektronische facturen in de cloud wanneer aan specifieke voorwaarden is voldaan.

Deze manier van archiveren is alleen aanvaardbaar als de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid worden gegarandeerd wanneer ze in de cloud worden opgeslagen en bewaard.

5. Gestandaardiseerde e-facturering met Peppol UBL of een aangepast formaat.

Als uw handelspartners of overheidsportalen Peppol gebruiken, vereenvoudigt het gebruik van het UBL-formaat vanaf het begin de uitwisseling, archivering en toekomstbestendigheid. Ondersteuning voor gestandaardiseerde e-factureringsformaten zoals Peppol UBL zorgt voor interoperabiliteit tussen platforms en naleving van Europese normen, terwijl de flexibiliteit voor organisaties die andere goedgekeurde formaten gebruiken, behouden blijft.

Vijf belangrijke punten om over na te denken bij het archiveren van e-facturen

Kies Descartes voor uw e-factuurarchivering

Wanneer u een oplossing voor e-factuurarchivering kiest, zoek dan naar een oplossing die voldoet aan certificeringsnormen zoals SOC 2 Type I & II, ISAE 3000 en ISO 27001, indicatoren van vertrouwen en gegevensbescherming.

Descartes eArchiving™ biedt conforme archivering van e-facturen met controles die de authenticiteit van de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid waarborgen. Met de software kunnen gebruikers elektronische facturen archiveren binnen de Descartes-infrastructuur of binnen hun eigen omgeving, zelfs in meerdere archieven.

De applicatie biedt intuïtieve zoekfuncties, eenvoudige downloadmogelijkheden en ingebouwde auditfuncties, waardoor auditors de inhoud en details van facturen kunnen verifiëren in zowel originele als voor mensen leesbare formaten.

Wilt u de naleving vereenvoudigen en zonder stress weten dat uw facturen klaar zijn voor controle? Neem dan contact op met een van onze experts. Zij helpen u bij het opzetten van een compliant, veilig archiveringsproces waarop u kunt vertrouwen.