Flexibiliteit en schaalbaarheid voor de communicatie met klanten èn leveranciers

Roerink Food Family

In 1981 startte Roerink Food Family met de lokale verkoop van zuivelproducten vanaf de boerderij en is groeide uit tot een familiebedrijf met een passie voor  ambachtelijke zuivelproducten. Vanaf 2004 is Roerink Food Family begonnen met verkopen via de retail en werd communiceren via EDI een must. In de loop van de jaren is Roerink Food Family steeds verder gegroeid, ook internationaal, en daarmee ontstond de behoefte aan een EDI partner die in hetzelfde tempo mee kon groeien. 

De uitdaging

Door de groei van Roerink Food Family kwamen er regelmatig klanten bij. Voordat Roerink de stap zette naar Descartes had het aansluiten van een nieuwe handelspartner een doorlooptijd van 3 maanden. Dit vertraagde de groei. Een partner met een groot netwerk in de retail en meer EDI expertise was de  oplossing. Met als doelstelling om ook EDI upstream (communicatie met leveranciers) te realiseren en een verdere internationale groei te bereiken.

Door onze groei en de veranderende markt willen we snel kunnen schakelen. Makkelijk en snel kunnen communiceren met nieuwe klanten is een vereiste geworden.

-- Sebastiaan Ekkelkamp, Sr. Applicatiebeheerder

De oplossing

De automatisering van het bestelproces heeft in eerste instantie een groot aantal voordelen opgeleverd. Het automatisch afhandelen van orders zorgt voor veel minder vragen bij de customer service desk, het verzendbericht vermindert de wachttijden voor de vrachtwagens aan de docks en de facturen worden sneller  betaald. Het gehele order-to-cash proces is veel efficienter geworden. Al sinds 2004 maakt Roerink Food Family gebruik van de oplossingen en het  communicatienetwerk van Descartes. Door de centrale vertaalservice van Descartes werd het veel eenvoudiger om nieuwe handelspartners aan te sluiten. De vertaalservice is de dienst die zorgt voor protocol- en formaatconversies en backoffice integratie. Door de intelligente opzet van deze dienst is er slechts 1  mapping per berichtsoort nodig, ongeacht het aantal branches of EDI handelspartners. Dit zorgt ervoor dat nieuwe handelspartners snel en eenvoudig aangesloten kunnen worden. De mappings voor Roerink Food Family zijn centraal geimplementeerd en worden door specialisten van Descartes onderhouden.

Daarnaast heeft Descartes een eigen wereldwijd netwerk, het ‘Global Logistics Network’ (GLN). Dit is een continu groeiend netwerk met ruim 220.000 partijen  in meer dan 160 landen. ‘In de dagelijkse praktijk gaat het nu heel simpel’, vertelt Sebastiaan Ekkelkamp, Senior Applicatiebeheerder bij Roerink Food Family.  ‘Voor een nieuwe handelspartner neem ik contact op met Descartes. Vaak zit deze partij al op het netwerk van Descartes en is het een fluitje van een cent om  deze aan te sluiten. Maar ook internationaal relaties aansluiten gaat heel gemakkelijk. Het feit dat er veel kennis is, maakt het voor mij heel gemakkelijk om  zaken uit handen te geven.’ De netwerkdiensten van Descartes zorgen voor de benodigde snelheid en schaalbaarheid om gelijke tred te kunnen houden met de ontwikkelingen in de logistieke wereld van vandaag. Het uitbreiden van de EDI communicatie met de toeleveranciers van Roerink Food Family is nu de volgende stap waaraan gewerkt wordt.

De resultaten  

Flexibiliteit
Het aansluiten van nieuwe handelsrelaties gaat snel en eenvoudig op het netwerk van Descartes. Het implementeren en aanpassen van een mapping gebeurt heel efficient.

Kennisborging
Door ontwikkelingen in de markt en internationale groei is het soms lastig om kennis up-to-date te houden. Door de EDI communicatie en het beheer uit te besteden beschikt Roerink Food Family continu over expertise op niveau.

Procesoptimalisatie
Het gehele order-to-cash proces verloopt automatisch. Dit zorgt voor vermindering van fouten en meer efficientie in het proces.