Descartes TM Benchmark
Survey 2023:
Tillväxt i företaget och förbättrad kundservice är fortsatt högst upp på listan över faktorer som avgör om företagen ska satsa mer på Transport Management
Allmänna frågor
Vad är ett Transport Management System (TMS)?
Ett Transport Management System är en plattform som stöder företagens planering, exekvering och optimering av fysiska förflyttningar av varor, både inkommande och utgående. Ett Transport Management System ser också till att sändningarna överensstämmer med specifikationerna och att all nödvändig dokumentation finns tillgänglig.
Ett TMS-system kan också beskrivas som ett system för transporthantering. I vissa fall kan kontrolltorn också ingå i ett TMS-system och täcka in olika områden. Ett TMS-system hanterar dagliga transportrutiner, konsolidering, fakturering och dokumentation. Det ser också till att sändningar och gods levereras i rätt tid och inom budget. Med ett TMS-system kan organisationer förbättra effektiviteten i sin leveranskedja, minska transportkostnaderna och kontrollera logistiken oavsett transportsätt: landsväg, flyg, fartyg eller pakettransport.
Vilka typer av TMS-system finns det?
Det finns flera tänkbara TMS-kategorier. De två vanligaste är:
TMS för speditörer - TMS för speditörer (Shipper TMS) är framtaget för företag som fungerar som speditörer eller lastägare. Det hjälper dem optimera logistikprocesser, förbättra effektiviteten och sänka kostnaderna. TMS-lösningar för speditörer erbjuder funktioner som orderhantering, val av transportör, lastoptimering, ruttplanering, fraktbevakning och rapportering. Dessa lösningar rationaliserar transportverksamheten, ger synlighet och ger kontroll över godsets förflyttning för speditörer.
TMS för fraktföretag - TMS-system för fraktföretag är specifikt framtagna för fraktföretag eller logistiktjänstleverantörer (LSP – Logistics Service Providers). Dessa lösningar klarar behoven för företag som fungerar som mellanhänder mellan speditörer och transportörer.
TMS för fraktföretag gör det möjligt att hantera flera sändningar från olika speditörer och samordning via flera transportörer. Bland de viktiga funktionerna hittar vi sändningskonsolidering, dokumentationshantering, tulldeklarationer, avgiftshantering, fraktbevakning samt kommunikation med speditörer och transportörer. TMS för fraktföretag rationaliserar verksamheten och arbetsflödena inom vidarebefordring av sändningar vilket ger effektiv hantering av sändningar till många kunder.
Vad är skillnaden mellan ett TMS-system och ett system för ruttplanering?
TMS-system och ruttplanering är relaterade och fungerar ofta tillsammans men det finns vissa viktiga skillnader:
Ett Transport Management System (TMS) är en heltäckande plattform som omfattar hanteringen av alla transportverksamheter. Ett TMS-system fokuserar på hanteringen av hela transportprocessen, från planering och exekvering till synlighet och analys.
Ruttplaneringen är antingen en komponent i ett TMS-system eller en fristående lösning som specifikt hanterar optimering och planering av de mest effektiva rutterna för godstransporter. De fokuserar i första hand på den taktiska aspekten av transportplanering och underlättar effektivitet och kostnadsbesparingar när det är dags att välja rutt.
Ett TMS-system är en mer omfattande plattform för transporthantering som inkluderar diverse funktioner, som ruttplanering, medan en lösning för ruttplanering har tagits fram särskilt för att optimera rutter inom den övergripande transporthantering.
Mer intresserad av ruttplanering och optimering? Läs vår FAQ här
Vad är skillnaden mellan ett TMS-system och ett FMS-system (Fleet Management Solution)
Ett TMS-system täcker in ett bredare spektrum inom hantering av transportverksamheter, inklusive orderhantering, val av transportör, ruttoptimering, fraktrevision, betalning och rapportering. Det täcker in hantering av godsförflyttning från en plats till en annan, något som ofta innefattar flera transportörer, transportsätt och logistikprocesser.
Ett FMS-system fokuserar däremot på hantering av ett företags fordonspark. Det hanterar aktiviteter som har samband med fordonsspårning, schemaläggning av underhåll, bränslehantering, förarhantering samt övervakning av regelefterlevnad. Det huvudsakliga syftet är att säkerställa effektiv förvaltning, underhåll och utnyttjande av fordonsparken.
Vad kostar ett TMS-system?
Kostnaden för ett Transport Management System (TMS) kommer att variera kraftigt baserat på ett antal faktorer som antal sändningar, provningsfunktioner och den funktionsnivå som krävs.
Prissättningsmodellerna för TMS klassificeras oftast enligt följande kategorier:
a) Licensbaserad prissättning: Med den här modellen köper företaget en licens för TMS-programvaran. Detta är i regel en engångskostnad. Tilläggskostnader kan innefatta installation, anpassning, utbildning och avgifter för pågående underhåll. Licenskostnaden varierar beroende på TMS-systemets skala och graden av avancerade funktioner.
b) Abonnemangsbaserad prissättning: Med den här modellen betalas en återkommande abonnemangsavgift för anslutning till och användning av TMS-systemet. Abonnemangsavgiften baseras ofta på faktorer som antal användare, transaktionsvolym eller önskad funktionsnivå.
c) Transaktionsbaserad prissättning: Den vanligaste TMS-modellen för speditörer är transaktionsbaserad (antal sändningar) kombinerad med en implementeringskostnad. Den transaktionsbaserade modellen erbjuder skalbarhet eftersom kostnaden är direkt kopplad till speditörens användning och arbetsbelastning. Företag kan betala för TMS-systemet baserat på verkliga transportbehov och modellen kan vara mer kostnadseffektiv för företag med varierande sändningsvolymer.
Observera att prisstrukturerna kan variera betydligt bland olika TMS-leverantörer, och ytterligare kostnader kan förekomma för implementering, integration med befintliga system, support och uppgraderingar. Vissa äldre prissättningsmodeller tar även hänsyn till antalet användare.
Det finns andra varianter, till exempel ”freemium” för små TMS-system med mycket begränsade funktioner. Om du vill använda fler funktioner blir det nödvändigt att betala extra. Du bör kontakta TMS-leverantörerna direkt för att få exakt och uppdaterad prisinformation baserat på specifika företagskrav.
Fördelar med TMS
Varför behövs ett Transport Management System?
Ett Transport Management System har en central roll i den totala leveranskedjan. Det är ett kraftfullt verktyg som företag kan använda för att automatisera aktiviteter som val av transportör, fakturarevision, förbättra kontrollen över kostnaderna, få bättre överblick över logistikprocesserna och i slutänden lägre kostnader och mer nöjda kunder. Det kan ge dig en konkurrensfördel genom att sänka kostnaderna per order/transport och uppfylla kundernas behov mer effektivt.
Vilken typ av företag har nytta av ett TMS-system?
Hur stort värde ett TMS-system kan ge ett företag beror på flera faktorer, till exempel företagets storlek, komplexiteten i leveranskedjan, antalet sändningar som hanteras, samt transportbehoven.
Om din verksamhet innebär hantering av stora sändningsvolymer (1000+ per år) till många orter eller länder är ett TMS-system ett viktigt verktyg som du kan använda för att hantera verksamheten mer effektivt, sänka kostnaderna och få mer nöjda kunder.
Ett TMS-system kan vara extra fördelaktigt för företag som:
- Har komplexa transportkrav
- Behöver överblick över leveranserna i realtid
- Vill få mer och fler nöjda kunder
Om ditt företag har relativt enkla transportbehov eller låga sändningsvolymer (mindre än ett tusen per år) så är troligen ett TMS-system inte nödvändigt.
Hur kan ett TMS-system förbättra effektiviteten i leveranskedjan?
Ett transportledningssystem (TMS) kan ge stora förbättringar av leveranskedjan genom mer effektiv hantering av transporterna, vilket är en kritisk del av varje leveranskedja.
Ett TMS-system kan hjälpa dig optimera transportverksamheten, ge bättre överblick, sänka kostnaderna, förbättra kundservicen, underlätta samarbete och förbättra exaktheten hos dina data. Genom att förbättra transporthanteringen kan du också förbättra effektiviteten i leveranskedjan.
Varför ska transporthantering utgöra en viktig komponent i din digitaliseringsstrategi?
Transporthantering behöver vara en viktig komponent i digitaliseringsstrategin av flera anledningar:
Kostnadsbesparingar - Ett TMS-system kan hjälpa dig optimera dina transportverksamheter, sänka transportkostnaderna och undvika onödiga utgifter. Genom att automatisera uppgifter och förbättra effektiviteten kan du minimera antalet manuella fel, spara tid och minska behovet av dyra expressändningar
Högre effektivitet - Ett digitalt Transport Management System automatiserar manuella processer, minskar pappershanteringen och förbättrar ett företags allmänna effektivitet. Detta sparar tid, minskar antalet fel och sänker kostnaderna.
Bättre överblick - Med ett TMS-system kan du spåra sändningar i realtid och ha överblick över hela leveranskedjan. Du kan då identifiera eventuella flaskhalsar vilket kommer att förbättra din kundservice.
Optimering - Ett TMS-system kan optimera rutter och användning av olika transportsätt inom en organisation. Detta ser till att sändningarna levereras i rätt tid och till lägsta kostnad. Detta kommer att ge en minskning av transportkostnaderna och samtidigt bättre hållbarhet.
Integration - Ett TMS-system kan integreras med övriga system som WMS (Warehouse Management Systems), redovisningssystem, tullsystem osv. Detta ger en fullständig överblick och sömlöst informationsflöde genom organisationens hela leveranskedja.
Skalbarhet - Ett digitalt TMS-system kan anpassas efter behov och efterfrågan i företaget. Du kan därmed snabbt ta in nya transportörer, kunder och leverantörer i systemet.
Vilket mervärde kan ett TMS-system ge mitt företag?
Ett Transport Management System (TMS) ger företag många fördelar. Här hittar du de viktigaste värdena som ett TMS kan ge företag i allmänhet:
- En kostnadsminskning på 5-10% av transportbudgeten
- Mer effektiva processer i leveranskedjan över olika regioner, transportsätt och transportörer
- Automation av affärsverksamheten ger snabbare och mer exakt fakturering och dokumentation
- Bättre överblick över dina transportprocesser och leveranskedjan i allmänhet
- Mer effektiv tidshantering – färre manuella steg ger färre fördröjningar och mer exakta leveranstider
- Möjlighet att följa fraktsändningar lokalt och globalt på en enda plattform
- Realtidsuppdateringar ger bättre kundservice, mer nöjda kunder och färre sändningsförseningar
- Bättre överensstämmelse med import- och exportbestämmelser minimerar straffavgifter och sändningsförseningar
- Bättre rapporteringsresultat ger bättre insikter i verksamheten vilket i sin tur leder till kortare väntetider och bättre processer
TMS och visibilitet
Kan ett TMS-system ge fullständig överblick över alla mina sändningar?
Ett TMS-system ska ge fullständig överblick över alla sändningar. Det måste vara ordentligt integrerat med övriga system (ERP) och transportörer. Genom integration med fraktföretag, transportörer och andra datakällor kan ett TMS-system ge information i realtid om status för dina sändningar, inklusive spårningsinformation, leveranstider och potentiella förseningar eller andra problem.
Ett TMS-system ska också ge överblick över dina transportverksamheter och möjlighet att analysera trender och identifiera områden som kan förbättras. Detta kan hjälpa dig ta dataunderstödda beslut om transportprocessen, rutter och transportsätt och optimera dina transportprocesser för att sänka kostnaderna och förbättra effektiviteten.
Ett komplett TMS-system ska täcka in all kommunikation mellan fraktföretag/transportörer (inklusive bokningar, statushändelser och fakturering) och ge information om:
- Realtidsspårning
- Statusuppdateringar
- Samarbete och kommunikation
- Analys och rapportering
- Undantagshantering
Kan visibilitet finnas tillgängligt i ett annat system än i TMS-systemet?
Ett TMS-system (Transport Management System) och programvara för visibilitet och överblick kan vara separata lösningar. Mer omfattande TMS-plattformar erbjuder inbyggda funktioner för visibilitet. Dessa är noggrant integrerade i hela TMS-systemet och ger mer flexibla och avancerade alternativ. Data är tillgängliga för alla TMS-användare och andra interna eller externa användare. Kompletta TMS-system kan också använda systemets data för att kommunicera uppdateringar automatiskt via EDI/API-meddelanden till fraktföretag/transportörer där så behövs.
Observera att även om det är möjligt att separera TMS och system för visibilitet så är det viktigt att ha integration mellan de två. Den tekniska integreringen av systemen är bara en del av uppgiften – att ha en relevant datamodell är också mycket viktigt. TMS-systemets användning av de olika datapunkter som hämtas från en leverantör av en presentationslösning är viktiga, samt den logik som redan används av presentationsleverantören. Ofta uppstår situationer där data inte tolkas korrekt.
TMS och hållbarhet
Hur kan ett TMS-system beräkna aktuella utsläpp?
Ett TMS-system för speditionsföretag är en perfekt plats att fastställa koldioxidutsläpp genom insamling och analys av data från alla transportaktiviteter inom en organisation, och genom att använda samma logik för samtliga fraktföretag/transportörer. Systemet tar naturligtvis hänsyn till lämpligt förfarande, vikt och typ av transport. Sådana data är oftast bara fullt tillgängliga i ett TMS-system. Här är de viktigaste sätten som ett TMS-system mäter koldioxidutsläpp:
Transportsätt - Ett TMS-system kan optimera de olika transportsätten (lastbil, tåg, fartyg, flyg) som används inom en organisation. De olika transportsätten har förstås olika klimatavtryck. Informationen är avgörande för att uppskatta koldioxidutsläppen.
Lastvikt - Ett TMS-system kan beräkna vikten för den last som transporteras för varje läge. Lastens vikt påverkar mängden bränsle som förbrukas, vilket påverkar koldioxidutsläppen.
Transportsträcka - Ett TMS-system kan beräkna sträcka per transportsätt. När TMS-systemet känner till körsträckan kan det uppskatta bränsleförbrukning och resulterande koldioxidutsläpp.
Bränsleförbrukning - Ett TMS-system kan fastställa bränsleförbrukningen för varje transportsätt. Dessa data kan användas för att uppskatta de koldioxidutsläpp som genereras.
Ett TMS-system samlar in och analyserar data baserat på dessa faktorer och kan sedan ge en noggrann uppskattning av organisationens koldioxidutsläpp från deras transportaktiviteter. Den här informationen kan användas för rapportering, vilket är obligatoriskt i EU från 1 januari 2024 för medelstora/stora företag, samt för att identifiera områden som kan förbättras, och implementera strategier för att sänka koldioxidutsläppen.
Hur kan ett TMS-system minska koldioxidutsläppen?
Genom att utnyttja kapaciteten i ett TMS-system kan företag optimera transportverksamheterna, sänka bränsleförbrukningen, minimera utsläppen och göra fler hållbara val i sina logistikprocesser. Detta ger miljöfördelar, kostnadsbesparingar och förstärker företagets sociala ansvar inom transportsektorn och leveranskedjan.
Lastkonsolidering och samarbete
Med ett TMS-system kan du konsolidera dina laster vilket innebär kombination av flera sändningar till en enda last. Ett TMS-system maximerar lastbilskapaciteten och minskar antalet fordon som behövs för transporterna, vilket ger färre utsläpp och lägre energiförbrukning.
Val av transportör och samarbete
Med ett TMS-system kan företag välja transportörer baserat på diverse kriterier som prestanda, servicenivå, och miljömässig hållbarhet. Genom att välja transportörer med grönare arbetssätt, bränsleeffektiva fordonsparker eller alternativa energikällor, kan företag anpassa sina transportverksamheter efter sina hållbarhetsmål.
Optimering av arbetssätt och transportörer
Genom att ta hänsyn till faktorer som transittider, kostnad och miljöpåverkan kan ett TMS-system hjälpa företag att ta informationsgrundade beslut och ställa om till mer miljövänliga transportsätt där detta är möjligt.
Dataanalys och rapportering
Ett TMS-system läser in och sparar transportdata som ger värdefulla insikter för hållbarhetsinitiativ. Genom att analysera transportdata kan företag identifiera ineffektivitet, följa prestandaindikatorer (KPI-värden) som har samband med hållbarhet, och ta dataunderstödda beslut för att förbättra verksamhetens miljömässiga prestationer.
Har du några andra funderingar om hur din verksamhet kan öka sin effektivitet med Transport Management?
Med Descartes lösningar optimeras alla transporter oavsett på vilket sätt de görs; i luften, över hav, i lastbil, med privata fordon, via paket och annan distribution.
Via Descartes Global Logistics Network ansluter både leverantörer och kunder digitalt vilket underlättar samarbetet.